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Enregistrer un courrier électronique Outlook existant dans Aconex

Voici comment enregistrer son courrier électronique Outlook dans Aconex

Vous pouvez enregistrer, en même temps, plusieurs emails que vous avez reçus dans Outlook en même temps, mais seulement si vous voulez les enregistrer dans le même projet Aconex. Si vous travaillez sur plusieurs projets Aconex, veillez à sélectionner les emails qui correspondent au même projet avant de les enregistrer.

  1. Dans Outlook, sélectionnez le courrier électronique que vous souhaitez enregistrer.

  2. Cliquez sur le bouton  Register in Aconex (Enregistrer dans Aconex) à partir de la barre d'outils Aconex. Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur le courrier dnas votre liste Inbox (boite de réception) et sélectionnez l'option Register in Aconex.

Si vous n'avez pas coché la case Log me in when Outlook starts (Me connecter lorsque Outlook démarre) au moment de la configuration, vous serez invité à saisir vos informations de connexion.

  1. Sélectionnez le projet dans lequel vous souhaitez enregistrer votre email.
  1.  Cliquez sur Next (Suivant) pour lancer une recherche dans l’annuaire du projet. Aconex tentera d’établir une correspondance entre les adresses email et les données de l’annuaire. S’il y a des correspondances pour tous les destinataires, allez à l’étape 6. Toutes les adresses qui ne sont pas appariées ou qui sont des doublons apparaitront dans une liste, voir l'exemple ci-dessous.

  1. Si tel est le cas, vous devez résoudre les adresses non appariées/doublées avant de pouvoir les enregistrer. Pour ce faire, sélectionnez-les, puis effectuez une recherche dans l'un des champs du nom. Lorsque vous trouvez un utilisateur correspondant, cliquez sur Match (Correspondance) à côté de son nom. Les jumelages possibles qui sont déjà membres du projet sont listés en haut des résultats.

Si vous n’arrivez pas à identifier une correspondance, c'est peut-être parce que la personne est :

  • un des nombreux destinataires de l’email que vous enregistrez. Dans ce cas, vous pouvez choisir de ne pas faire correspondre cette personne en cliquant sur Ignore email address (Ignorer l’adresse email) et continuer à enregistrer l’email.
  • le seul destinataire de l’email. Vous pouvez au choix :
    • créer un compte d'utilisateur invité pour cet utilisateur, à partir de votre propre organisation , ou d’une autre organisation, puis cliquez sur Refresh (Rafraichir) dans l'écran  Register email into Aconex, ou;
    • choisir de ne pas enregistrer cet email.

Si vous appariez un email à un utilisateur par erreur, vous pouvez défaire l’opération en sélectionnant Settings/Unmatch Users.

  1. Une fois que vous avez résolu toutes les adresses électroniques listées, cliquez sur Next (Suivant).

  2. Sélectionnez soit  Assign the same mail data to all emails (Attribuer les mêmes métadonnées de courrier à tous les emails) soit  Select and apply data to individual emails (Sélectionner et appliquer des métadonnées de courrier à des emails individuels).

  3. Remplissez les zones de l'écran suivant comme il convient. Les champs obligatoires sont indiqués en jaune.

  1. Cliquez sur Register in Aconex (enregistrer dans Aconex), confirmer l’enregistrement, puis cliquer sur Close (fermer)

Les copies des emails que vous avez sélectionnés sont maintenant enregistrés dans Aconex. Une fois qu'un email a été enregistré avec succès dans Aconex, une nouvelle colonne appelée Aconex apparaîtra dans votre Outlook.

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