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Juillet 2018 : le point sur les mises à jour récentes

Bienvenue dans ce récapitulatif des mises à jour introduites en 2018. Dans cette édition, nous vous présentons certaines des fonctionnalités les plus importantes qui vous aident à gagner du temps ainsi qu’une meilleure structure et une visibilité accrue sur vos projets.

Courrier

  • La page d'approbation de courrier a été améliorée pour vous permettre de voir le numéro et l’objet du courrier directement.
  • Les notifications de courrier ont été améliorées et présentent, en fonction du type de courrier et de la configuration du projet, un sommaire détaillé et un lien direct vers Aconex. Cela signifie que vous pouvez accéder et approuver/valider plus rapidement vos tâches figurant dans le module Courrier. 

       Les administrateurs peuvent faire gagner du temps au reste de l’équipe-projet en configurant les fonctions suivantes :

  • Réponse requise : Ajoutez « Réponse requise » à des types de courrier sélectionnés. Cela incite les utilisateurs à sélectionner l’option Répondre avant une certaine date avant d’envoyer leur courrier. Ceci est particulièrement utile pour les types de courrier ayant une échéance précise, comme les courriers requérant une action, puisque cela vous assure que les demandes sont traitées dans les délais  impartis. Veuillez noter que cela ne s’applique pas aux transmissions. 
  • Règles de type de courrier : Précisez quels types de courrier peuvent être utilisés pour composer, transférer ou répondre à un courrier. Cela élimine des choix non nécessaires et vous facilite la recherche dans vos courriers. 
  • Champs à usage restreint :  Ajoutez des notes confidentielles dans certains types de courrier, comme par exemple des  notes et des commentaires sur des conversations, notamment sur les coûts et les délais. Elles ne sont visibles qu’aux membres de votre propre organisation. 

Documents

       Les Document Controller (de l’organisation propriétaire du projet) peuvent aider leur équipe en configurant :

  • Eléments Connexes - reliez des documents entre eux dans le registre pour permettre une meilleure visibilité et un meilleur suivi des informations importantes. Consulter l’historique des données dans leur contexte réel devient plus facile. Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur l'instance HK 1 d'Aconex.

       Les administrateurs peuvent facilement appliquer des règles uniformes :

  • Appliquer les mêmes règles d’accès aux documents et aux courriers grâce au  Contrôle d'accès des documents pour créer et maintenir la cohérence. 

Visionnez la vidéo suivante (en anglais) pour voir la fonctionnalité Eléments Connexes en action : 

Insights

  • Insights vous montre la progression de vos processus-clés sur l’ensemble de vos projets, de façon simple et rapide. Par exemple, vous pouvez facilement voir ce qu’il en est de vos demandes d’informations, et savoir ce qui les bloque. Elles peuvent être accessibles par le biais du module Reports et depuis votre page de Tâches. 
  • Le nouvel affichage des checklistes du module Field dans Insights vous indique la progression des inspections sur site en un coup d’œil. Il inclut tous les types de checklistes, le nombre d’utilisations, et le nombre de constats en fonction des types. Vous pouvez aussi regrouper les types de checklistes par catégorie et afficher les constats en fonction de leur statut, ouvert ou fermé. 

       Voici une vidéo (en anglais) pour vous guider pas à pas dans votre utilisation d’Insights :

Field

  • Saviez-vous que la limite en matière de type de réserves est passée de 20 à 50 dans la dernière version de Field ?
  • Vous pouvez maintenant filtrer les réserves par champs de projet en affichant la liste et la grille dans le module Field. Le filtre peut être utilisé pour exporter des réserves aux formats PDF, Excel et CSV.
  • Dans le module Field, les emplacements des réserves dans l’affichage Liste et Grille sont à présent personnalisables, et la mise en page des photos des réserves a été améliorée avec la possibilité de zoomer et des changements dans les métadonnées. 
  • Les utilisateurs de Field sur l’application mobile ou internet peuvent à présent rechercher des inspections par leur titre. Les résultats de la recherche peuvent être filtrés sur “MOI” et ne montrer que les inspections que vous avez vous-même créées et qui répondent aux critères de recherche. 

       Regardez ce que vous pouvez faire  :

Maquettes - BIM

  • Si votre organisation utilise le BIM (modélisation des données du bâtiment) sur un projet, vous pouvez afficher et naviguer dans ces maquettes via Aconex sans avoir besoin d’un logiciel spécifique. Et grâce à la mise à jour de la visionneuse du module Maquettes (BIM), vous pouvez maintenant utiliser tous navigateurs pour bénéficier de l’expérience complète sans quitter Aconex : il n’y a pas de plugins à installer, et les maquettes se chargent sans problème.
  • Toute l’équipe-projet peut fédérer, annoter et coordonner des maquettes. Les dernières fonctionnalités  comprennent : 
    • L’integration complète du registre de documents, ce qui permet de partager vos maquettes plus facilement.
    • Envoyer des courriers depuis les maquettes du projet, ce qui offre plus de contexte aux demandes d’informations et aux questions sur la conception, afin d’y répondre plus rapidement.  
  • De nouveaux outils de filtre vous permettent de trouver et organiser la liste de vos maquettes par nom ou par date, facilitant ainsi une localisation rapide de vos maquettes. 
  • L’outil des Mesures permet de calculer des distances précises entre des objets et les surfaces de vos maquettes, permettant ainsi de réduire le temps nécessaire pour retrouver les informations et répondre aux demandes. 

       Regardez comment cela fonctionne  :

Cost

Quand des utilisateurs ont besoin de collaborer sur une feuille de coûts avec une autre organisation, ou de donner accès à leurs sous-traitants à des formulaires de tâches à compléter, ils peuvent utiliser la fonction Espace de travail partagé Cost. Avec Espace de travail partagé Cost vous pouvez donner accès aux utilisateurs à un sous-ensemble de formulaires et de fonctionnalités du module Cost.

La licence Espace de travail partagé Cost est destinée aux organisations qui travaillent pour le compte d’autres organisations, et est assignée par l’administrateur Aconex. Quand la licence est assignée à une organisation, les profils de sécurité suivants sont créés automatiquement :

  • Collaborateur de l’espace de travail dans Cost
  • Pas d’accès 
  • Administrateur système.

Le profil de sécurité de l’espace de travail partagé Cost donne à l’utilisateur la permission d’accéder à l’espace de travail d’une autre organisation et ajoute l’onglet Cost pour naviguer entre ces espaces de travail.

Nous avons également amélioré la mise en page et le design du module Cost.  

Packages

  • Quand vous vérifiez un ensemble de lots (packages), vous utilisez généralement des filtres pour réduire vos résultats de recherche. Désormais, vous pouvez enregistrer ces critères de recherche et trouver facilement ces packages sans avoir à sélectionner les filtres à chaque fois. Vous pouvez également partager les recherches enregistrées avec votre organisation ou avec l’ensemble de l’équipe projet. 
  • L’historique de transmission du package affiche la version la plus récente du package qui a été envoyée. Pour parvenir à ce résultat, avant l’introduction de cette fonctionnalité, vous deviez aller dans le module Courrier, filtrer par transmission de package et ensuite trouver le bon. Cela vous simplifie vraiment la vie.

Maintenant vous avez connaissance des plus importantes mises à jour depuis novembre 2017 ! Nous espérons que ces nouvelles fonctions vous facilitent la vie au quotidien et que vous avez découvert quelques astuces pour gagner du temps et travailler plus efficacement dans Aconex.