Vorlagen (Autotext für Mail) für Projektmails erstellen
Nutzen Sie die Autotextfunktion, um häufig verwendeten Standardtext in Ihre Projektmails einzufügen.
Sie können:
- eine Vorlage für einen bestimmten Mailtyp erstellen.
- eine Vorlage für alle Mailtypen erstellen.
Wenn die Mailtypen Ihres Projekts gesperrt sind, können Sie keinen Autotext in Mails einfügen.
Wie funktionieren Vorlagen?
Jedes Mal, wenn Sie eine Mail erstellen und einen Mailtyp vorgeben, wird die entsprechende Vorlage automatisch in Ihre Mail übernommen.
Wer kann eine Autotextvorlage erstellen?
Sie können eine Vorlage für sich selbst erstellen.
Ihr Unternehmensadministrator kann Vorlagen erstellen, die allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens zur Verfügung stehen. Er kann dies für ein einzelnes Projekt tun oder eine Vorlage erstellen, die in allen Projekten Ihres Unternehmens anwendbar ist.
So erstellen Sie eine Autotextvorlage
- Wählen Sie Ihr Projekt aus der Projektauswahl am oberen Bildschirmrand aus.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Konfiguration auf Benutzereinstellungen.
- Da Sie eine Vorlage für Ihren eigenen Gebrauch erstellen, wählen Sie die Registerkarte Anwender.
- Blättern Sie nach unten zu den Menüpunkten Persönliche Einstellungen, Mail, Mail-Autotext konfigurieren.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
- Klicken Sie auf:
- Neu – HTML, um formatierten Autotext zu erstellen.
- Neu – Nur Text, um Autotext ohne Formatierung zu erstellen.
Wenn Sie HTML-Autotext erstellen, können Sie Layout-Formatierungen wie Tabellen einfügen sowie Schriftart, Farbe u. a. bestimmen.
- Geben Sie im Feld Autotext Name einen Namen ein, um diesen Text zu kennzeichnen. Ein aussagekräftiger Name macht deutlich, wann und wie dieser Autotext zu verwenden ist.
- Füllen Sie das Feld Autotext aus. Sie können Ihren Text direkt in das Feld eingeben oder aus Microsoft Word oder einer anderen Anwendung kopieren und hier einfügen.
- Falls nötig können Sie diesen Autotext ausschließlich für ausgewählte Mailtypen verfügbar machen:
- Um Mailtypen hinzuzufügen, doppelklicken Sie in der Liste Verfügbare Mailtypen auf einen Mailtyp.
- Um einen Mailtyp zu entfernen, doppelklicken Sie in der Liste Ausgewählte Mailtypen auf diesen Mailtyp.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf OK.