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Was ist der Unterschied zwischen einem Dokument, einem Transmittal und einer Mail?

Lernen Sie diese Werkzeuge kennen und wann Sie sie verwenden.

Ein Dokument ist eine digitale Aufzeichnung von Informationen, die im Laufe der Zeit revidiert werden, wahrscheinlich von verschiedenen Personen, die an dem Projekt arbeiten.

Transmittals und Mails sind verschiedene Arten der Projektkorrespondenz.

Dokumente

Ein Dokument ist eine digitale Aufzeichnung von Informationen, die für das Projekt relevant sind und im Laufe der Zeit geändert und aktualisiert werden, wahrscheinlich von verschiedenen Personen.

Baupläne, Zeitpläne und Spezifikationen sind Beispiele für Projektdokumente. Dokumente werden im Aconex-Dokumentenverzeichnis gespeichert.

Transmittals

Ein Transmittal wird verwendet, um aktualisierte Dokumente an Unternehmen zu senden, die an dem Projekt arbeiten.

Wenn Sie mit Dokumenten arbeiten, die im Laufe der Zeit von verschiedenen Anwendern geändert werden, versenden Sie sie mit Hilfe eines Transmittals.

Wenn Sie einen Transmittal versenden, werden die von Ihnen übermittelten Dokumente im Rahmen der Aconex-Protokollierung in den Dokumentenverzeichnissen der Empfänger aktualisiert. Dies kann automatisch oder manuell geschehen, abhängig von den Einstellungen des Unternehmens.

Der Transmittal enthält alle Angaben des Dokuments, einschließlich Revision, Revisionsdatum usw.

Der Transmittal enthält alle Einzelheiten des gesendeten Dokuments.

Mails

Mails werden für alltägliche Fragen, Antworten und Diskussionen über das Projekt verwendet.

Mails werden für die alltägliche Kommunikation zwischen den Beteiligten an einem Projekt verwendet.

Sie können Dokumente an eine Mail anhängen, aber wenn Sie sie anhängen, werden sie nicht in das Dokumentenverzeichnis hochgeladen - Sie (oder der Empfänger) müssen das separat tun. Auch werden in einer Mail keine Angaben des Dokuments erfasst. Die Datei wird einfach angehängt und versendet.

Für alleinstehende Dokumente, die nicht mit anderen Dokumenten verknüpft sind, und für hochgradig vertrauliche Dokumente, die nur von bestimmten Anwendern eingesehen werden sollen, kann es sinnvoller sein, sie per Mail zu senden, als sie in das Dokumentenverzeichnis hochzuladen.

In einer Mail erscheinen angehängte Dokumente als Dateien. Sie erscheinen erst dann im Dokumentenverzeichnis, wenn Sie sie dort hochgeladen haben.

Dokumente, Transmittals und Mails erstellen

Sie erstellen Dokumente außerhalb von Aconex (z. B. mit CAD-Programmen und Anwendungen wie Word und Excel).

Um das Dokument zu einem Teil Ihres Projekts zu machen, müssen Sie es in das Dokumentenverzeichnis hochladen.

Sie können Ihr Dokument mit Hilfe eines Transmittals, den Sie vom Dokumentenverzeichnis aus erstellen, an andere versenden.

Sie erstellen Projektmails mit Hilfe des Aconex-Moduls Mail.

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