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Kurzanleitung zum Anzeigen und Prüfen von Dokumenten

Dieser Artikel gibt einen Überblick darüber, wie Sie Dokumente in Aconex aufrufen, überprüfen und mit Anmerkungen versehen können.

Mit dem Online-Viewer und den Korrekturwerkzeugen können Sie PDF-Dokumente online anzeigen und überprüfen. Er funktioniert in allen modernen Browsern (Internet Explorer 11, Microsoft Edge, Chrome, Firefox) ohne Plugins von Drittanbietern (kein Java, Flash, Silverlight etc. ist erforderlich).

Wenn Sie auf der Aufgabenseite einen zu überprüfenden Workflow auswählen, befinden Sie sich im Listenmodus. Der Listenmodus hat sich nicht wesentlich verändert.

Im Listenmodus können Sie:

  • Mehrere Dokumente auf einmal bearbeiten/überprüfen – stellen Sie den Überprüfungsstatus und Ihre Kommentare für mehrere Dokumente in einem Schritt ein. 
  • Mehrere Dokumente auf einmal absenden – senden Sie mehrere Dokumentenprüfungen zusammen ab.
  • Zip-Dateien herunterladen – laden Sie alle Dateien aus diesem Workflow herunter, die Sie gerade überprüfen.
  • Sub-Workflows starten
  • Ersatzdateien hochladen
  • Ergänzende Dateien hochladen 

Dokument-Modus

Um auf die neue dokumentenzentrierte Funktionalität zuzugreifen, einschließlich des neuen Viewers und der Korrekturwerkzeuge, klicken Sie auf die Dokumentnummer eines der im Listenmodus angezeigten Dokumente.

Sie gelangen auf den Bildschirm Dokument-Modus, auf dem Sie Ihre Dokumente einzeln im Detail betrachten können.

Im Dokument-Modus sehen Sie alle wichtigen Informationen über den Workflow und das zu prüfende Dokument auf einem Bildschirm.

Dokument-Modus – Aufteilung der Bildschirmelemente

Dokumente

Im oberen linken Bildschirmbereich  sehen Sie die Dokumente, die Ihnen im Rahmen des Workflows zur Prüfung zugeordnet sind. Die hervorgehobene Dokumentnummer ist das Dokument, das Sie gerade prüfen.

Ergänzende Dateien

Unten links sehen Sie die Liste der ergänzenden Dateien. Falls ergänzende Dateien an den Workflow angehängt wurden, werden diese hier aufgelistet. Klicken Sie auf eine ergänzende Datei, um sie zur Ansicht auf Ihren Computer herunterzuladen.

Sie können während des laufenden Workflows weitere ergänzende Dateien vom Listenmodus aus anhängen.

Workflow-Schritte – rechtes Feld 

In diesem Abschnitt geben Sie Ihr Prüfungsergebnis für einen Schritt und alle zusammenfassenden Kommentare ein.
Er liefert auch den weiteren Kontext des Workflows, wie z.B. welche anderen Schritte abgeschlossen wurden und was ihr Ergebnis war, oder welche Schritte noch zu erledigen sind.

Der aktuelle Schritt, den Sie überprüfen müssen, ist hervorgehoben.

Sie können Ihre Überprüfung absenden, sobald Sie alle Dokumente überprüft haben, oder Sie können jedes einzelne Dokument speichern und dann einen Satz Dokumente vom Listenmodus-Bildschirm aus absenden, wenn alle Dokumente abgeschlossen sind (das ist hilfreich, wenn der Prüfer alle Dokumente benötigt, um die Prüfung abzuschließen).

Hinweis: Wenn Sie Dokumente einzeln senden, wird für jedes Dokument ein separater Transmittal erstellt und der nächste Prüfer erhält jedes Dokument einzeln.

Dokument-Navigationsfenster und Werkzeuge

Dieses minimierbare Fenster enthält optionale Werkzeuge, die die Navigation durch mehrseitige Dokumente erleichtern. Sie können wählen, ob Sie nach Thumbnails, nach dem Inhaltsverzeichnis (falls das Dokument eines enthält) oder über die Textsuche navigieren möchten, falls das Dokument durchsuchbaren Text enthält. 

Korrekturwerkzeuge

Hier finden Sie die Werkzeuge, mit denen Sie Ihren Dokumenten Anmerkungen und Korrekturen hinzufügen können. 

Sie sind auf der linken Seite des Ansichtsfensters sichtbar, wenn die Kommentierung aktiviert ist. 

TEXT

Wenn Sie einzelne Wörter/Sätze im PDF nicht auswählen oder hervorheben können, ist das Dokument wahrscheinlich ein Scan oder ein Bilddokument (buchstäblich ein Abbild des Textes). In diesem Fall funktionieren die textbasierten Korrekturwerkzeuge nicht.

  • Hervorhebung - hebt den ausgewählten Text gelb hervor. 
  • Durchstreichen - streicht den ausgewählten Text durch. 
  • Unterstreichen - unterstreicht den ausgewähltenText.
  • Gewellt unterstreichen - unterstreicht den ausgewählten Text mit einer gewellten Linie und fügt den Text automatisch zum Kommentar hinzu. 

ANMERKUNGEN

Hinweis - Erstellt ein Notizblatt im Dokument, das auf einen erweiterten Texteingabebereich neben dem Dokument im Notiz-/Kommentarfeld verweist. Wenn Sie das Notizblatt im Dokument platzieren, öffnet sich automatisch das Notiz-/Kommentarfeld, um die Eingabe des erweiterten Textkommentars zu ermöglichen. Dieses Werkzeug ist hilfreich, wenn der Platz auf dem Dokument begrenzt ist und/oder Sie umfangreiche Kommentare hinzufügen möchten.

(Wenn Sie das Dokument zur Ansicht/Verteilung drucken möchten, beachten Sie, dass Sie je nach dem Werkzeug/Treiber, mit dem das Dokument angezeigt und gedruckt wird, möglicherweise eine Option auswählen müssen, um sicherzustellen, dass die Textkommentare und Anmerkungen mitausgedruckt werden.)

Sprechblase Dieses Werkzeug fügt eine Textbox mit einem Pfeil ein, um den gewünschten Bereich im Dokument hervorzuheben. Klicken Sie auf die gewünschte Stelle im Dokument, an der Sie die Textbox platzieren möchten, und klicken Sie erneut. Die Textbox erscheint und Sie können Ihren Text direkt in das Feld eingeben. 

FORMEN

  • Rechteck Klicken Sie darauf, um eine quadratische oder rechteckige Form einzufügen.
  • Ellipse Klicken Sie darauf, um einen Kreis oder ein Oval einzufügen. 
  • Wolke Klicken Sie einmal für jede Ecke einer Polygonwolke. Doppelklicken Sie, um die Form zu vervollständigen.
  • Pfeil Klicken Sie auf den Pfeil, um die Pfeilspitze zu platzieren, und ziehen Sie dann die Linie bis zum gewünschten Punkt.
  • Korrekturen auswählen/bearbeiten Mit diesem Werkzeug können Sie vorhandene Korrekuren zur weiteren Bearbeitung auswählen.

Notiz-/Kommentarfeld

Jedes Mal, wenn eine Anmerkung hinzugefügt wird, wird diese im minimierbaren Notiz-/Kommentarfeld auf der rechten Seite des Anzeigefensters aufgelistet. Klicken Sie auf das Notizen-Symbol in der Kopfzeile oder auf das Symbol Vergrößern/Minimieren im Fenster, um sie anzuzeigen.

Hier können Sie auch zusätzliche Kommentare, Erläuterungen oder Fragen zu den Korrekturen anderer einfügen. 

Notizen-/Kommentar-Navigation Wenn Sie Ihre Kommentare/Korrekturen oder die anderer Prüfer überprüfen, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung.

  • Textsuche Sie können direkt in den Kommentaren selbst suchen.
  • Kommentarsortierung Sie können sie nach ihrer Position innerhalb des Dokuments oder der Reihenfolge, in der sie eingegeben wurden, sortieren.
  • Markierung von Anmerkungen Bei der Prüfung mehrseitiger Dokumente erscheint im Kommentarfeld für jede Korrektur im Dokument eine kleine blaue Linie, damit Sie nicht durch jede einzelne Seite blättern müssen, um sie zu finden. Klicken Sie auf eine dieser blauen Linien, um direkt zu dieser Korrektur im Dokument zu navigieren. 

Letzter Schritt/Konsolidierung durch den Hauptprüfer

Wenn Sie Workflow-Vorlagen im “Hauptprüfer”-Modus verwenden, kann jeder Prüfer, dem der letzte Schritt zugeordnet ist, die endgültigen Korrekturen konsolidieren, sowie:

  • seine eigenen Anmerkungen hinzufügen 
  • die Korrekturen anderer mit Anmerkungen versehen und erläutern
  • die Anmerkungen anderer Prüfer ändern oder löschen.

Hinweis: Alle während des Workflows eingegebenen Originalkorrekturen bleiben im Dokumentenverzeichnis als Vorgängerversionen des Dokuments erhalten.

Ein Hauptprüfer ist NUR DANN in der Lage, Korrekturen bearbeiten und zu löschen, wenn das Workflow-Ergebnis durch das “Ergebnis der letzten Stufe (Hauptprüfer)” und nicht durch das “Niedrigste aller Stufenergebnisse” bestimmt wird.
 

Konsolidierung von Dokumenten nach parallelen Überprüfungen

Wenn mehrere Prüfer entweder Online-Anmerkungen oder Ersatzdateien in parallelen Schritten verwenden, wird das zu prüfende Dokument automatisch durch eine ZIP-Datei ersetzt, die alle korrigierten Dateien der verschiedenen Prüfer enthält.

In der Regel werden diese Korrekturen dann im nächsten Workflow-Schrittkonsolidiert, um sie in einer einzigen Datei zusammenzufassen.

Sie können dies am einfachsten tun, indem Sie auf den Link Anmerkungen konsolidieren klicken, um alle Korrekturen der verschiedenen Prüfer in einer Datei zu vereinen.

Alternativ können Sie die ZIP-Datei herunterladen und die Kommentare manuell in einer einzigen Datei konsolidieren. Anschließend müssen Sie die konsolidierte Datei wieder in den Workflow hochladen.

Bereits existierende Autovue-Korrekturen

Alle Anmerkungen, die im alten Viewer (Autovue) erstellt wurden, werden automatisch im Hintergrund konvertiert und stehen als PDF-Dateien der Originaldokumente zur Verfügung. Sie können sowohl als Einzeldateien als auch als Zip-Dateien heruntergeladen werden.

Hinweis:

  • Aconex speichert alle ursprünglichen Autovue-Dateien, so dass bei Problemen mit einzelnen Dokumenten, die aus irgendeinem Grund nicht in PDF-Dateien konvertiert werden können, diese weiterhin abrufbar sind.
  • Autovue-Anmerkungen, die zu ZIP-Dateien hinzugefügt wurden, können nicht automatisch konvertiert werden. Das heißt, wenn Sie in Autovue eine in einer ZIP-Datei enthaltene Datei öffnen und mit Anmerkungen versehen, dann kann diese Datei nicht als PDF-Version extrahiert werden, Dies entspricht der Vorgehensweise der Funktion Zip-Dateien mit Anmerkungen herunterladen.

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