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Wie funktionieren die Versionskontrolle und die Aconex-Protokollierung?

Aconex sorgt für Transparenz und klare Verantwortlichkeiten in Ihren Projekten.

Wenn Sie ein Dokument oder eine Mail zu Aconex hinzugefügt haben, können Sie sie nicht mehr löschen. Sie bleiben für immer als Teil Ihres Projekts gespeichert. Sie können jedoch inkorrekte oder überholte Dokumente durch neuere Versionen ersetzen.

Die Versionskontrolle ermöglicht die Nachverfolgung aller Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden. 

Die Protokollierung ist eine Aufzeichnung aller Änderungen, die an Dokumenten, Mails und Berichten vorgenommen werden. 

Was ist die Versionskontrolle?

Die Versionskontrolle zeichnet jede Änderung an einem Dokument oder seinen Metadaten (wie z.B. den Dokumentstatus oder seine Attribute) auf, indem sie eine Kopie jeder Version des Dokuments speichert.

Die Versionskontrolle erfolgt auf Projektebene. Wenn Sie ein versendetes Dokument aktualisieren, aktualisieren Sie die Version dieses Dokuments. 

Wenn ein Dokument also zum ersten Mal registriert wird, ist es Version 1. Jedes Mal, wenn dieses Dokument ersetzt (versioniert) wird, erhöht sich die Versionsnummer um 1. Dies geschieht unabhängig von:

  • der Reihenfolge, in der die Dokumente übermittelt oder herausgegeben werden 
  • der Reihenfolge, in der die Dokumente im Verzeichnis aktualisiert werden 
  • dem Wert im Feld Revision.

Die Versionskontrolle gewährleistet, dass alle Projektteilnehmer mit der neuesten Version eines Dokuments arbeiten. 

Sie ist außerdem ein Aspekt guter Projektleitung und der Sorgfaltspflicht. Die Versionskontrolle ist ein wichtiger Bestandteil der Aconex-Protokollierung.
 

Was ist die Protokollierung?

Die Aconex-Protokollierung zeichnet alle Änderungen auf, die an Dokumenten, Mails und Berichten in Aconex vorgenommen werden. Sie zeigt auch an, wer für welche Entscheidung verantwortlich war.

  • Die Protokollierung von Dokumenten umfasst:

    • die Dokumentenhistorie, die alle Versionen und Revisionen eines Dokuments speichert. 

    • das Ereignisprotokoll, das alle Änderungen aufzeichnet, die von Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen an einem Dokument vorgenommen werden, sowie wer die Änderung vorgenommen hat und wann. Sie verweist auch auf relevante Transmittals, so dass Sie sehen können, an wen das Dokument weitergeleitet wurde. 

  • Die Protokollierung von Mails zeigt an, wer an einer Konversation beteiligt war, wann die Mail verschickt wurde und welche Details in der Mail enthalten waren. 

  • Alle Berichte, die Sie in Aconex erstellen, werden ebenfalls in Aconex gespeichert und vom System aufgezeichnet.

Jeder Anwender hat Zugriff auf die meisten Informationen, die in der Protokollierung für sein eigenes Unternehmen aufgezeichnet sind, aber Projektadministratoren und Unternehmensadministratoren können den Zugriff auf bestimmte Informationen einschränken.
 

Wie lange werden die Aufzeichnungen aufbewahrt?

Wenn Ihr Projekt abgeschlossen ist, werden die Informationen nicht gelöscht.

Die Aufzeichnungen Ihres Projekts werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes oder der Region, in dem sich die Daten Ihres Projekts befinden, aufbewahrt. Aconex erfüllt die Gesetze und Vorschriften zur Datensicherheit und -speicherung für jedes Land, in dem wir tätig sind. 

Aconex kann Ihnen gegen eine angemessene Gebühr ein Projektarchiv zur Verfügung stellen. Dies ist eine schreibgeschützte Kopie aller Aktivitäten Ihres Unternehmens in Aconex während der Laufzeit Ihres Projekts.

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