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Leitfaden zu den Aconex-Projekteinstellungen

Einrichtung und Verwaltung projektspezifischer Einstellungen wie z. B. Voreinstellungen

Neben den Voreinstellungen von Aconex können Einstellungen auf drei Ebenen vorgenommen werden. 

  • vom Unternehmen
  • vom Projekteigentümer
  • vom Anwender

Jede Ebene übernimmt die Einstellungen, die auf der darüberliegenden Ebene vorgenommen wurden.  

Als Projektadministrator können Sie die Einstellungen für die Projekte ändern, an denen Ihre Kollegen arbeiten. 

Standardmäßig gelten diese Änderungen für alle Anwender in Ihrem Unternehmen, die an diesem Projekt arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen jedoch der Projekteigentümer ist, können Ihre Projekteinstellungen auch für Projektteilnehmer aus anderen Unternehmen gelten. Ebenso kann ein Projektadministrator eines anderen Unternehmens, dem das Projekt gehört, Einstellungen für dieses Projekt festlegen, die Ihre Einstellungen überschreiben.

Es gibt noch weitere Ausnahmen, die die Funktionsweise der Projekteinstellungen beeinflussen können, aber Sie können diese Informationen als allgemeine Anleitung nutzen.

Um Einstellungen zu ändern, müssen Sie in den meisten Fällen zunächst das Kontrollkästchen in der Spalte Standardeinstellung verwenden auf der Seite Benutzereinstellungen deaktivieren. Anschließend können Sie in der Spalte Einstellung Änderungen vornehmen.

Die Projekteinstellungen werden im Folgenden erläutert.

The Edit Project Preferences page

Viewer

Haftungsausschlussklausel (erscheint auf dem Stempel "Review-Ergebnis erweitert") Geben Sie die Ausschlussklausel ein, die automatisch für den Stempel "Review-Ergebnis erweitert" erscheinen soll.

Druckereien

Druckereien auswählen ermöglicht es Ihnen, die Druckereien auszuwählen, die die Anwender in Ihrem Unternehmen, die an diesem Projekt arbeiten, verwenden können. 

Standarddruckereien auswählen ermöglicht Ihnen, die Druckereien festzulegen, die Anwendern in Ihrem Unternehmen, die an diesem Projekt arbeiten, standardmäßig angeboten werden. 

Fax

Anbieter für Fax-In-Gateway in diesem Projekt für mein Unternehmen ​​auswählen ermöglicht Ihnen, einen Fax-In-Gateway auszuwählen, wenn Sie einen verwenden möchten. Wir empfehlen, unseren Service Desk zu kontaktieren, um diese Einstellung zu aktivieren.

Dokumente - Unternehmensoptionen

Dokumenttypen auswählen ermöglicht Ihnen, die Dokumenttypen auszuwählen, die den Anwendern in diesem Projekt zur Verfügung stehen sollen. Beachten Sie, dass Projekteigentümer Ihrem Unternehmen Dokumenttypen zuordnen können, was Ihre Einstellungen überschreibt. 

Dokumentstatus auswählen ermöglicht Ihnen, die Dokumentstatus auszuwählen, die den Anwendernin diesem Projekt zur Verfügung stehen sollen. Beachten Sie, dass Projekteigentümer Ihrem Unternehmen Dokumentstatus zuweisen können, was Ihre Einstellungen überschreibt.

Dokumentenverzeichnis automatisch mit Transmittal-Anhängen aktualisieren (außer Workflows) gewährleistet, dass das Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens automatisch mit Dokumenten aktualisiert wird, die außerhalb der Workflows für dieses Projekt übermittelt werden. Aconex empfiehlt, die automatische Registrierung immer einzuschalten, es sei denn, es wurde ein Verfahren zur Prüfung aller eingehenden Dokumente (außer Workflows) durch ein Dokumentenkontrollteam eingerichtet.

Dokumentenverzeichnis automatisch nach Erhalt von Workflow-Transmittals aktualisieren gewährleistet, dass das Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens automatisch mit Workflows aktualisiert wird, die über Transmittals für dieses Projekt gesendet wurden. Aconex empfiehlt, die automatische Registrierung nur dann zu deaktivieren, wenn ein Verfahren zur Prüfung aller eingehenden Dokumente durch ein Dokumentenkontrollteam eingerichtet wurde.

Mit Documentfreigabe aktivieren können Sie Dokumente in Ihrem Verzeichnis freigeben, auf die Personen außerhalb Ihres Unternehmens Zugriff haben sollen, ohne dass Sie sie ihnen mit einem Transmittal übertragen. Dies ist z.B. nützlich für Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und gesetzliche Normen. In den meisten Fällen empfehlen wir, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten nicht zu aktivieren, da das Senden von Transmittals bzw. die Verwendung des Felds Projektinformationen auf der Aufgabenseite eine bessere Vorgehensweise ist. Bitte sprechen Sie vor der Aktivierung dieser Einstellung mit Ihrem Aconex-Systemberater, da dies unerwartete Folgen haben kann.

Eine alternative Möglichkeit, Dokumente mit allen am Projekt beteiligten Personen zu teilen, besteht darin, sie in den Bereich Projektinformationen hochzuladen.

Beim Hochladen alle Dokumente als vertraulich markieren gewährleistet, dass alle Dokumente, die Anwender in Ihrem Unternehmen bei diesem Projekt in das Verzeichnis hochladen, standardmäßig als vertraulich gekennzeichnet sind.

Eine Standardliste von Anwendern für neue vertrauliche Dokumente erstellen ermöglicht es Ihnen, eine Liste von Anwendern zu erstellen, die automatisch auf neue Dokumente in diesem Projekt zugreifen können, die als vertraulich gekennzeichnet sind. Nur die Anwender, die Sie für den Zugriff auf vertrauliche Dokumente ausgewählt haben, können dann diese Dokumente einsehen.

Dateien beim Herunterladen mit Dokumentnummer und Revision umbenennen (z.B. HJA-A-DRW-1000[B].pdf)  Wählen Sie diese Option aus, um die Umbenennung der heruntergeladenen Dateien unter Verwendung der Dokument- und Revisionsnummer zu erzwingen.

Zeitzone

Mit der Option Standardzeitzone festlegen können Sie die Zeitzone für Ihr Projekt festlegen, wenn sie sich vom Standort Ihres Unternehmens unterscheidet.

Mail

Mit Mailtypen auswählen können Sie Mailtypen ausschließen, die für dieses Projekt nicht relevant sind. Sie können auch einen automatischen Text für jeden Mailtyp von dieser Seite aus angeben. Beachten Sie, dass Mailtypen Ihrem Unternehmen von jedem Projekteigentümer zugewiesen werden können und deren Auswahl Ihre Einstellungen überschreiben kann.

Mit der E-Mail-Adresse, an die E-Mails als Backup gesendet werden können können Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die Sie alle E-Mails für dieses Projekt als Backup gesendet werden sollen. Wenn Sie hier keine Adresse eingeben, wird Ihre Mail nicht an eine externe Adresse als Backup gesendet.

Include confidential mail in email backup lets you ensure that confidential project mail is also sent to the backup address you specified above. If you don’t select this setting, confidential mail won’t be backed up.

Configure mail signatures lets you create and edit plain text and HTML signatures that everyone working on your project can use. Note that users ultimately choose whether to use your organization’s signature, this signature, or a signature they’ve created themselves.

Configure mail auto text lets you create and edit text that all users on your project can select to insert into the mail they compose.

Automatically expand zip files received via email ensures that zip files emailed to the temporary files area are automatically expanded.

Language

Set language for mail and document auto-numbering ensures that mail and documents are coded against different language systems for all users in your organization on the project.

Project-wide settings: Security

Project-wide password strength lets you choose from a pre-set selection of password strength and length options for users on this project.

Project-wide password access rule lets you choose from a pre-set selection of password expiry options for users on this project.

Project-wide session time duration lets you choose how long users’ web browsers can be idle before they’re automatically logged out of Aconex.

Project Directory

Restrict participants’ Directory view to their own organization and the Project Owner lets you restrict the visibility of users’ details in the Project Directory. This setting can be useful during the tendering or bidding process.

Note that organizations in the LEFT column can see: 

  • their own organization
  • the Project Owner organization
  • any organizations in the RIGHT column.

Organizations in the RIGHT column can see: 

  • all organizations in the Project Directory.

Invitation

Select project invitation method lets you control how open or restricted access to your project is to external users.

  • Open lets any user on a project invite others to join.
  • Restricted automatically adds any user receiving project mail to the project directory as a shadow user.
  • Explicit only means that only Project Administrators on this project can invite new users to join it.

Documents - Project options

Maintain review status when superseding documents ensures that when a user replaces a document with a newer version, the review status listed for the prior version of the document is maintained.

Allow files to be cached via Akamai network allows documents to be retrieved more quickly.

Enable project-wide auto-numbering of documents ensures this project’s documents are automatically assigned unique identification numbers.

Enable basic auto-numbering of documents this allows project collaborators to set their own document numbers. If document auto-numbering is enabled, so are the Lock mail and document types preference on the Project tab. This preference can’t be changed if document auto-numbering is enabled.

Note: Although you can use this functionality, because of the specific needs of your organization and projects, it is probably better if you use Document Numbering, as this can be customized more to your needs. If a project was started before 2012, document auto-numbering is not enabled by default. However, the project owner can enable it if necessary.

Configure default columns for Search - Registered Documents this is used to set up the searchable columns used for Registered Documents. Columns can also be removed and re-ordered as required. If a user saves a customized Search configuration, this will override the default column configuration for the current session. When the user logs out, Aconex returns to the default column selection and order. A Registered Document is one that has been uploaded to the Document Register and has all its fields data completed. Documents in the Temporary Register are not Registered Documents.

Configure default columns for Search - Temporary Files this is used to set up the searchable columns used for Temporary Files. Columns can also be removed and re-ordered as required. If a user saves a customized Search configuration, this will override the default column configuration for the current session. When the user logs out, Aconex returns to the default column selection and order.

Warning: Enabling basic auto-numbering of documents

If you enable auto-numbering for a project, note that it does NOT follow project-prescribed numbering that is set up elsewhere your the system. Auto-numbering is NOT aligned to the project defined auto-numbering. Using Auto-numbering may negatively affect the order of documents in your docs register order, as well as the ability to find them. Basic numbering simply numbers documents by Type and Sequence number: it doesn’t not contain other information such as the name of the uploading organization or discipline.

Mail

  • Select values for Attribute 1 – lets you select the values for Attribute 1 on this project.
  • Make Attribute 1 compulsory – ensures Attribute 1 is compulsory for all mail.
  • Select values for Attribute 2 – lets you select the values for Attribute 2 on this project.
  • Make Attribute 2 compulsory – ensures Attribute 2 is compulsory for all mail.
  • Select values for Attribute 3 – lets you select the values for Attribute 3 on this project.
  • Make Attribute 3 compulsory – ensures Attribute 3 is compulsory for all mail.
  • Select values for Attribute 4 – lets you select the values for Attribute 4 on this project.
  • Make Attribute 4 compulsory – ensures Attribute 4 is compulsory for all mail.
  • Select values for “Reason for issue” field – lets you set the various reasons for issue that will be available to project participants sending transmittals.
  • Make “Reason for issue” compulsory for Transmittals – ensures that a reason for issue must be set for every transmittal sent on the project.
  • Use project auto numbering scheme by default for new organizations – lets you set a scheme by which each project mail is automatically prefixed with an organization identifier. For example, ABC-RFI-00001, where ABC is the organization identifier. For detailed information on using this see Auto-numbering Schemes.
  • Lock project mail auto-numbering scheme across all organizations so only the project owner can change these settings – lets you restrict edit access to mail auto-numbering to your own organization, so that other project participants can’t change it.

Project Roles

Lock mail and document types across all organizations so only the project owner can change these settings prevents project participants from changing this project’s mail and document settings within their organization.

Workflows

Configure default columns for Search – Workflows this is used to set up the searchable columns used for Workflows. Columns can also be removed and re-ordered as required. If a user saves a customized Search configuration, this will override the default column configuration for the current session. When the user logs out, Aconex returns to the default column selection and order.

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