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Se préparer à utiliser les Formulaires de Messagerie et les champs à usage restreint dans son projet

Planifier, créer et appliquer des formulaires de messagerie et des champs à usage restreint pour son projet.

Les formulaires de messagerie et les champs à usage restreint améliorent considérablement la personnalisation du courrier.

ObjectifApplicationPersonnalisation

Formulaires de Messagerie

  • Ces formulaires permettent de rassembler l’information clé du projet dans le but d’opérer à des recherches détaillées et d’établir des rapports.

  • Guider les utilisateurs à saisir les données selon des critères imposés par le projet.
Appliqués à des types de courrier sélectionnés selon les besoins.Six types de champ, chacun avec une gamme d’options de personnalisation.

Champs à usage restreint

  • Ces champs vous permettent de joindre au courrier des notes structurées que seule votre organisation peut voir.

  • Exclus de la super recherche, mais peut être utilisé pour filtrer les résultats de recherche et créer des rapports.
Appliqués à des types de courrier sélectionnés selon les besoins.Six types de champ, chacun avec une gamme d’options de personnalisation.

Attributs de Courrier

  • Ces attributs servent à catégoriser le courrier en reliant les informations qu'il contient aux aspects clés de votre projet (par exemple, les lieux)..

  • Ils optimisent la recherche de courrier.
Appliqués automatiquement à chaque type de courrier figurant dans le projet.Un type de champ à sélection multiple pour lequel vous définissez les valeurs.

Les formulaires de messagerie ne remplacent pas le texte automatique dans le courrier ; ils le complètent. Vous pouvez peut-être réduire vos besoins en texte automatique en déplaçant certains éléments dans les formulaires de messagerie. Les formulaires de messagerie peuvent également vous permettre de saisir et de communiquer facilement des informations importantes en plus de celles contenues dans votre texte automatique.

Comme tout autre composant du courrier, les Formulaires de Messagerie et les données qu’ils renferment sont visibles à la fois aux expéditeurs et aux destinataires du courrier.

1. Planification des formulaires de messagerie et des champs restreints

La première étape pour créer des formulaires de messagerie et des champs restreints utiles c’est de les planifier.

Commencez par examiner les exigences de votre projet en matière de rapports. Celles-ci vous donneront un aperçu des types de champs dont vous devrez disposer pour vos rapports.

Planning for Mail Forms

Il existe six types de champs différents dans les formulaires de messagerie et les champs restreints : Oui/Non, Date, Texte, Zone de texte, Numéro, et Liste à sélection unique. Vous devrez choisir le champ approprié dans chaque cas, et le structurer pour répondre aux besoins de votre projet. Il est donc important de réfléchir aux informations que vous devez saisir et à la meilleure façon de les saisir.

Selecting a field type

Vous pouvez appliquer un champ donné à autant de types de courrier que vous le souhaitez. Dans le cadre de votre planification, réfléchissez à la possibilité de réutiliser et de signaler des champs pour différents types de courrier.

A Yes/No field

Vous pouvez imposer des limites à chaque champ afin de préciser la manière dont les participants au projet saisissent les informations.

The Mail Form displays in a sent mail

Au fur et à mesure que le projet avance, vos formulaires de messagerie vous aideront à capturer les données essentielles du projet, donc il est important de considérer vos besoins en recherche et en reporting avant de créer les champs.

Reporting on Mail Forms

Pour planifier vos formulaires de messagerie et les champs à usage restreint :

  1. Regardez les types de courrier que vous avez définis pour le projet. Quels types de courrier sont susceptibles d'inclure des données particulières en standard ?
  2. Faites une liste de ces informations pour chaque type de courrier.
  3. Examinez comment les participants au projet devront utiliser chacun de ces éléments d'information dans leurs rapports. Quelles limites ou spécifications (par exemple, unités de longueur, dates, devises, confidentialité, etc.) devrez-vous appliquer aux données pour répondre à ces besoins ?
  4. Notez ces spécifications à côté de chaque élément d'information.
  5. Cherchez des informations qui servent le même objectif et qui ont les mêmes (ou des spécifications très similaires). Pourriez-vous créer un champ unique pour saisir ces informations et les utiliser pour différents types de courrier ?
  6. Divisez votre liste de champs en champs à usage unique et réutilisables, si cela est approprié pour votre projet, en notant les types de courrier auxquels chacun s'appliquera.
  7. Créez une liste distincte pour les champs à usage restreint, qui resteront confidentiels au sein de votre organisation.

Les limites de caractères des champs et des infobulles des formulaires de messagerie sont les suivantes :

  • Etiquettes : 40 caractères
  • Infobulles : 150 caractères
  • Les valeurs de la liste de sélection : 120 caractères
  • Texte : 1 à 60 caractères.

2. Choix des étiquettes de champ

Il est important de choisir très soigneusement vos étiquettes de champ.

Lorsque vous taperez votre étiquette dans la fenêtre "Nouveau champ", vous verrez que le nom du champ est automatiquement créé pour vous.

Changing a field name

Si l'étiquette du champ, qui s'affiche pour les participants à votre projet, peut être modifiée, ce nom de champ ne peut pas l'être. Une fois que vous aurez enregistré le champ, ce nom de champ sera défini - vous ne pourrez jamais le modifier.

Ainsi, l'administrateur du projet sait toujours quel était le but initial d'un champ et peut s'assurer qu'il est correctement étiqueté.

Par exemple, si vous créez des champs intitulés "Coût net" et "Coût brut", le fait de changer l'étiquette de l'un d'entre eux pour "Coût" simplement entraînerait probablement une confusion lorsqu'il s'agira de rendre compte du projet.

Comme vous pouvez le voir, il est important de choisir vos étiquettes de champ dans la phase de planification, avant de commencer à créer les champs dans Aconex.

  • Choisissez un nom qui reflète l'intention du champ. Par exemple, si le champ doit être utilisé pour enregistrer des coûts, indiquez-le dans le nom du champ.
  • Pour être sûr de pouvoir réutiliser le champ dans tous les types de courrier, il est préférable d'utiliser des noms plus génériques (par exemple, Implication des coûts, plutôt que Implication des coûts de la RFI).
  • Trouvez un équilibre entre votre besoin de réutiliser le champ et vos besoins de suivre et de rendre compte des éléments spécifiques du projet.
  • N'oubliez pas que si vous changez l'étiquette du champ une fois qu'il est créé, la nouvelle étiquette sera appliquée à tous les types de courrier dans lesquels ce champ est utilisé pour ce projet.

3. Choix des options de champs

Vous savez maintenant à quoi sert chacun de vos champs et comment ils seront appelés.

Ensuite, décidez comment vous allez structurer les informations que les participants au projet peuvent saisir pour chacun d'entre eux.

Vous pouvez choisir parmi six types de champs :

  • Oui/Non
  • Date
  • Texte
  • Zone de texte
  • Numéro
  • Liste à sélection unique.

Pour chacun des champs, vous pouvez ajouter une info-bulle qui donne aux utilisateurs plus d'informations sur la façon de remplir le champ.

A tool tip

Pour le champ de texte, vous pouvez fixer des longueurs minimales et maximales. Le maximum par défaut est de 60 caractères, mais vous pouvez fixer une limite maximale inférieure et une limite minimale d'un ou plusieurs caractères.

Pour le champ contenant des nombres, vous pouvez définir un type de données et choisir les unités que vous utiliserez.

A number field

Notez que le nombre de caractères que vous pouvez utiliser dans les champs Texte et Zone de texte est différent.

  • Texte est un champ d'une seule ligne (non extensible) de 60 caractères au maximum.
  • Zone de Texte est un champ extensible avec une limite de 4000 caractères.

Pour un champ à sélection unique, vous devrez ajouter les options parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir. Vous pouvez les coller à partir d'autres programmes, comme Word ou Excel, si vous le souhaitez.

A single select field

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