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Utilisation des modules Workflows ou Documents de Fournisseurs dans vos projets

Si votre projet utilise Workflows ou Documents de Fournisseurs, suivez les instructions de cet article

Cet article décrit comment configurer différents ensembles d'étiquettes de révision et les mettre à la disposition des participants sélectionnés.

Les participants au projet utiliseront ensuite les statuts de révision que vous avez définis lorsqu'ils examinent des documents dans le cadre de processus de workflow ou de documents de fournisseurs.

Avant de commencer, cliquez sur l'onglet Révision de documents. Si vous voyez un message indiquant que vous n'avez pas l'autorisation d'accéder à cette page, contactez notre Support Clients.

Vérifier et créer des ensembles de statuts de workflows

Un propriétaire de projet a le choix d’utiliser l’ensemble standard des étiquettes de révisions ou il peut créer des ensembles personnalisés pour utilisation dans différents types de workflows.

  1. Défilez jusqu’aux Ensembles de statuts de workflows.C'est là où s’affiche l’ensemble de statuts de révisions par défaut (standard) et d’où vous contrôlez les étiquettes de statut de révision disponibles au sein des workflows de votre projet. Vous pouvez également décider si vous voulez affecter les statuts de révision à un statut de document au début ou à la fin du processus de workflow. Pour modifier les statuts de révision que ce projet utilisera par défaut :

  2. Cliquez sur Nouvel ensemble de statuts

Creating a new Status Set
  1. Donnez un nom à l’ensemble de statuts.
  2. Si vous souhaitez mettre à jour automatiquement les statuts des documents au début et à la fin du workflow, cochez la case Actualiser automatiquement le statut du document.
  3. Si vous avez terminé l'étape C, vous devez choisir un statut de document qui sera automatiquement attribué à un document lorsqu'il entre dans le processus du workflow. Pour ce faire, sélectionnez une option à partir du sélecteur Statut du document au début.
  4. Entrez jusqu’à six étiquettes de statut de révision. Les étiquettes doivent être ordonnées de façon à ce que le statut avec le moins d’influence sur la révision apparaisse en haut de la liste et celui avec le plus d’influence, en bas. Les couleurs à côté de ces étiquette sont utilisées pour coder les couleurs de vos rapports Aconex Workflows.
  5. Si vous avez terminé l’étape C, vous devez sélectionner un statut de document qui corresponde à chaque étiquette de statut de révision que vous avez créé. Choisissez-les dans les menus déroulants situés sur le côté de chaque étiquette de statut de révision.
Choosing review status labels
  1. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre nouvel ensemble de statuts.

  2. Le nouvel ensemble est maintenant disponible aux personnes ayant accès aux paramètres de rôles leur permettant de créer des modèles de workflows sur votre projet. Mais pour en faire l’ensemble par défaut, cliquez sur le menu déroulant à côté du panneau Ensemble par défaut et sélectionnez votre nouvel ensemble, puis cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page. Tous les utilisateurs qui peuvent créer des modèles de workflows pourront utiliser ce paramètre de projet.
Sélection d’un ensemble standard

Configurer l’ensemble des statuts pour Documents de Fournisseur

Si votre projet utilise le module Documents de fournisseur, vous devrez remplir la section Ensemble de statuts pour documents de fournisseur

Cette section liste toutes les étiquettes de statuts de révision par défaut. Cochez simplement la case située en face du statut qui vous intéresse pour remplir une soumission de documents de fournisseur.

Le dernier ensemble d’étiquettes sera verrouillé automatiquement à tous les packages de documents de fournisseur qui sont activés.

Compléter les informations requises dans cet écran

  1. Remplissez les autres sections de la page.

  2. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de l’écran.

  3. Vérifiez bien votre travail sur cet écran. Les workflows ne fonctionneront pas pour les participants à votre projet si toutes les sections ne sont pas remplies.

Assigner des ensembles de révision à des rôles

Assurez-vous que les bonnes personnes aient accès aux ensembles de révision adéquats.

  1. Cliquez sur l’onglet Paramètres de rôle Courrier/Documents.
  2. Cliquez sur le nom du rôle auquel vous voulez assigner un ensemble de révision.
  3. Cliquez sur l’onglet Ensemble de statuts de révision.
  4. Soit double-cliquez sur des éléments dans la liste des Ensemble de Statuts de révision disponibles pour les déplacer dans la liste Ensemble de Statuts de révision sélectionnés ou cliquez sur un Statut disponible et cliquez sur les flèches pointant vers la droite pour les déplacer dans la liste Sélectionnés
  5. Cliquez sur OK pour enregistrer les ensembles de révision dans ce rôle.
  6. Répétez ce processus pour d’autres rôles si besoin.

Une fois que vous avez terminé ce processus, quiconque travaillant sur ce projet et ayant besoin de configurer des modèles de workflows et qui a les rôles auxquels vous avez assignés certains ensembles de révision, sera en mesure de choisir dans ces ensembles lorsqu’ils configurent un nouvel modèle.

Vous pouvez maintenant  configurer si le statut de révision est conservé (ou pas) en cas de remplacement.

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