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Quelle est la différence entre un document, une transmission et un courrier ?

Comprendre ces outils et savoir quand les utiliser.

Un document est une archive numérique qui sera utilisé plusieurs fois dans le temps, probablement par plusieurs personnes impliquées dans le projet.

Les transmissions et les courriers sont des types différents de correspondance de projet.

Documents

Un document est une archive numérique qui fait partie d’un projet et qui sera modifié et mis à jour au fil du temps, probablement par plusieurs personnes impliquées dans le projet.

Des plans, des calendriers et des spécifications sont des exemples de documents de projet. Les documents sont stockés dans le Registre de Documents Aconex.

Transmissions

Une transmission est utilisée pour envoyer des documents mis à jour à des organisations collaborant sur un projet.

Si vous travaillez avec des documents qui seront modifiés au fil du temps par des utilisateurs différents, envoyez-les en utilisant la transmission.

Lorsque vous utilisez une transmission, les documents que vous transmettez sont mis à jour dans les registres de documents des destinataires, assurant ainsi le suivi Aconex et la trace des modifications. Ceci se passe automatiquement ou manuellement, selon les paramètres mis en place par l’organisation.

Et tous les détails du document, y compris la révision, la date de la révision etc…sont inclus dans la transmission.

La transmission comprend tous les détails en rapport avec le document envoyé.

Courrier

Le courrier est utilisé chaque jour pour les questions, les réponses et les discussions sur le projet.

Le courrier s’utilise pour les communications quotidiennes entre les collaborateurs d’un projet.

Vous pouvez insérer des documents en pièces jointes à un courrier, mais les insérer ne les ajoutera pas dans le registre de documents—vous (ou le destinataire) devrez faire ceci séparément. De même, aucun des détails de document n’est enregistré dans le courrier. Le fichier est tout simplement inséré et envoyé.

Pour des documents autonomes qui n’ont pas de dépendances, ou pour des documents hautement sensibles qui ne devraient être visionnés que par certains utilisateurs seulement, l’envoi d’un courrier est plus approprié plutôt que de télécharger des documents dans le registre.

Dans un courrier, des documents insérés apparaissent comme des fichiers. Ils n’apparaitront dans le registre de documents que lorsque vous les y déposerez.

Créer des documents, des transmissions et du courrier

Vous créez des documents en dehors d’Aconex (par exemple, en utilisant des programmes CAO et des applications comme Word et Excel).

Pour faire en sorte que le document fasse partie de votre projet,  déposez-le dans le registre de documents.

Vous pouvez envoyer vos documents à d’autres utilisateurs en créant une transmission via le registre de documents.

Vous créez du courrier projet en utilisant le module Courrier d’Aconex.

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