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Mehrere Dokumente hochladen und versionieren

Sie können mehrere Dokumente auf einmal hochladen und versionieren.

Mit der Funktion zum Hochladen mehrerer Dokumente können Sie eine relativ kleine Anzahl von Dokumenten in Ihrem Dokumentenverzeichnis auf einmal versionieren. 

Der Prozess besteht aus zwei Teilen:

  1. Laden Sie Ihre Dokumente in die Temporären Dateien von Aconex hoch.

  2. Verwenden Sie sie, um frühere Versionen dieser Dokumente zu versionieren.

Laden Sie Ihre Dokumente hoch

  1. Wählen Sie Ihr Projekt in der Projektauswahl aus.

  2. Klicken Sie im Modul-Menü auf Dokumente und wählen Sie die Option Mehrere Dateien hochladen
Selecting Multi File Upload
  1. Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre überarbeiteten Dokumente hochzuladen:

  2. Am Ende eines jeden Upload-Vorgangs sehen Sie eine Bestätigung, dass die Dateien in Ihren Temporären Dateien verfügbar sind. 

  3. Klicken Sie auf die Option Von mir heute hochgeladene Dateien anzeigen.
Click to see the files you've uploaded
  1. Sie sehen eine Liste aller Dateien, die Sie zu den Temporären Dateien hinzugefügt haben.

Vorgängerversionen der Dokumente automatisch versionieren

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateien zum Versionieren anzeigen.
    Dadurch wird die Liste der Dateien so gefiltert, dass Ihnen nur diejenigen angezeigt werden, die anhand der Namen der hochgeladenen Dateien mit den Dokumentnummern derjenigen Dokumente übereinstimmen, die sich bereits in Ihrem Verzeichnis befinden.
Showing supersede candidates
  • Wenn die Dokumente, die Sie gerade hochgeladen haben, in der Liste erscheinen, fahren Sie mit dem 2. Punkt fort, um die früheren Versionen automatisch zu versionieren.
  • Wenn die Dokumente, die Sie gerade hochgeladen haben, nicht in der Liste erscheinen, müssen Sie die früheren Versionen manuell versionieren.
  1. Wählen Sie die Dokumente aus, mit denen Sie andere Dokumente in Ihrem Verzeichnis versionieren möchten und klicken Sie auf Mehrere Dokumente versionieren
  1. Auf der Seite Mehrere Dokumente versionieren sehen Sie, dass die Angaben für jede Datei bereits so weit wie möglich ausgefüllt sind. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Angaben und nehmen Sie falls nötig Änderungen vor. 
Checking hte document metadata

Mehrere Metadaten auf einmal aktualisieren

Wenn Sie Änderungen an den Metadaten mehrerer Dateien in einer Aktion vornehmen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernahme-Bedienfeld anzeigen und füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Um die Änderungen vorzunehmen, müssen Sie entweder: 

  • auf die Option Für alle übernehmen klicken, oder

  • die Kontrollkästchen ausgewählter Dateien aktivieren und auf die Schaltfläche Für ausgewählte übernehmen klicken. 
  1. Wenn Sie bereit sind, die Dateien zum Verzeichnis hinzuzufügen, klicken Sie auf Dokumente versionieren. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Frühere Versionen von Dokumenten manuell versionieren

Wenn Aconex unter den Dateien, die Sie hochgeladen haben, keine Dateien zum Versionieren finden kann, liegt das daran, dass die Dateien nicht so benannt sind, dass sie Dokumenten zugeordnet werden können, die sich bereits in Ihrem Verzeichnis befinden.

Sie müssen Ihre neu hochgeladenen Dokumente früheren Versionen im Verzeichnis zuordnen. Das tun Sie wie folgt:

  1. Im Modul-Menü doppelklicken Sie auf Dokumente.

  2. Suchen Sie nach den Dokumenten, die Sie versionieren möchten.

  3. Aktivieren Sie in den Suchergebnissen die Kontrollkästchen aller Dokumente, die Sie versionieren möchten. 
Slecting the documents you want to use to supersede others
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Werkzeuge und wählen Sie die Option Mehrere Dokumente versionieren.
  1. Blättern Sie bis zur Spalte Datei.
  2. Klicken Sie auf das Büroklammersymbol.
Clicking on the paperclip
  1. Es erscheint ein Fenster, in dem der Inhalt der Temporären Dateien angezeigt wird. Wählen Sie die zu versionierende Datei aus der Liste aus und klicken Sie auf OK.
  1. Füllen Sie alle Pflichtfelder für jedes Dokument aus. Pflichtfelder sind gelb hinterlegt. 
  2. Füllen Sie je nach Bedarf andere Felder aus. Sie müssen über den Bildschirm scrollen, um alle Felder zu sehen. Sie können auch Metadaten auf einmal aktualisieren, wie oben beschrieben. 
  1. Wenn Sie die Daten für alle Dateien, die Sie versionieren möchten, aktualisiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumente versionieren. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

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