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Guide des Préférences Projet Aconex

Définir et gérer les préférences spécifiques à un projet dans Aconex.

En plus des paramètres configurés par défaut, les paramètres de préférence peuvent être définis à trois niveaux :

  • par l'organisation
  • par le propriétaire du projet
  • par l’utilisateur.

Chaque niveau hérite des préférences sélectionnées aux échelons supérieurs.

En tant qu’Administrateur de Projet (Project Admin), vous pouvez modifier les paramètres de Préférences pour les projets sur lesquels travaillent vos collègues.

Par défaut, ces modifications s’appliqueront à tous les utilisateurs de votre organisation qui sont impliqués dans ce projet. Mais si votre organisation est également l’organisation propriétaire du projet, vos paramètres de projet s’appliqueront également aux participants au projet d’autres organisations. De la même manière, il se peut qu’un Administrateur de Projet (Project Admin) dans une autre organisation propriétaire du projet mette en place des paramètres pour ce projet qui passent outre (ignorent) vos préférences.

Il existe d’autres exceptions qui peuvent influencer la manière dont fonctionne la Configuration d’un Projet, mais vous pouvez servir de cette information en tant que guide général. 

Pour modifier la plupart des préférences, il vous faut commencer par décocher la case dans la colonne Utiliser le paramètre par défaut  sur l’écran des Préférences. Ensuite, vous pouvez apporter les modifications dans la colonne Paramètre.

Les paramètres de préférence du projet sont expliqués ci-dessous.

The Edit Project Preferences page

Visionneuse

Avis de non responsabilité (s’affiche sur le tampon “Résultat de la révision étendu”) vous permet d’entrer un avis de non responsabilité que vous voulez voir utilisé pour le tampon de Résultat de la révision étendu.

Centres d’Impression

Sélectionner les centres d’impression vous permet de choisir les centres d’impression qui seront disponibles aux utilisateurs de votre organisation impliqués dans ce projet.

Sélectionner les centres d’impression par défaut vous permet de définir les centres d’impression qui seront disponibles par défaut aux utilisateurs de votre organisation impliqués dans ce projet.

Fax

Sélectionner le fournisseur pour la passerelle de télécopies entrantes pour mon entreprise sur ce projet  vous permet de choisir une passerelle de télécopies entrantes si vous en avez besoin. Nous vous recommandons de (contacter le Service Clients )[/contact-us] pour activer cette préférence.

Documents - Options pour votre organisation

Sélectionner les types du document vous permet de sélectionner les types de document qui seront disponibles aux utilisateurs pour ce projet. Notez que les Propriétaires de Projet peuvent attribuer les types de document à votre organisation, ce qui passera outre votre préférence.

Sélectionner les statuts du document vous permet de choisir les statuts de document qui seront disponibles aux utilisateurs dans ce projet. Notez que les Propriétaires de Projet peuvent attribuer les statuts de document à votre organisation, ce qui passera outre votre préférence.

Mettre à jour automatiquement le registre de documents avec les pièces jointes de la transmission (à l’exception des Workflows) :  Cette préférence vous assure que le registre de documents de votre organisation est automatiquement mis à jour y compris les documents en pièces jointes (en dehors des Workflows) pour ce projet. Aconex recommande que l’enregistrement automatique soit toujours activé, à moins qu’une procédure soit mise en place pour l’audit de tous les documents entrants (`à l’exception des workflows) par une équipe de contrôleur de documents. 

Mettre à jour automatiquement le registre de documents avec les pièces jointes de la Transmission Workflow s’assure que le registre de document de votre entreprise est mis à jour automatiquement avec les workflows envoyés via des transmissions pour ce projet. Aconex recommande de ne désactiver l’enregistrement automatique que lorsqu’une procédure est mise en place pour un audit de tous les documents entrant par une équipe de contrôler des documents.

Activer le partage de documents vous autorise à partager des documents dans votre registre avec des personnes extérieures à votre entreprise, pour qu’elles y aient accès sans que vous les transmettiez. Ce peut être utile pour partager les règles de santé et de sécurité et les normes juridiques, et ainsi de suite. Dans la plupart des cas, nous recommandons que le partage de document ne soit pas activé lorsque vous envoyez des transmissions. Utiliser le panneau d’informations du projet sur la page Tâches est une meilleure solution. Merci de vous adresser à votre consultant système Aconex avant d’activer ce paramètre, car il peut avoir des conséquences imprévues.

Vous pouvez aussi partager des documents avec chaque individu travaillant sur le projet en les déposant sur la page d’informations du projet.

Lors du téléchargement, marquer tous les documents comme confidentiels s’assure que tous les documents dans votre entreprise sur ce projet sont déposés dans le registre avec le paramètre confidentiel réglé par défaut.

Créer une liste d’utilisateurs par défaut pour les nouveaux documents confidentiels vous permet de créer une liste d’utilisateurs qui auront accès automatiquement aux nouveaux documents confidentiels sur ce projet. Seuls ces utilisateurs que vous avez sélectionnés seront en mesure de voir ces documents.

Renommer les fichiers lors du téléchargement (download) de manière à inclure le Numéro de Document et la Révision (ex: HJA-A-DRW-1000[B].pdf) : sélectionnez ceci pour imposer le changement automatique des noms des fichiers téléchargés, avec le numéro de document et de révision.

Fuseau horaire

Définir le fuseau horaire par défaut vous permet de régler le fuseau horaire de votre projet s’il est différent de celui de votre entreprise.

Courrier

Sélectionner les types de courrier vous permet d’exclure des types d’e-mails qui ne concernent pas ce projet. Vous pouvez aussi préciser AutoTexte pour chaque type d’e-mail à partir de cette page. Notez bien que les types d’e-mails peuvent être assignés à votre entreprise par chaque propriétaire du projet et ces types peuvent dépasser vos préférences.

Adresse électronique où le courrier peut être envoyé pour sauvegarde vous permet de définir une adresse mail qui servira de sauvegarde pour ce projet. Si vous n’entrez aucune adresse ici, votre courrier ne sera pas sauvegardé sur une adresse externe.

Inclure le courrier confidentiel dans la sauvegarde du courrier électronique vous permet d’inclure le courrier confidentiel de votre projet dans la sauvegarde externe, à l’adresse spécifiée plus haut. Si vous ne sélectionnez pas ce paramètre, votre courrier confidentiel ne sera pas sauvegardé.

Configurer les signatures du courrier vous permet de créer et de modifier les signatures plein texte et HTML que tous ceux qui travaillent sur votre projet peuvent utiliser. Notez que les utilisateurs choisissent au final d’utiliser la signature de l’entreprise, cette signature, ou une signature qu’ils ont créé eux-mêmes.

Configurer l'Auto Texte pour le courrier vous permet de créer et modifier ce que tous les utilisateurs de votre projet peuvent sélectionner pour insérer dans le courrier qu’ils écrivent.

Décompresser automatiquement les fichiers zip reçus par email vous assure que les fichiers zip envoyés par email dans les fichiers temporaires sont convertis automatiquement.

Langue

Définir la langue utilisée pour la numérotation automatique pour les courriers et les documents vous assure que les courriers et les documents sont codés dans différents systèmes linguistiques pour tous les utilisateurs de votre entreprise travaillant sur ce projet.

Les paramètres à échelle du projet : Sécurité

Niveau de sécurité du mot de passe sur l’ensemble du projet vous permet de choisir à partir d’une sélection de longueurs et de complexité pour les options des mots de passe des utilisateurs de ce projet.

Règle d’accès du mot de passe sur l’ensemble du projet vous permet de choisir parmi les options de date d’expiration pour les mots de passe des utilisateurs de ce projet.

Durée de la session sur l’ensemble du projet vous permet de choisir la durée pendant laquelle les navigateurs web de vos utilisateurs peuvent rester inactifs avant d’être automatiquement déconnectés d’Aconex.

L’annuaire de projet

Restreindre l’accès de l’Annuaire aux participants de manière à ce qu’ils ne puissent visionner que les membres de leur propre entreprise et le propriétaire du projet vous permet de limiter la visibilité des informations sur les utilisateurs dans l’annuaire de projet. Ce paramètre peut être utile lors des procédures d’appel d’offres.

Notez que les organisations de la colonne de GAUCHE peuvent voir :

  • leur propre organisation
  • l’organisation propriétaire du projet
  • toutes les organisations de la colonne de droite

Les organisations de la colonne de DROITE peuvent voir :

  • toutes les organisations de l’annuaire de projet

Invitation

Sélectionner la méthode d’invitation au projet permet de contrôler comment ouvrir ou limiter l’accès à votre projet aux utilisateurs externes.

  •  Ouvert permet à tout utilisateur du projet d’inviter d’autres participants à se joindre au projet.
  • Limité automatiquement ajoute les utilisateurs qui reçoivent le courrier du projet à l’annuaire de projet en tant qu’utilisateurs masqués.
  • Uniquement explicite signifie que seuls les administrateurs du projet peuvent inviter de nouveaux utilisateurs sur ce projet.

Documents - options de projet

Conserver le statut de la révision lors d’un remplacement de document fait en sorte que quand un utilisateur remplace un document par une nouvelle version, le statut de révision publié dans la version précédente est maintenu.

Permettre que les fichiers soient mis en cache sur le réseau d’accélération web Akamai permet que des documents soient supprimés plus rapidement.

Activer la numérotation automatique de documents à l’échelle du projet permet d’assigner aux documents de ce projet des numéros d’identification uniques.

Activer la numérotation automatique de base pour les documents permet aux collaborateurs du projet de déterminer leurs propres numéros de documents. Si la numérotation automatique des documents est activée, alors la préférence “Verrouiller les types de courrier et de document” l’est aussi dans le panneau Projet. Cette préférence ne peut pas être changée si la numérotation automatique de documents est activée.

Note : Bien que vous puissiez utiliser cette fonction, en réponse aux besoins spécifiques de votre entreprise et de ses projets, il vaut mieux utiliser la numérotation de documents, qui peut être adaptée à vos besoins. Si un projet a été démarré avant 2012, la numérotation de documents n’est pas activée par défaut. Cependant, le propriétaire du projet peut l’activé si besoin.

Configurer les colonnes par défaut pour Recherche – Documents Enregistrés est utilisé pour installer des colonnes d’où vous pouvez effectuer des recherches dans les Documents Enregistrés. Les colonnes peuvent être supprimées et classées à nouveau en fonction des besoins. Si un utilisateur enregistre une configuration de recherche personnalisé, cela va outrepasser la configuration de colonnes par défaut pour la séance en cours. Quand l’utilisateur se déconnecte, Aconex revient à la sélection de colonnes et au classement par défaut. Un document enregistré est un document qui a été téléchargé (déposé) dans le Registre de Documents et dont tous les champs de données ont été remplis. Les documents dans le Registre temporaire ne sont pas des Documents Enregistrés.

Configurer les colonnes par défaut – Fichiers Temporaires est utilisé pour installer des colonnes où vous pouvez effectuer des recherches dans les Fichiers Temporaires. Les colonnes peuvent être supprimées et classées à nouveau en fonction des besoins. Si un utilisateur enregistre une configuration de recherche personnalisé, cela va outrepasser la configuration de colonnes par défaut pour la séance en cours. Quand l’utilisateur se déconnecte, Aconex revient à la sélection de colonnes et au classement par défaut.

Attention : Activer la numérotation automatique de base pour les documents

Si vous activez la numérotation automatique de base pour les documents pour un projet, notez bien que cela ne suit pas la numérotation mise en place ailleurs dans votre système et prescrite sur le projet. La numérotation automatique peut affecter l’ordre des documents dans votre registre de documents, ainsi que votre capacité à les trouver. La numérotation automatique de base numérote simplement les documents avec un numéro de type et de séquence : elle ne contient pas d’autres informations comme le nom de l’organisation qui l’a déposé ou la discipline.

Courrier

  • Sélectionner les valeurs pour Attribut 1 vous permet de sélectionner les valeurs de l’Attribut 1 sur ce projet.
  • Définir Attribut 1 comme obligatoire vous assure qu’Attribut 1 est obligatoire pour tous les courriers.
  • Sélectionner les valeurs pour Attribut 2 vous permet de sélectionner les valeurs de l’Attribut 2 sur ce projet.
  • Définir Attribut 2 comme obligatoire vous assure qu’Attribut 2 est obligatoire pour tous les courriers.
  • Sélectionner les valeurs pour Attribut 3 vous permet de sélectionner les valeurs pour Attribut 3 sur ce projet.
  • Définir Attribut 3 comme obligatoire vous assure qu’Attribut 3 est obligatoire pour tous les courriers.
  • Sélectionner les valeurs pour Attribut 4 vous permet de sélectionner les valeurs pour Attribut 4 sur ce projet.
  • Définir Attribut 4 comme obligatoire vous assure qu’Attribut 4 est obligatoire pour tous les courriers.
  • Sélectionner les valeurs pour « Raison pour la publication » vous permet de préciser les différentes raisons pour la publication, qui sont alors disponibles pour les participants à ce projet quand ils envoient des transmissions.
  • Définir comme obligatoire le champ « Raison pour la publication » pour les Transmissions s’assure que la raison pour la publication doit être précisée pour chaque transmission envoyée sur le projet.
  • Utiliser le schéma de numérotation automatique par défaut pour les nouvelles organisations vous permet d’activer un schéma dans lequel chaque courrier de projet utilise un préfixe identifiant l’entreprise (par exemple ABC-RFI-00001, dans lequel ABC identifie l’entreprise). Pour plus d’informations, consultez notre page sur les schémas de numérotation automatique.
  • Verrouiller le schéma de numérotation automatique pour toutes les entreprises de sorte que seul le propriétaire du projet puisse modifier cette configuration vous permet de restreindre l’accès au courrier numéroté automatiquement de votre propre entreprise, de façon à ce que les autres participants au projet ne puissent pas la changer.

Rôles du projet

Verrouiller les types de courrier et de document pour toutes les entreprises de sorte que seul le propriétaire du projet puisse modifier cette configuration empêche les participants de changer les paramètres de courrier et de document sur ce projet au sein de leur entreprise.

Workflows

Configurer les colonnes par défaut — Workflows est utilisé pour installer des colonnes d’où vous pouvez effectuer des recherches dans Workflows. Les colonnes peuvent être supprimées et classées à nouveau en fonction des besoins. Si un utilisateur enregistre une configuration de recherche personnalisé, cela va outrepasser la configuration de colonnes par défaut pour la séance en cours.

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