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Créer un courrier-projet

Vous rédigez une note de service, une demande de renseignements ou une autre correspondance générale ? Vous avez besoin du module Courrier (Aconex Mail).

Cet article explique comment créer un courrier-projet et comment ajouter des remarques à un courrier .

Créer un courrier-projet

  1. Sélectionner son projet à partir du Sélecteur de Projets en haut de l'écran.
  2. Cliquer sur le bouton Courrier à partir du Menu des modules, et sous Créer Nouveau , cliquer sur Courrier vide pour rédiger un nouveau courrier :​
  1. Maintenant sélectionner une option avec le champ Type. Ainsi, tous les champs obligatoires qui doivent être remplis sont identifiés par un astérisque.
Select a Mail Type

Certains types de courrier sont paramètres pour être envoyés à certaines personnes. Si c’est le cas, vous verrez une icône verte. Pour voir qui est inclus dans la distribution automatique, sélectionnez Aperçu.

  1. Saisir les noms des destinataires dans les champs A et Cc. Vous pouvez retrouver les noms de 2 manières :
  • Soit en entrant un nom d'utilisateur ou de groupe, complet ou partiel dans le champ de Recherche, puis en appuyant sur Entrée pour voir une liste de destinataires éventuels parmi lesquels vous pouvez choisir, 
  • Soit en cliquant sur les liens  A et Cc et en recherchant dans l’annuaire. 
  1. Si besoin est, insérer des documents, d'autres courriers projet, ou des fichiers locaux à ce courrier.
Attachments
  1. Cliquer sur le menu déroulant des Attributs et sélectionner une ou plusieurs valeur(s) pour chaque attribut, comme il convient.
  1. Si nécessaire, choisir le type de réponse à partir de la liste Réponse Requise, et sélectionner la date d'échéance. Si ces champs ont été définis comme obligatoires par le Chef du Projet (Project Manager), il ne sera pas possible d’envoyer le courrier sans informer ces champs.
  2. Compléter le champ Objet et utiliser une description qui a du sens et résume bien le contenu du courrier afin de pouvoir le retrouver facilement.
Subject
  1. Compléter les détails du courrier, s'ils sont disponibles. Les détails obligatoires sont identifiés par un astérisque rouge, mais plus vous incluez d'informations dans la section Détails, plus il sera facile à trouver et à rapporter sur ce courrier.
The Mail Form in the Compose view

Le type de détails que vous verrez dépendra du projet et du type de courrier. Certains projets n’utilisent pas Détails de Courrier.

  1. Pour ajouter un autre autotexte dans le corps de ce courrier :
    • Positionner le curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter le texte.
    • Choisir un nom d'autotexte à partir de la liste. Vous pouvez ajouter autant d'éléments d'autotexte que vous souhaitez.
  1. Remplir le champ du Corps (du message). Vous pouvez taper votre message ou coller du texte à partir d'une autre application. Utiliser le menu Format pour appliquer le formatage à votre texte.
  1. Cliquer sur le bouton Envoyer

    NOTE : Si vous sauvegardez votre courrier dans le Brouillon, il sera accessible à tous les utilisateurs de votre entreprise.

Send Button

Tout le courrier Aconex est automatiquement scanné lors de l’envoi pour déceler des liens ou des codes potentiellement malveillants et autre contenu masqué. Si nous trouvons des éléments de ce type, nous les retirons pour vous protéger, vous et tous les destinataires de ce courrier.

Dans un très, très faible pourcentage de cas, ceci peut affecter l’apparence ou le formatage de certains courriers. Ceci est nécessaire pour assurer la meilleure sécurité possible pour vos données personnelles, les données de votre entreprise et celles du projet se trouvant dans la plateforme Aconex – une activité que nous prenons très au sérieux.

Ajouter des Remarques à un Courrier-Projet

  1.  Sélectionner le courrier-projet auquel vous souhaitez ajouter des notes à partir des onglets Boîte de RéceptionEnvoyé ou Brouillons. Cliquer sur la ligne de l'objet du courrier choisi et le courrier en question apparaîtra à l'écran
Adding notes
  1. Click on the Notes tab at the bottom of the mail to see the following two options: Cliquez sur l'onglet Notes vers le bas du courrier pour voir les deux options suivantes :
    •  Notes Notes privées
    • Commentaires sur les destinataires
  2. Ajouter une note en tapant votre texte dans le champ approprié et ensuite cliquer sur Ajouter une note ou cliquer sur Enregistrer des commentaires.

Les deux options Notes ne sont visibles qu’aux membres de votre organisation et ne sont pas consultables. (pas de recherche possible)

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