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Leitfaden zu den Aconex-Projekteinstellungen

Einrichtung und Verwaltung projektspezifischer Einstellungen wie z. B. Voreinstellungen

Neben den Voreinstellungen von Aconex können Einstellungen auf drei Ebenen vorgenommen werden. 

  • vom Unternehmen
  • vom Projekteigentümer
  • vom Anwender

Jede Ebene übernimmt die Einstellungen, die auf der darüberliegenden Ebene vorgenommen wurden.  

Als Projektadministrator können Sie die Einstellungen für die Projekte ändern, an denen Ihre Kollegen arbeiten. 

Standardmäßig gelten diese Änderungen für alle Anwender in Ihrem Unternehmen, die an diesem Projekt arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen jedoch der Projekteigentümer ist, können Ihre Projekteinstellungen auch für Projektteilnehmer aus anderen Unternehmen gelten. Ebenso kann ein Projektadministrator eines anderen Unternehmens, dem das Projekt gehört, Einstellungen für dieses Projekt festlegen, die Ihre Einstellungen überschreiben.

Es gibt noch weitere Ausnahmen, die die Funktionsweise der Projekteinstellungen beeinflussen können, aber Sie können diese Informationen als allgemeine Anleitung nutzen.

Um Einstellungen zu ändern, müssen Sie in den meisten Fällen zunächst das Kontrollkästchen in der Spalte Standardeinstellung verwenden auf der Seite Benutzereinstellungen deaktivieren. Anschließend können Sie in der Spalte Einstellung Änderungen vornehmen.

Die Projekteinstellungen werden im Folgenden erläutert.

The Edit Project Preferences page

Viewer

Haftungsausschlussklausel (erscheint auf dem Stempel "Review-Ergebnis erweitert") Geben Sie die Ausschlussklausel ein, die automatisch für den Stempel "Review-Ergebnis erweitert" erscheinen soll.

Druckereien

Druckereien auswählen ermöglicht es Ihnen, die Druckereien auszuwählen, die die Anwender in Ihrem Unternehmen, die an diesem Projekt arbeiten, verwenden können. 

Standarddruckereien auswählen ermöglicht Ihnen, die Druckereien festzulegen, die Anwendern in Ihrem Unternehmen, die an diesem Projekt arbeiten, standardmäßig angeboten werden. 

Fax

Anbieter für Fax-In-Gateway in diesem Projekt für mein Unternehmen ​​auswählen ermöglicht Ihnen, einen Fax-In-Gateway auszuwählen, wenn Sie einen verwenden möchten. Wir empfehlen, unseren Service Desk zu kontaktieren, um diese Einstellung zu aktivieren.

Dokumente - Unternehmensoptionen

Dokumenttypen auswählen ermöglicht Ihnen, die Dokumenttypen auszuwählen, die den Anwendern in diesem Projekt zur Verfügung stehen sollen. Beachten Sie, dass Projekteigentümer Ihrem Unternehmen Dokumenttypen zuordnen können, was Ihre Einstellungen überschreibt. 

Dokumentstatus auswählen ermöglicht Ihnen, die Dokumentstatus auszuwählen, die den Anwendern in diesem Projekt zur Verfügung stehen sollen. Beachten Sie, dass Projekteigentümer Ihrem Unternehmen Dokumentstatus zuweisen können, was Ihre Einstellungen überschreibt.

Dokumentenverzeichnis automatisch mit Transmittal-Anhängen aktualisieren (außer Workflows) gewährleistet, dass das Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens automatisch mit Dokumenten aktualisiert wird, die außerhalb der Workflows für dieses Projekt übermittelt werden. Aconex empfiehlt, die automatische Registrierung immer einzuschalten, es sei denn, es wurde ein Verfahren zur Prüfung aller eingehenden Dokumente (außer Workflows) durch ein Dokumentenkontrollteam eingerichtet.

Dokumentenverzeichnis automatisch nach Erhalt von Workflow-Transmittals aktualisieren gewährleistet, dass das Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens automatisch mit Workflows aktualisiert wird, die über Transmittals für dieses Projekt gesendet wurden. Aconex empfiehlt, die automatische Registrierung nur dann zu deaktivieren, wenn ein Verfahren zur Prüfung aller eingehenden Dokumente durch ein Dokumentenkontrollteam eingerichtet wurde.

Mit Documentfreigabe aktivieren können Sie Dokumente in Ihrem Verzeichnis freigeben, auf die Personen außerhalb Ihres Unternehmens Zugriff haben sollen, ohne dass Sie sie ihnen mit einem Transmittal übertragen. Dies ist z.B. nützlich für Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und gesetzliche Normen. In den meisten Fällen empfehlen wir, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten nicht zu aktivieren, da das Senden von Transmittals bzw. die Verwendung des Felds Projektinformationen auf der Aufgabenseite eine bessere Vorgehensweise ist. Bitte sprechen Sie vor der Aktivierung dieser Einstellung mit Ihrem Aconex-Systemberater, da dies unerwartete Folgen haben kann.

Eine alternative Möglichkeit, Dokumente mit allen am Projekt beteiligten Personen zu teilen, besteht darin, sie in den Bereich Projektinformationen hochzuladen.

Beim Hochladen alle Dokumente als vertraulich markieren gewährleistet, dass alle Dokumente, die Anwender in Ihrem Unternehmen bei diesem Projekt in das Verzeichnis hochladen, standardmäßig als vertraulich gekennzeichnet werden.

Eine Standardliste von Anwendern für neue vertrauliche Dokumente erstellen ermöglicht es Ihnen, eine Liste von Anwendern zu erstellen, die automatisch auf neue Dokumente in diesem Projekt zugreifen können, die als vertraulich gekennzeichnet sind. Nur die Anwender, die Sie für den Zugriff auf vertrauliche Dokumente ausgewählt haben, können dann diese Dokumente einsehen.

Dateien beim Herunterladen mit Dokumentnummer und Revision umbenennen (z.B. HJA-A-DRW-1000[B].pdf)  Wählen Sie diese Option aus, um die Umbenennung der heruntergeladenen Dateien unter Verwendung der Dokument- und Revisionsnummer zu erzwingen.

Zeitzone

Mit der Option Standardzeitzone festlegen können Sie die Zeitzone für Ihr Projekt festlegen, wenn sie sich vom Standort Ihres Unternehmens unterscheidet.

Mail

Mit Mailtypen auswählen können Sie Mailtypen ausschließen, die für dieses Projekt nicht relevant sind. Sie können auch einen automatischen Text für jeden Mailtyp von dieser Seite aus angeben. Beachten Sie, dass Mailtypen Ihrem Unternehmen von jedem Projekteigentümer zugewiesen werden können und deren Auswahl Ihre Einstellungen überschreiben kann.

Mit der E-Mail-Adresse, an die E-Mails als Backup gesendet werden können können Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die Ihnen alle E-Mails für dieses Projekt als Backup gesendet werden sollen. Wenn Sie hier keine Adresse eingeben, wird Ihre Mail nicht an eine externe Adresse als Backup gesendet.

Durch die Option Vertrauliche Mails in E-Mail-Backup aufnehmen können Sie sicherstellen, dass vertrauliche Projektmails auch an die von Ihnen oben angegebene Backup-Adresse gesendet wird. Wenn Sie diese Einstellung nicht wählen, werden vertrauliche Mails nicht abgesichert.

Mit Mail-Signaturen konfigurieren können Sie einfache Text- und HTML-Signaturen erstellen und bearbeiten, die jeder, der an Ihrem Projekt arbeitet, verwenden kann. Beachten Sie, dass die Anwender letztlich entscheiden, ob sie die Signatur Ihres Unternehmens, diese Signatur oder eine selbst erstellte Signatur verwenden wollen.

Mit der Funktion Autotext für Mails konfigurieren können Sie Text erstellen und bearbeiten, den alle Anwender in Ihrem Projekt auswählen und in die von ihnen verfassten Mails einfügen können.

Mit der Option Per E-Mail empfangene Zip-Dateien automatisch entpacken werden Zip-Dateien, die in den Bereich der temporären Dateien geemailt werden, automatisch entpackt.

Sprache

Die Option Sprache für die automatische Nummerierung von Mails und Dokumenten einstellen gewährleistet, dass Mails und Dokumente für alle Anwender in Ihrem Unternehmen in dem Projekt in den verschiedenen Sprachsystemen kodiert werden.

Projektweite Einstellungen: Sicherheit

Die projektweite Passwortstärke ermöglicht es Ihnen, aus einer voreingestellten Auswahl von Passwortstärke und Längen für die Anwender in diesem Projekt zu wählen.

Mit der projektweiten Passwort-Zugriffsregel können Sie aus einer voreingestellten Auswahl von Optionen für die Gültigkeitsdauer von Passwörtern für Anwender in diesem Projekt wählen.

Mit der projektweiten Sitzungsdauer können Sie wählen, nach welcher Zeitspanne der Nichtaktivität im Webbrowser ein Anwender aus Aconex abgemeldet wird.

Projektadressbuch

Die Option Einblick der Teilnehmer im Adressbuch auf das eigene Unternehmen und den Projekteigentümer einschränken ermöglicht es Ihnen, die Sichtbarkeit der Anwenderdetails im Projektadressbuch einzuschränken. Diese Einstellung kann während eines Ausschreibungsprozesses nützlich sein.

Beachten Sie, dass Unternehmen in der LINKEN Spalte Folgendes sehen können: 

  • ihr eigenes Unternehmen
  • das Unternehmen, dem das Projekt gehört
  • alle Unternehmen in der RECHTEN Spalte

Unternehmen in der RECHTEN Spalte können Folgendes sehen: 

  • alle Unternehmen im Projektadressbuch

Einladung

Durch die Auswahl des Projekteinladungsmodus können Sie steuern, wie offen oder eingeschränkt der Zugang zu Ihrem Projekt für externe Anwender ist.

  • Bei Offen kann jeder Anwender in einem Projekt andere Anwender zu dem Projekt einladen.
  • Automatisch eingeschränkt fügt jeden Anwender, der eine Projekmail erhält, automatisch dem Projektadressbuch als Phantom-Anwender hinzu.
  • Nur explizit bedeutet, dass nur die Projektadministratoren dieses Projekts neue Anwender zu dem Projekt einladen können.

Dokumente - Projektoptionen

Überprüfungsstatus beim Versionieren von Dokumenten beibehalten stellt sicher, dass, wenn ein Anwender ein Dokument durch eine neuere Version ersetzt, der für die vorherige Version des Dokuments aufgeführte Überprüfungsstatus beibehalten wird.

Die Option Dateien über das Akamai-Netzwerk zwischenspeichern ermöglicht ein schnelleres Auffinden von Dokumenten.

Die Aktivierung der projektweiten automatischen Dokumentnummerierung stellt sicher, dass den Dokumenten dieses Projekts automatisch eindeutige Identifikationsnummern zugewiesen werden.

Die Option Einfache automatische Dokumentnummerierung aktivieren stellt sicher, dass die Projektteilnehmer ihre eigenen Dokumentnummern festlegen können. Wenn die automatische Dokumentnummerierung aktiviert ist, gilt dies auch für die Einstellungen “Mail sperren” und “Dokumenttypen” auf der Registerkarte Projekt. Diese Einstellung kann nicht geändert werden, wenn die automatische Dokumentnummerierung aktiviert ist.

Hinweis: Obwohl Sie diese Funktionalität nutzen können, ist es aufgrund der spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Projekte wahrscheinlich besser, wenn Sie die Dokumentnummerierung verwenden, da diese besser an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Wenn ein Projekt vor 2012 begonnen wurde, ist die automatische Dokumentnummerierung nicht standardmäßig aktiviert. Der Projektinhaber kann sie jedoch bei Bedarf aktivieren.

Standardspalten für Suchanfragen konfigurieren - Registrierte Dokumente – Diese Option wird verwendet, um die für registrierte Dokumente verwendeten durchsuchbaren Spalten einzurichten. Die Spalten können bei Bedarf auch entfernt und neu geordnet werden. Wenn ein Anwender eine benutzerdefinierte Suchkonfiguration speichert, setzt dies die Standardspaltenkonfiguration für die aktuelle Sitzung außer Kraft. Wenn sich der Anwender abmeldet, kehrt Aconex zur Standard-Spaltenauswahl und -reihenfolge zurück. Ein registriertes Dokument ist ein Dokument, das in das Dokumentenverzeichnis hochgeladen wurde und dessen Felder alle mit Daten ausgefüllt wurden. Dokumente im Temporären Verzeichnis sind keine registrierten Dokumente.

Standardspalten für Suchanfragen konfigurieren - Temporäre Dateien – Diese Option wird verwendet, um die für temporäre Dateien verwendeten durchsuchbaren Spalten einzurichten. Die Spalten können bei Bedarf auch entfernt und neu angeordnet werden. Wenn ein Anwender eine benutzerdefinierte Suchkonfiguration speichert, setzt dies die Standardspaltenkonfiguration für die aktuelle Sitzung außer Kraft. Wenn sich der Anwender abmeldet, kehrt Aconex zur Standard-Spaltenauswahl und -reihenfolge zurück.
 

Achtung: Aktivieren der einfachen automatischen Dokumentnummerierung

Wenn Sie die automatische Nummerierung für ein Projekt aktivieren, beachten Sie, dass diese NICHT der projektbezogenen Nummerierung folgt, die an anderer Stelle im System eingerichtet ist. Die automatische Nummerierung ist NICHT auf die projektdefinierte automatische Nummerierung ausgerichtet. Die Verwendung der automatischen Nummerierung kann sich negativ auf die Reihenfolge der Dokumente in Ihrem Dokumentenregister sowie auf die Fähigkeit, sie zu finden, auswirken. Die einfache Nummerierung nummeriert die Dokumente nur nach Typ und Sequenznummer: sie enthält keine weiteren Informationen wie den Namen des hochladenden Unternehmens oder die Disziplin.

Mail

  • Werte für Attribut 1 auswählen - lässt Sie die Werte für Attribut 1 in diesem Projekt auswählen.
  • Attribut 1 obligatorisch machen - stellt sicher, dass Attribut 1 für alle Mails obligatorisch ist.
  • Werte für Attribut 2 wählen - ermöglicht es Ihnen, die Werte für Attribut 2 in diesem Projekt auszuwählen.
  • Attribut 2 obligatorisch machen - stellt sicher, dass Attribut 2 für alle Mails obligatorisch ist.
  • Werte für Attribut 3 wählen - ermöglicht es Ihnen, die Werte für Attribut 3 in diesem Projekt auszuwählen.
  • Attribut 3 obligatorisch machen - stellt sicher, dass Attribut 3 für alle Mails gen obligatorisch ist.
  • Werte für Attribut 4 wählen - ermöglicht es Ihnen, die Werte für Attribut 4 in diesem Projekt auszuwählen.
  • Attribut 4 obligatorisch machen - stellt sicher, dass Attribut 4 für alle Mails obligatorisch ist.
  • Werte für das Feld "Ausstellungsgrund" auswählen - ermöglicht Ihnen, die verschiedenen Ausstellungsgründe festzulegen, die den Projektteilnehmern, die Transmittals senden, zur Verfügung stehen.
  • Das Feld "Ausstellungsgrund" für Transmittals obligatorisch machen - stellt sicher, dass für jeden Transmittal, der im Rahmen des Projekts verschickt wird, ein Ausstellungsgrund festgelegt werden muss.
  • Automatisches Projektnummerierungsschema standardmäßig für neue Unternehmen verwenden - damit können Sie ein Schema festlegen, nach dem jeder Projektmail automatisch eine Unternehmenskennung vorangestellt wird. Zum Beispiel ABC-RFI-00001, wobei ABC das Symbol des Unternehmens ist. Ausführliche Informationen zur Verwendung dieses Schemas finden Sie unter Automatische Nummerierungsschemata.
  • Die automatische Nummerierung von Projektmails über alle Unternehmen hinweg sperren, so dass nur der Projekteigentümer diese Einstellungen ändern kann. Sie können den Bearbeitungszugriff auf die automatische Nummerierung von Projektmails auf Ihr eigenes Unternehmen beschränken, so dass andere Projektteilnehmer sie nicht ändern können.

Projektrollen

Mail- und Dokumenttypen unternehmensübergreifend sperren, so dass nur der Projekteigentümer diese Einstellungen ändern kann verhindert, dass Projektteilnehmer die Mail- und Dokumenteinstellungen dieses Projekts innerhalb ihres Unternehmens ändern können.

Workflows

Standardspalten für Suchanfragen konfigurieren - Workflows – Hiermit richten Sie die durchsuchbaren Spalten ein, die für Workflows verwendet werden. Die Spalten können bei Bedarf auch entfernt und neu angeordnet werden. Wenn ein Anwender eine benutzerdefinierte Suchkonfiguration speichert, überschreibt diese die Standard-Spaltenkonfiguration für die aktuelle Sitzung. Wenn sich der Anwender abmeldet, kehrt Aconex zur Standard-Spaltenauswahl und -reihenfolge zurück.

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