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Guide des Préférences Aconex pour les Organisations

Définir et gérer les préférences disponibles aux organisations dans Aconex

En plus des paramètres par défaut d’Aconex, les paramètres de préférence peuvent être réglés selon trois niveaux :

  1. par entreprise
  2. par propriétaire du projet
  3. par utilisateur.

Chaque niveau hérite des préférences définies par les niveaux supérieurs.

En tant qu’administrateur d’une entreprise, vous pouvez effectuer des changements dans les paramètres de préférence pour votre entreprise. Ces changements s’appliquent à l’ensemble des utilisateurs de votre entreprise.

Pour modifier la plupart des préférences, vous devez d’abord décocher les cases dans la colonne « Utiliser le paramètre par défaut » de la page des préférences. Puis, vous pouvez effectuer les changements dans la colonne « Paramètre ». 

Les paramètres de préférence d’une entreprise sont expliqués ci-dessous.

The Organization Preferences page

Protocole d’accès

Désactiver l’accélérateur web Akamai peut aider à améliorer la vitesse de votre connexion à Aconex si vous avez des difficultés avec les performances de votre réseau internet. 

Activer et préciser le nom du serveur local dédié à la mise en cache vous permet de créer une mise en cache locale pour Aconex à l’emplacement de votre choix. vous permet de créer une mise en cache locale pour Aconex à l’emplacement de votre choix.

Sécurité

Etablir le niveau standard de sécurité du mot de passe pour les nouveaux utilisateurs vous permet de choisir dans une liste des options de difficulté et de longueur pour vos mots de passe.

Etablir la règle d'accès standard du mot de passe pour les nouveaux utilisateurs vous permet de choisir à partir d’options présélectionnées pour déterminer la durée d’expiration d’un mot de passe.

Impression

Sélectionner les centres d’impression vous permet de choisir les centres d’impressions que les utilisateurs se verront offrir dans Aconex.

Sélectionner Centres d’impression par défaut vous permet de choisir les centres d’impressions que les utilisateurs se verront offrir par défaut dans Aconex.

Documents

Sélectionner les types du documents vous permet de choisir les types de documents qui seront à votre disposition au sein de votre entreprise pour tous les projets et les utilisateurs. Notez bien que les propriétaires du projet peuvent assigner des types de documents à votre entreprise. Nous vous recommandons de ne pas passer outre cette préférence.

Sélectionner les statuts du documents vous permet de choisir les statuts des documents qui seront disponibles dans votre entreprise pour tous les projets et les utilisateurs. Notez bien que  les propriétaires du projet peuvent assigner des types de documents à votre entreprise et peuvent passer outre cette préférence.

Mettre à jour automatiquement le registre de documents avec les pièces jointes de la transmission (à l’exception des Workflows) garantit que le registre de documents de votre entreprise est mis à jour automatiquement quant aux documents transmis en dehors des workflows. Aconex recommande que l’enregistrement automatique soit toujours valide, sauf si une procédure d’audit a été mise en place pour tous les documents entrants (exceptés les workflows) par une équipe de contrôle des documents. 

Mettre à jour automatiquement le registre de documents avec les pièces jointes de la Transmission Workflow assure que registre de document de votre entreprise sera mis à jour automatiquement avec les workflows envoyés par le biais des transmissions. Aconex recommande que l’enregistrement automatique soit désactivé uniquement quand une procédure est mise en place pour un audit de tous les documents entrants par une équipe de contrôle des documents.

Sélectionner la langue par défaut pour le codage des fichiers zip vous permet de définir la langue qu’Aconex utilisera pour créer des fichiers zip.

Sélectionner la langue pour le codage des fichiers zip pour chaque dépôt vous permet de définir la langue qu’Aconex utilisera pour créer des fichiers zip à chaque fois qu’ils seront déposés.

Lors du téléchargement, marquer tous les documents comme confidentiels vous assure que tous les documents déposés dans le registre de votre entreprise indiquent qu’ils sont confidentiels par défaut.

Créer une liste par défaut d’utilisateurs pour les nouveaux documents confidentiels vous permet de créer une liste d’utilisateurs qui auront accès automatiquement aux nouveaux documents confidentiels. Seuls ces utilisateurs que vous avez sélectionnés pour accéder à ces documents seront en mesure de les voir. 

Fuseau horaire

Définir le fuseau horaire par défaut vous permet de régler le fuseau horaire de votre entreprise.

Courrier

Sélectionner les types de courrier vous permet d’inclure, d’exclure et de rendre disponibles des types d’e-mails aux utilisateurs de votre entreprise. Vous pouvez aussi préciser un texte automatique pour chaque type de courriers en provenance de cette page. Notez bien que les types de courrier peuvent être assignés à votre entreprise par chacun des propriétaires du projet et ces types peuvent passer outre les préférences de votre entreprise.

Composer un courrier en utilisant un éditeur de texte formaté (HTML) active l’éditeur de texte formaté pour les utilisateurs qui écrivent un courrier. Pour régler le courrier avec un texte sans format, décochez ce paramètre.

Adresse électronique où le courrier peut être envoyé pour sauvegarde vous permet de préciser une adresse e-mail où tous vos e-mails Aconex seront envoyés à des fins de sauvegarde. Si vous n’entrez aucune adresse ici, vos e-mails ne seront pas sauvegardés sur une adresse externe.

Inclure le courrier confidentiel dans la sauvegarde du courrier électronique vous assure que cet e-mail confidentiel est aussi envoyé à l’adresse de sauvegarde que vous avez précisée. Si vous ne sélectionnez pas ce paramètre, les e-mails confidentiels ne seront pas sauvegardés.

Configurer les signatures du courrier vous permet de créer et de configurer des signatures en texte sans format et en HTML pour le courrier de votre entreprise dans Aconex. Notez bien que les utilisateurs choisissent au final d’utiliser la signature de l’entreprise, une signature propre au projet, si l’administrateur de projet en a créé une, ou une signature qu’ils ont créé eux-mêmes.

Configurer l’auto-texte pour le courrier vous permet de créer et de configurer le texte que les utilisateurs de votre entreprise peuvent sélectionner pour l’intégrer à leurs e-mails.

Développer toute la liste des destinataires dans le courrier par défaut montre aux utilisateurs la liste complète des destinataires de chaque e-mail qu’ils reçoivent. Si vous décochez la case, les utilisateurs ne verront qu’une seul nom, sauf s’ils déroulent la liste manuellement.

Notifications

Sélectionner le type de notifications par email vous permet de choisir la façon dont les utilisateurs de votre entreprise recevront des notifications pour leurs courriers dans Aconex Mail.

Recevoir une notification de retard d’étape de workflow assure les utilisateurs qu’ils reçoivent les notifications de retard d’étape de workflow via e-mail.

Recevoir une notification de retard de workflow assure les utilisateurs qu’ils reçoivent les notifications de retard dans le workflow via e-mail.

Nombre de jours avant l’envoi de la notification de retard pour les étapes de workflow vous permet de déterminer le nombre de jours après lesquels des notifications sont envoyées pour signaler les étapes d’un workflow en retard.

Nombre de jours avant l’envoi de la notification de retard pour les workflows. Sélectionner le nombre de jours après lesquels des notifications doivent être envoyées pour signaler un retard dans les workflows.

Envoyer aux nouveaux utilisateurs une notification par courrier électronique s’assure que tous les nouveaux utilisateurs de votre entreprise reçoivent un e-mail de bienvenue contenant les informations pour se connecter et un lien pour créer leur mot de passe.

Langue

Sélectionner langue par défaut vous permet de choisir la langue de l’application Aconex et de toutes les notifications pour les utilisateurs de votre entreprise.

Session

Sélectionner la durée d’une session vous permet de choisir la durée pendant laquelle vos utilisateurs peuvent être inactifs avant d’être automatiquement déconnectés d’Aconex.

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