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Créer un courrier-projet

Vous rédigez une note de service, un RFI (demande de renseignements) ou une correspondance d’ordre général ? Utilisez le module Courrier (Aconex Mail).

Créer un courrier-projet

  1. Cliquer sur le bouton Courrier à partir du Menu des modules, et sous Créer Nouveau, cliquer sur Courrier vide pour rédiger un nouveau courrier.

Certains types de courrier sont paramétrés pour être envoyés à certaines personnes. Si c’est le cas, vous verrez une icône verte. Pour voir qui est inclus dans la distribution automatique, sélectionnez Aperçu.

  1. Maintenant sélectionner une option avec le champ Type. Ainsi, tous les champs obligatoires qui doivent être remplis sont identifiés par un astérisque.
Sélection d’un type de courrier
  1. Saisir les noms des destinataires dans les champs A et Cc. Vous pouvez retrouver les noms de 2 manières :
    • Soit en entrant un nom d'utilisateur ou de groupe, complet ou partiel dans le champ de Recherche, puis en appuyant sur Entrée pour visionner une liste de destinataires éventuels parmi lesquels vous pouvez choisir, 
    • Soit en cliquant sur les liens et Cc et en recherchant dans l’annuaire. 
  1. Si besoin est, insérer des documents, d'autres courriers projet, ou des fichiers locaux à ce courrier.
Pièces jointes
  1. Cliquer sur le menu déroulant des  Attributs et sélectionner une ou plusieurs valeur(s) pour chaque attribut, comme il convient.
  1. Si nécessaire, choisir le type de réponse à partir de la liste Réponse Requise, et sélectionner la date d'échéance. Si ces champs ont été définis comme obligatoires par le Chef du Projet (Project Manager), il ne sera pas possible d’envoyer le courrier sans informer ces champs.
  2.  Compléter le champ Objet et utiliser une description qui a du sens et résume bien le contenu du courrier afin de pouvoir le retrouver facilement.
Object

Le type de détails que vous verrez dépendra du projet et du type de courrier. Certains projets n’utilisent pas Détails de Courrier.

  1. Compléter les détails du courrier, s'ils sont disponibles. Les détails obligatoires sont identifiés par un astérisque rouge, mais plus vous incluez d'informations dans la section Détails, plus il sera facile de retrouver ce courrier et d’établir des rapports le concernant.
    Section Details
    1. Pour ajouter un autre autotexte dans le corps de ce courrier :
      • Positionner le curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter le texte.
      • Choisir un nom d'autotexte à partir de la liste. Vous pouvez ajouter autant d'éléments d'autotexte que vous souhaitez.
    1. Remplir le champ du Corps (du message). Vous pouvez taper votre message ou coller du texte à partir d'une autre application. Utiliser le menu Format pour appliquer le formatage à votre texte.

    Tout le courrier Aconex est automatiquement scanné lors de l’envoi pour déceler des liens ou des codes potentiellement malveillants et autre contenu masqué. Si nous trouvons des éléments de ce type, nous les retirons pour vous protéger, vous et tous les destinataires de ce courrier. Dans un très faible pourcentage de cas, ceci peut affecter le formatage de certains courriers.

    1. Cliquer sur le bouton Envoyer. Notez que si vous sauvegardez votre courrier dans le brouillon, il sera accessible à tous les membres de votre organisation.

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