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Aconex-Leitfaden zu Unternehmenseinstellungen

Legen Sie die Einstellungen für Ihr Unternehmen in Aconex fest und verwalten Sie sie.

Neben den Aconex-Standardeinstellungen können die Einstellungen auf drei Ebenen benutzerdefiniert werden: 

  1. durch das Unternehmen
  2. durch den Projekteigentümer
  3. durch den Anwender. 

Jede Ebene erbt die Einstellungen, die in den Ebenen darüber festgelegt werden. 

Als Unternehmensadministrator können Sie Änderungem an den Einstellungen für Ihr Unternehmen vornehmen. Diese Änderungen gelten für alle Anwender in Ihrem Unternehmen. 

Bei den meisten Einstellungen müssen Sie zunächst das Kontrollkästchen in der Spalte Standardeinstellungen verwenden auf der Seite Benutzereinstellungen deaktivieren, um sie zu ändern. Anschließend können Sie in der Spalte Einstellung Änderungen vornehmen.

Die Unternehmenseinstellungen werden im Folgenden erläutert.

The Organization Preferences page

Zugriffsprotokoll

Die Option Akamai Web-Beschleunigung ausschalten beschleunigt möglicherweise Ihre Verbindung zu Aconex, wenn Sie Probleme mit der Netzwerkleistung haben. 

Mit der Option Hostnamen des lokalen Cache aktivieren und bestimmen können Sie einen lokalen Cache für Aconex an einem Ort Ihrer Wahl erstellen.

Sicherheit

Mit der Option Standard-Passwortstärke für neue Anwender festlegen können Sie aus einer voreingestellten Auswahl von Passwortstärken und -längen wählen. 

Standard-Passwortzugriffsregeln für neue Anwender festlegen lässt Sie aus einer voreingestellten Auswahl von Optionen zur Gültigkeitsdauer von Passwörtern wählen.

Druckereien

Druckereien auswählen lässt Sie die Druckereien auswählen, die Anwendern in Aconex angeboten werden.

Standarddruckereien festlegen lässt Sie die Druckereien festlegen, die Anwendern standardmäßig in Aconex angeboten werden. 

Dokumente

Dokumenttypen auswählen lässt Sie die Dokumenttypen auswählen, die in Ihrem Unternehmen für alle Projekte und Anwender verfügbar sind. Beachten Sie, dass Projekteigentümer Ihrem Unternehmen Dokumenttypen zuordnen können. Wir empfehlen, diese Einstellung nicht zu überschreiben.

Mit der Option Dokumentenstatus auswählen können Sie die Dokumentenstatus auswählen, die in Ihrem Unternehmen für alle Projekte und Anwender verfügbar sind. Beachten Sie, dass Projekteigentümer Ihrem Unternehmen Dokumentenstatus zuordnen und diese Unternehmenseinstellung überschreiben können.

Die Option Dokumentenverzeichnis automatisch mit Transmittal-Anhängen (außer Workflows) aktualisieren gewährleistet, dass das Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens automatisch mit Dokumenten aktualisiert wird, die außerhalb von Workflows in Transmittals übermittelt werden. Aconex empfiehlt, die automatische Registrierung aktiviert zu lassen, es sei denn, es wird ein Verfahren zur Prüfung aller eingehenden Dokumente (außer Workflows) durch ein Dokumentenkontrollteam eingerichtet.

Die Option Dokumentenverzeichnis beim Empfang von Workflow-Transmittals automatisch aktualisieren stellt sicher, dass das Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens automatisch mit Workflows aktualisiert wird, die in Transmittals gesendet werden. Aconex empfiehlt, die automatische Registrierung nur dann zu deaktivieren, wenn ein Verfahren zur Prüfung aller eingehenden Dokumente durch ein Dokumentenkontrollteam eingerichtet wurde.

Mit Standardsprache zum Verschlüsseln von Zip-Dateien auswählen können Sie die Sprache festlegen, in der Aconex Zip-Dateien erstellt. 

Sprache für die Verschlüsselung von Zip-Dateien bei jedem Hochladen auswählen lässt Anwender die Sprache bestimmen, die bei jedem Hochladen einer Zip-Datei in Aconex verwendet wird. 

Alle Dokumente beim Hochladen als vertraulich kennzeichnen gewährleistet, dass alle Dokumente, die von Anwendern in Ihrem Unternehmen ins Verzeichnis hochgeladen werden, standardmäßig als vertraulich gekennzeichnet werden. 

Mit der Option Standardliste mit Anwendern für neue vertrauliche Dokumente erstellen können Sie eine Liste der Anwender erstellen, die automatisch Zugriff auf neue Dokumente haben, die als vertraulich gekennzeichet sind. Nur die Anwender, denen Sie den Zugriff auf vertrauliche Dokumente gewährt haben, können diese sehen.  

Zeitzone

Standardzeitzone einstellen lässt Sie die Zeitzone für den registrierten Standort Ihres Unternehmens einstellen. 

Mail

Mit der Option Mailtypen auswählen können Sie bestimmen, welche Mailtypen die Anwender Ihres Unternehmens verwenden können. Sie können auf dieser Seite auch Autotext für jeden Mailtyp festlegen. Beachten Sie, dass jeder Projekteigentümer Ihrem Unternehmen Mailtypen zuweisen und damit Ihre Unternehmenseinstellungen überschreiben kann.

Mail mit Rich-Text-Editor (HTML) erstellen aktiviert den Rich-Text-Editor standardmäßig für alle Awender, die E-Mails schreiben. Um Klartext-Mail als Standard einzustellen, deaktivieren Sie diese Einstellung.

Unter E-Mail-Adresse, an die Mails als Backup gesendet werden können können Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die Kopien Ihrer Aconex-Mails gesendet werden sollen. Wenn Sie hier keine Adresse eingeben, werden Ihre Mails nicht an eine externe Backup-Adresse gesendet.

Wenn Sie die Option Vertrauliche Mails in E-Mail-Backup aufnehmen aktivieren, werden vertrauliche E-Mails ebenfalls an die von Ihnen angegebene Backup-Adresse gesendet. Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, werden vertrauliche E-Mails nicht an die Backup-Adresse gesendet.

Mit Mail-Signaturen konfigurieren erstellen und bearbeiten Sie einfache Text und HTML-Signaturen für Mails Ihres Unternehmens in Aconex. Beachten Sie, dass Anwender selbst entscheiden können, ob sie die Signatur Ihres Unternehmens, eine projektspezifische Signatur (soweit diese vom Projektadministrator erstellt wurde) oder eine selbst erstellte Signatur verwenden. 

Mail-Autotext konfigurieren lässt Sie Text erstellen und bearbeiten, den Anwender in Ihrem Unternehmen automatisch in Mails einfügen können, die sie erstellen.

Vollständige Empfängerliste in Mails standardmäßig anzeigen zeigt Anwendern standardmäßig die vollständige Liste aller Empfänger jeder Mail, die sie erhalten. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktiviert lassen, sehen Anwender nur einen Namen, es sei denn, sie erweitern die Liste manuell. 

Benachrichtigungen

Mit der Option Art der E-Mail-Benachrichtigung auswählen wählen Sie aus, wie Anwender in Ihrem Unternehmen per E-Mail über Aconex Mails benachrichtigt werden. 

Mit Aktivierung der Option E-Mail-Benachrichtigung für überfällige Workflow-Schritte erhalten gewährleistet, dass Anwender per E-Mail über überfällige Workflow-Schritte benachrichtigt werden.

Die Aktivierung der Option E-Mail-Benachrichtigung für überfällige Workflows erhalten gewährleistet, dass Anwender per E-Mail über überfällige Workflows benachrichtigt werden. 

Die Option Verzögerung der Benachrichtigung über überfällige Workflow-Schritte ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Tage nach dem Fälligkeitsdatum eines Workflow-Schrittes festzulegen, nach denen einen Überfälligkeitsbenachrichtigung gesendet wird. 

Mit der Option Verzögerung der Benachrichtigung über überfällige Workflows wählen Sie die Anzahl der Tage nach dem Fälligkeitsdatum eines Workflows, nach denen die Überfälligkeitsbenachrichtigung gesendet wird.

Wenn die Option E-Mail-Benachrichtigung an neue Anwender senden aktiviert ist, erhalten neue Anwender in Ihrem Unternehmen eine Begrüßungs-E-Mail mit Anmeldedaten und einem Link zum Erstellen ihres Passwortes.

Sprache

Standardsprache auswählen lässt Sie die Sprache auswählen, in der die Aconex-Anwendung und alle Benachrichtigungen standardmäßig für alle Anwender in Ihrem Unternehmen angezeigt werden.

Sitzung

Unter Sitzungsdauer auswählen können Sie festlegen, wie lange der Webbrowser von Anwendern inaktiv sein kann, bevor sie automatisch aus Aconex abgemeldet werden.

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