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Créer un nouveau modèle de Workflow

En tant qu’Administrateur de Workflows, vous configurerez un modèle de Workflow pour chaque ensemble de documents qui fait l’objet d’un processus identique de révision (examen) et d’approbation.

Un Modèle de Workflow fixe les règles pour un workflow. Ces règles spécifient :

  •     qui doit d’approuver le(s) documents(s)
  •    dans quel ordre les opérateurs doivent approuver le(s) document(s)
  •     ce qui se passera lorsque l’approbation finale est donnée.
  1. Sélectionner votre projet à partir du Sélecteur de Projets en haut de l’écran.
Project selector
  1. Cliquer sur Workflows à partir du Menu Module. Puis, sous  Créer Nouveau, cliquer sur Modèle.
Create New Template

Pas de bouton Workflows ? Le module Workflows n’est pas accessible à tous les projets. Veuillez contacter votre administrateur de projet si vous avez besoin du module Workflows.

  1. Taper un nom unique pour le Modèle de Workflow dans le champ  Nom du Modèle.
Create Template Name
  1. Dans le champ Note du workflow, taper toute note ou instruction que vous souhaitez partager avec tous les examinateurs lorsque les documents leur sont transmis.
    Cette information s’affichera à l’écran pour chaque examinateur. Elle apparaitra également dans la transmission de workflow.
  1. Ensuite, sélectionner comment se termine un workflow en utilisant les options Résultat de workflow décidé par. Le résultat d’un workflow est l’ultime résultat d’un processus complet de révision (d’examen) ; il y a également pour chaque étape dans un workflow, un résultat d’étape. Vous pouvez utiliser ces résultats d’étapes et de workflow pour décider à quel moment un processus de révision se termine.

    • Si vous souhaitez que la totalité du workflow soit observé avant qu’un résultat puisse être atteint, sélectionner Résultat de l’étape finale. Ceci définit la dernière étape comme étant le résultat. Le résultat de cette étape ne peut être défini que par le dernier examinateur dans le workflow, donc c’est la seule personne qui peut terminer le workflow.
    • Si vous souhaitez que le processus de révision (d’examen) s’arrête si tout examinateur, par exemple, rejette les documents, alors sélectionner Le plus bas de tous les résultats d’étape. Ceci signifie que le plus bas résultat d’étape sera le résultat final du workflow. Le plus bas résultat est celui qui figure dans la liste des étiquettes de Statut de Révision dont la couleur est la plus proche du rouge. Ce résultat peut être défini par n’importe quel examinateur à tout moment dans le workflow.
Create Template Outcome Option
  1. Sous Options d’initiateur,  sélectionner les changements que vous souhaitez que l’initiateur du workflow puisse être en mesure d’opérer dans le workflow avant que ce dernier ne soit lancé, et pendant son déroulement. Vous pouvez leur donner l’option de :
    • modifier la durée des étapes
    • modifier qui est impliqué dans l’étape
    • sauter des étapes du workflow.
Initiator Options
  1. Dans la Configuration de la Transmission, définir l’information qui apparaitra dans toutes les transmissions qui sont créés au sein du workflow.
    • Vous pouvez associer certains attributs de projet aux transmissions de workflow.
    • Si toutes les transmissions du workflow sont émises pour une raison particulière, vous pouvez également définir cela.
Setting Transmittal settings
  1. Dans la section Règles par défaut de clôture d’étape, définir les règles de clôture pour les étapes du workflow. Vous pouvez modifier les règles de clôture des étapes individuelles lorsque vous ajoutez des étapes au brouillon du modèle de workflow.
    • Utiliser la liste L’étape parallèle est terminée lorsque pour déterminer comment la clôture des étapes parallèles influence le workflow.
    • Utiliser la liste Au rejet pour décider de ce qu’il arrivera au workflow si une étape est rejetée.
Step Completion Rules
  1. Dans le champ Transmission Finale, ajouter les noms de tout utilisateur que vous souhaitez avoir en copie de la transmission finale du workflow.
Choosing final transmittal recipients
  1. Cliquer sur le bouton Enregistrer dans Brouillons.
Save Button

Vous pouvez cliquer sur le bouton  Activer pour activer le modèle, mais une fois activé, vous ne pourrez plus ajouter ou modifier des étapes dans votre modèle , ou le workflow associé. Si vous avez besoin de modifier en workflow en cours d’exécution, c’est mieux d’en faire une copie et de modifier la copie.

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