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Eine neue Workflow-Vorlage erstellen

Als Workflows-Administrator können Sie schnell und einfach eine Drag & Drop-Workflow-Vorlage für Dokumente erstellen, die den gleichen Prüf- und Genehmigungsprozess durchlaufen.

Eine Workflow-Vorlage legt die Regeln für einen Workflow fest. Diese Regeln beinhalten:

  •     wer die Dokumente genehmigen muss
  •     in welcher Reihenfolge die Dokumente genehmigt werden müssen, und 
  •     was geschieht, wenn die endgültige Genehmigung erteilt worden ist.

  1. Wählen Sie Ihr Projekt in der Projektauswahl oben auf der Seite aus.
  1. Klicken Sie im Modul-Menü auf Workflows und dann unter Erstellen auf Vorlage

Können Sie keine Schaltfläche Workflows sehen? Das Modul Workflows ist nicht in allen Projekten verfügbar. Wenn Sie sich an Ihren Projektadministrator, wenn Sie das Modul Workflows verwenden möchten.

  1. Geben Sie im Feld Name der Vorlage einen aussagekräftigen Namen für die Workflow-Vorlage ein.
  1. Geben Sie im Feld Workflow-Notiz Anmerkungen oder Anweisungen ein, die alle Prüfer sehen sollen, wenn die Dokumente an sie übermittelt werden.

    Diese Informationen werden für jeden Prüfer auf dem Bildschirm angezeigt, und sie erscheinen auch im Workflow-Transmittal.

  1. Als nächstes wählen Sie das Workflow-Ergebnis mit Hilfe der Optionen Ergebnis des Workflows entschieden von aus. Das Ergebnis eines Workflows ist das Endergebnis des gesamten Review-Prozesses; jeder Schritt in einem Workflow hat außerdem sein eigenes Ergebnis. Mit diesen Schritt- und Workflow-Ergebnissen können Sie steuern, an welcher Stelle ein Überprüfungsprozess endet.
    • Wenn Sie möchten, dass der gesamte Workflow durchlaufen wird, bevor er mit einem Ergebnis versehen werden kann, wählen Sie das Ergebnis des letzten Schrittes. Damit wird der letzte Schritt des Workflows als Ergebnis gesetzt. Dieses Schrittergebnis kann nur vom Endprüfer im Workflow festgelegt werden, so dass er die einzige Person ist, die den Workflow abschließen kann.
    • Wenn Sie möchten, dass der Überprüfungsprozess gestoppt wird, wenn z.B. ein Prüfer die Dokumente ablehnt, wählen Sie Niedrigstes Ergebnis aller Schritte. Das bedeutet, dass das Ergebnis des untersten Schrittes das endgültige Workflow-Ergebnis ist. Das niedrigste Ergebnis ist das Ergebnis in der Liste der Statusbezeichnungen für Überprüfungen​​​​​​, dessen Farbe Rot am nächsten liegt. Dieses Ergebnis kann von jedem Prüfer zu jedem Zeitpunkt im Workflow festgelegt werden.
  1. Wählen Sie unter Ersteller-Optionen die Änderungen aus, die der Initiator des Workflows vor dem Start und während des laufenden Workflows vornehmen kann. Sie können ihm die folgenden Option geben:
    • Ändern, wie lange die Schritte dauern
    • Ändern, wer an dem Schritt beteiligt ist
    • Schritte im Workflow überspringen.
  1. In den Einstellungen für Transmittals können Sie die Informationen festlegen, die in allen Transmittals erscheinen sollen, die innerhalb des Workflows erstellt werden.
    • Sie können dem Transmittal des Workflows bestimmte Projekteigenschaften zuordnen.
    • Wenn alle Transmittals des Workflows aus einem bestimmten Grund erstellt werden, können Sie dies ebenfalls einstellen.
  1. Im Abschnitt Voreingestellte Regeln zur Fertigstellung des Schrittes können Sie die Standard-Fertigstellungsregeln für die Schritte des Workflows festlegen. Sie können die Regeln für einzelne Schritte ändern, wenn Sie Schritte zum Entwurf der Workflow-Vorlage hinzufügen.
     
    • Verwenden Sie die Liste Paralleler Schritt abgeschlossen wenn, um festzulegen, wie sich die Beendigung paralleler Schritte auf den Workflow auswirkt. 
    • Verwenden Sie die Liste Nach Ablehnung, um zu entscheiden, was im Workflow geschieht, wenn ein Schritt abgelehnt wird. 
  1. Im Feld Endgültiger Transmittal können Sie die Namen der Empfänger hinzufügen, an die der endgültige Transmittals des Workflows übermittelt werden soll. 
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als Entwurf speichern.

Sie können auf die Schaltfläche Aktivieren klicken, um die Vorlage zu aktivieren. Allerdings können Sie, sobald Sie dies getan haben, keine Schritte mehr in der Vorlage oder dem zugehörigen Workflow hinzufügen oder bearbeiten. Wenn Sie einen aktiven Workflow bearbeiten möchten, ist es am besten, eine Kopie dieser Workflow-Vorlage zu erstellen und diese zu bearbeiten.

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