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Hochladen und Versionieren mehrerer Dokumente auf einmal mit der Massenverarbeitungsfunktion

Versionieren Sie Hunderte von Dokumenten auf einmal mit Hilfe einer Metadaten-Vorlage.

Wenn Sie mit einer sehr großen Anzahl von Dokumenten arbeiten, ist eine Metadaten-Vorlage der einfachste Weg, sie hochzuladen und im Dokumentenverzeichnis zu versionieren.

So funktioniert es:

  1. Erstellen Sie eine Metadatendatei und laden Sie sie hoch.
  2. Geben Sie die Einzelheiten Ihrer aktualisierten Dokumente in die Metadatendatei ein.
  3. Laden Sie die Dokumente in die Temporären Dateien Ihres Dokumentenverzeichnisses hoch.
  4. Testen Sie Ihre Vorlage.
  5. Verschieben Sie die aktualisierten Dateien mit der Massenverarbeitungsfunktion in Ihr Dokumentenverzeichnis (zusammen mit den aktualisierten Daten).

1. Schritt: Erstellen und Herunterladen einer Metadatendatei

  1. Klicken Sie auf Dokumente.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Aktionen auf Massenverarbeitung.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Massenverarbeitung.
  1. Füllen Sie das Titel-Feld aus, um Ihrem Prozess einen Namen zu geben. Auf diese Weise finden Sie ihn leichter, wenn Sie den Prozess später fertigstellen wollen. Ein Name sorgt auch dafür, dass die relevanten Dokumentenberichte aussagekräftiger sind. 
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Metadaten-Vorlage.
  1. Klicken Sie auf Datei speichern.
    Damit speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer oder in Ihrem lokalen Netzwerk, je nachdem, wie Ihr Computer eingestellt ist. Die Datei wird standardmäßig VorlageMetadaten.xls genannt. 

2. Schritt: Eingabe von Einzelheiten der aktualisierten Dokumente in die Metadatendatei

Als Nächstes füllen Sie die aktuellen Informationen der Dokumente aus. 

Um das leichter zu machen, können Sie die Informationen aus anderen Systemen (wie z.B. CAD-Systemen) kopieren und hier einfügen. 

Denken Sie daran, dass die Informationen, die Sie in die Metadatendatei eingeben, alle Informationen überschreiben, die für diese Dokumente im Dokumentenverzeichnis gespeichert sind. 

  1. Öffnen Sie Ihre Metadaten-Vorlage.   
  2. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus. Diese erscheinen fettgedruckt in Ihrer Datei. 
  3. Geben Sie den vollständigen Namen des Dokuments, einschließlich der Anlagenart, in das Feld Datei ein. Zum Beispiel 581-AWD-278C.pdf.
  4. Füllen Sie so viele andere Felder der Vorlage aus wie nötig.
  5. Prüfen Sie nochmals, ob Sie in Ihrer Metadatendatei die richtige Dokumentnummer eingetragen haben. Nur wenn die Nummer oder der Buchstabe der Revision eines Dokuments in Ihrer Metadatendatei höher ist als die Nummer der Revision, die in Aconex gespeichert ist, kann das System das Dokument für Sie versionieren, wenn Sie die Massenverarbeitung durchführen. 
  1. Speichern Sie Ihre Metadatendatei im CSV-Dateiformat. Um eine Excel-Datei als CSV zu speichern, klicken Sie auf Datei > Speichern als und wählen Sie in der Auswahliste Format das Format CSV.

3. Schritt: Hochladen der Dokumente in die Temporären Dateien

Es gibt zwei Methoden, mit denen Sie Ihre Dateien hochladen können:

4. Schritt: Testen der Vorlage

Testen Sie als Nächstes Ihre Metadaten-Vorlage.

Wenn Sie die Metadaten-Vorlage hochladen und testen, tut sie Folgendes:

  • sie prüft die Informationen, die Sie in die Spalte Datei Ihrer Vorlage eingegeben haben. 
  • sie findet die entsprechende Datei, die Sie gerade in die Temporären Dateien hochgeladen haben.
  • sie prüft die Dokumentnummer dieser Datei.
  • sie sucht die bestehende Dokumentnummer in Ihrem Dokumentenverzeichnis. 
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Massenverarbeitung.
  1. Tragen Sie im Titel-Feld einen Namen für Ihren Massenverarbeitungsjob ein. Auf diese Weise können Sie ihn wiederfinden, wenn Sie ihn später fertigstellen wollen. 
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Metadatendatei.
  1. Klicken Sie auf Lokaler Computer/Lokales Netzwerk.
  2. Klicken Sie auf Datei auswählen.
  3. Wählen Sie Ihre Metadaten-Vorlage aus.
  4. Klicken Sie auf Anhängen.
  5. Sie können die voreingestellten Massenverarbeitungsregeln ändern, falls nötig, indem Sie auf die Schaltfläche Regeln klicken.
    In den meisten Fällen müssen Sie die Voreinstellungen nicht ändern. Wenn Sie allerdings ausschließlich Dokumente ersetzen möchten, ist es empfehlenswert, die Regel “Nur Dokumente versionieren” auszuwählen. 
RegelBeschreibung
Verarbeitungsmodus
Automatisch (Voreinstellung)Dokument versionieren, wenn die Nummer im Verzeichnis bereits vorhanden ist, ansonsten hochladen.
Nur Dokumente versionierenWenn keine passende Nummer vorhanden ist, Fehlermeldung erfassen.
Nur neue Dokumente hochladenWenn eine passende Dokumentnummer bereits vorhanden ist, Fehlermeldung erfassen.
Wenn ein Fehler auftritt
Überspringen und Verarbeitung fortsetzen (Voreinstellung)Das Dokument, das den Fehler verursacht hat, ausschließen und mit der Massenverarbeitung fortfahren.
Verarbeitung in dieser Reihe abbrechenDas Dokument, das den Fehler verursacht hat, ausschließen und die Massenverarbeitung abbrechen.
Details dieser Verarbeitung automatisch bereinigenDieser Prozess entfernt alle Details dieses Jobs: Überschrift, Metadatendatei, Fehlermeldungen und alle konfigurierten Regeln. Es hat keinen Einfluss auf die Dokumente oder ihr Ereignisprotokoll.
E-Mail-BenachrichtigungE-Mail-Benachrichtigung senden, wenn Verarbeitung abgeschlossen ist.
  1. Klicken Sie auf die Test-Schaltfläche.
  2. Klicken Sie auf Aktualisieren.
    Eine Datei erscheint neben dem Abschnitt Logdatei.
  3. Öffnen Sie diese Datei.
  4. Prüfen Sie in der Logdatei die Spalte Ergebnisse.
  5. Wenn dort alles mit Okay gekennzeichnet ist, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
    Wenn Fehler aufgetreten sind, die korrigiert werden müssen:
    1. Ändern Sie Ihre Metadatendatei.
    2. In Aconex, klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren, um einen neuen Job mit den gleichen Details zu erstellen. 
    3. Wiederholen Sie den Vorgang vom 4. Schritt an mit Ihrer aktualisierten Metadatendatei.

5. Schritt: Starten der Massenverarbeitung

Wenn Sie alles eingegeben und getestet haben, können Sie die Massenverarbeitung durchführen. 

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchführen, um die Massenverarbeitung zu starten.
  1. Klicken Sie auf Aktualisieren.
  2. Öffnen Sie den Logdatei-Bericht.
  3. Prüfen Sie, ob für alle Dokumente in der Spalte Ergebnisse ein Okay verzeichnet ist.

Alle Ihre Dateien wurden hochgeladen und versioniert. 

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