Vous êtes ici

Créer un nouveau package de documents du fournisseur

La première étape, quand vous demandez des documents à l’un de vos fournisseurs, est de créer un package de documents du fournisseur.

Vous utiliserez ce package pour préciser :

  • le nom de votre fournisseur
  • les personnes de votre entreprise qui recevront une copie de la documentation du fournisseur
  • le délai dont dispose le fournisseur pour répondre à votre demande
  • le délai dont vous disposez pour approuver ou rejeter ses documents.

D’abord, créer un nouveau package.

  1. Choisissez votre projet à partir du sélecteur de projet.
Project Selector
  1. Cliquez sur Documents du fournisseur.
  2. Cliquez sur Package.
Setup menu with select new package highlighted

L’option Package n’apparait pas ? Demandez à l’administrateur de votre entreprise de vous donner accès au rôle de gestionnaire des documents du fournisseur.

Votre administrateur aura besoin de suivre ces instructions : donner la permission aux utilisateurs de votre entreprise de créer et gérer les demandes de documents du fournisseur

 

  1. Dans le champ Numéro, donnez à votre nouveau package un numéro unique.
  2. Dans le champ Description, tapez une description des documents demandés.
Give your supplier documents package a name and description
  1. Dans le champ Fourni par, recherchez le nom de l’entreprise de votre fournisseur.


 

Search for the organization name

Si vous n’êtes pas sûr de comment orthographier le nom de l’entreprise, tapez les premières lettres puis cliquez sur l’icône Recherche.

  1. Dans le champ Envoyer à, entrez les noms des personnes qui fourniront les documents.
Add a name

Vous pouvez ajouter plus d’un nom dans ce champ, si vous désirez envoyer cette demande à plusieurs personnes travaillant pour l’entreprise du fournisseur.

Maintenant, modifiez le modèle de transmission.

Quand vous envoyez votre demande au fournisseur, vous (et tous ceux qui gèrent cette demande dans votre entreprise) utilisez le même modèle de transmission. C’est un moyen facile de vous assurer que la bonne information est envoyée aux bonnes personnes.

  1. Cliquez sur le lien Afficher / Modifier.
Supplier Documents transmittal template
  1. Effectuez tous les changements que vous voudriez faire sur le modèle.
Edit Supplier Documents template

Pour notre modèle, nous avons rempli les champs Raison pour publication et Objet. Nous avons rempli ces deux champs car ces étiquettes apparaitront à chaque transmission que nous envoyons à notre fournisseur. Remplir le modèle de cette façon signifie que nous n’avons pas besoin d’entrer les étiquettes à chaque fois que nous envoyons une transmission. Votre projet sera réglé différemment et présentera différents champs que vous pourrez compléter. 

  1. Cliquez sur le bouton OK.

De combien de temps dispose le fournisseur pour répondre à votre demande ?

Dans le champ Temps d’exécution, tapez le nombre de jours dont dispose le fournisseur pour répondre à votre demande. Si vous refusez l’un des documents fournis par le fournisseur, alors ils disposent du même délai pour vous en envoyer à nouveau.

The turnaround

A qui voulez-vous que le fournisseur envoie ses documents ?

Par défaut, votre nom apparaitra dans la liste des destinataires. Vous pouvez ajouter n’importe lesquels de vos collègues, qui recevra lui aussi la transmission du fournisseur.

Nominate any other colleague

Maintenant, modifiez le modèle de transmission que le fournisseur utilisera.

  1. Cliquez sur Afficher / Modifier.
  2. Effectuez les changements que vous désirez.
  3. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK.
Supplier template

Pour le modèle du fournisseur, nous avons ajouté un destinataire dans le champ Correspondant. Nous avons aussi rempli les champs Raisons pour publication et Objet. Cela vous assure que toutes les transmissions renvoyées par le fournisseur sera étiquetée de façon constante.

De combien de temps disposez-vous pour réviser les documents du fournisseur ?

Dans le champ Temps d’exécution, entrez le nombre de jours dont vous avez besoin pour réviser ces documents.

Enregistrer le package.

Si le package :

 

Avez-vous trouvé cette information utile?

Thanks. A ticket has been opened with the Support Central team.