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Un guide rapide pour visualiser et réviser des documents

Cet article donne un aperçu de la manière dont vous pouvez afficher, réviser et annoter des documents dans Aconex.

La Visionneuse en ligne et l’outil d’annotation servent à visionner er réviser des documents PDF en ligne. Ces outils fonctionnent dans tous les navigateurs modernes (Internet Explorer 11, Microsoft Edge, Chrome, Firefox) sans nécessiter de plugin tiers (Java, Flash, Silverlight etc. ).

Lorsque vous sélectionnez un workflow à consulter dans la page des tâches, vous vous trouvez en Mode Liste. La section Mode liste  n'a pas changé de manière significative.

En Mode Liste vous pouvez :

  • Modification / révision en masse  – définir le statut de la révision et ajouter des commentaires à plusieurs documents en une seule étape
  • Soumission en masse – soumettre des revues pour plusieurs documents dans un lot
  • Téléchargement Zip – Télécharger tous les fichiers de ce workflow qui sont actuellement avec vous pour examen.
  • Lancer des sous-workflows
  • Déposer des Fichiers de Remplacement
  • Déposer des Fichiers Supplémentaires

Mode Doc

Pour accéder à la nouvelle fonctionnalité centrée sur le document, comme les nouveaux outils de visualisation et d’annotation, cliquez sur le lien Numéro de document pour accéder à l'un des documents affichés sur l'écran Mode Liste.

Cela vous amène à l'écran en Mode Doc où vous pouvez examiner vos documents en détail, un à la fois.

Le Mode Doc vous permet de voir toutes les informations importantes sur le workflow et le document en cours de révision dans un seul écran.

Mode Doc – Répartition des éléments de l'écran

Documents

Le coin supérieur gauche de l'écran affiche les documents qui vous sont affectés pour révision dans le cadre du workflow. Le numéro de document en surbrillance est le document que vous êtes en train d'examiner.

Fichiers supplémentaires

Plus bas dans le panneau de gauche, vous pouvez voir la liste des fichiers supplémentaires. Si des fichiers supplémentaires ont été joints au workflow, ils seront listés ici. Cliquez sur un fichier supplémentaire pour le télécharger sur votre ordinateur et le visionner.

Vous pouvez ajouter des fichiers supplémentaires à partir de l'écran Mode Liste pendant que le workflow est en cours.

Étapes du workflow - Panneau de droite

Cette section est l'endroit où vous entrez votre résultat d'examen pour une étape et les commentaires récapitulatifs.
Cette  section apporte également plus d’information contextuelle sur le workflow, comme par ex quelles autres étapes sont terminées et quel était leur résultat, ou quelles étapes doivent encore être complétées.

L'étape que vous devez examiner apparait en surbrillance.

Vous pouvez soumettre votre révision dès que vous avez fini d'examiner chaque document, ou vous pouvez les enregistrer et envoyer un lot à partir de l'écran en mode liste une fois qu'ils sont complets (utile si l’examinateur a besoin de tous les documents pour finaliser la revue) .

Note: L'envoi des documents un par un créée une transmission distincte pour chaque document et signifie que l'examinateur suivant recevra chaque document un à la fois.

Panneau de navigation de document et outils

Ce panneau réductible contient des outils facultatifs pour faciliter la navigation dans les documents de plusieurs pages. Vous pouvez choisir de naviguer par vignette, par table des matières (si le document en contient une) ou par recherche de texte si le document contient du texte consultable.

Outils d’annotation

Ce sont les outils qui vous permettent d'ajouter des annotations et des commentaires à vos documents.

Ils sont visibles sur le côté gauche du volet de visualisation à chaque fois que les annotations sont activées.

TEXTE

Si vous ne pouvez pas sélectionner ou mettre en surbrillance des mots / phrases individuels dans le PDF, il est probable que le document soit un document numérisé ou une image (littéralement une image de texte). Dans ce cas, les outils d’annotation textuels n'auront aucun effet.

  • Surligner - met le texte sélectionné en surbrillance.
  • Rayer - raye le texte sélectionné.
  • Souligner - souligne le texte sélectionné.
  • Trait sinueux  - souligne le texte sélectionné avec un trait sinueux et ajoute le texte au commentaire automatiquement

COMMENTAIRES

Note - Créée un marqueur de note dans le document qui conduit à une autre zone de texte sur le côté du document, dans le panneau des notes / commentaires. Quand vous placez un marqueur de note dans le document, le panneau des notes s’ouvre automatiquement pour vous permettre d’entrer le commentaire. Cet outil est très utile quand l’espace disponible sur le document est limité et/ou quand les commentaires que vous devez ajouter sont particulièrement longs.

(Si vous voulez imprimer le document pour le présenter ou le distribuer, gardez à l’esprit qu’en fonction de l’outil / du pilote utilisé pour visionner et imprimer le document, vous devrez peut-être sélectionner une option pour vous assurer que les commentaires et les annotations sont inclus sur l’impression.)

Légende Cette annotation génère une zone de texte, avec une flèche pour mettre en surbrillance les zones d’intérêt du document. Cliquez sur le point qui vous intéresse sur le document, puis bougez votre souris sur le point où vous désirez placer la zone de texte et cliquez à nouveau. La zone de texte apparaît et vous pouvez ensuite entrer votre texte dans la zone directement.

FORMES

  • Rectangle Cliquez et tirez pour créer un carré ou un rectangle.
  • Ellipse Cliquez et tirez pour créer un cercle ou un ovale.
  • Nuage Cliquez sur chaque coin d’un polygone en forme de nuage. Double-cliquez pour valider le nuage.
  • Flèche Cliquez sur la pointe de la flèche, puis étirez-la pour créer la ligne.
  • Sélectionner / modifier des annotations  Utilisez cet outil pour sélectionner les annotations existantes pour procéder à leur édition.

Panneau de commentaires / de notes

Quand on ajoute des annotations, elles apparaissent dans le panneau rétractable des Commentaires/Notes situé sur le côté droit de la visionneuse. Cliquez sur l’icône Notes dans l’en-tête ou l’icône « réduire / ouvrir » situés sur le panneau pour les visualiser.

Ici, vous pouvez aussi ajouter des commentaires supplémentaires, des clarifications ou même des questions sur les annotations de quelqu’un d’autre.

Navigation dans les commentaires et les notes  Quand vous révisez vos commentaires / annotations ou ceux des autres, différentes options s’offrent à vous.

  • Recherche textuelle  Vous pouvez chercher directement dans les commentaires eux-mêmes.
  • Tri de commentaires  Vous pouvez trier les commentaires en fonction de leur position dans le document ou de l’ordre dans lequel ils ont été entrés.
  • Les marqueurs de commentaire  Quand vous gérez des documents de plusieurs pages, pour vous éviter de passer d’une page à l’autre pour les trouver, il y a une petite ligne bleue visible dans le panneau des commentaires pour chaque annotation. Cliquez sur l’une de ces lignes bleues pour naviguer directement vers l’annotation qui vous intéresse.

Étape finale / consolidation de l'examinateur principal

Si vous utilisez les modèles de workflow sur la base « Examinateur pricipal», tout examinateur en charge de la dernière étape du workflow sera en mesure de  consolider les annotations finales du document et aussi :

  • ajouter ses propres annotations
  • commenter/ clarifier les autres annotations
  • modifier ou supprimer les annotations ajoutées par les autres examinateurs.

Note: Toutes les annotations originales saisies dans le workflow sont conservées dans le registre de documents comme versions historiques du document.

Consolider des documents après un examen parallèle

Lorsque plusieurs examinateurs utilisent des annotations en ligne ou des fichiers de remplacement dans les étapes parallèles , le document qui est en train d’être révisé sera automatiquement remplacé par un fichier zip contenant tous les fichiers des annotations des différents examinateurs.

Généralement, l’étape suivante dans le workflow consolidera ensuite ces annotations pour les combiner en un seul fichier.

Le moyen le plus simple de faire ceci, c'est de cliquer sur le lien Consolider les annotations ; cela fusionnera toutes les annotations des différents examinateurs dans un seul fichier.

Vous pouvez également le faire en téléchargeant le fichier zip et en consolidant manuellement les commentaires dans un seul fichier. Vous devrez ensuite déposer le fichier consolidé dans le workflow.

Les annotations AutoVue pré-existantes

Toutes les annotations qui ont été créées en utilisant l'ancienne visionneuse (Autovue) sont automatiquement converties en arrière-plan, et seront disponibles sous forme de PDF. Elles seront accessibles au téléchargement, en fichier seul ou zip.

Note:

  • Aconex conservera tous les fichiers originaux des annotations AutoVue, donc s’il devait y avoir un quelconque problème avec la conversion des documents en PDF, ils seront disponibles à la demande.
  • Les annotations AutoVue ajoutées aux fichiers zip ne peuvent pas être converties automatiquement. Par exemple si une annotation a été créée en ouvrant un fichier zip dans AutoVue, puis en ouvrant l'un des fichiers contenus et en y ajoutant une annotation, elles ne seront pas éditées sous format PDF. Cela correspond au comportement du téléchargement Zip actuel avec la fonctionnalité Annotations.

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