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Créer un profil de dépôt de document

Déposez et enregistrez plusieurs documents encore plus rapidement, grâce au remplissage automatique des propriétés des documents à partir de vos noms de fichiers.

Sur la plupart des projets, les noms de fichiers suivent une convention de dénomination stricte et comprennent de nombreuses propriétés de documents.  Pourquoi ne pas configurer un ensemble de règles avec votre convention de nom de fichier, afin qu'Aconex puisse extraire et remplir ces propriétés pour vous, chaque fois que votre profil de dépôt est utilisé.

L'utilisation d'un profil de dépôt de documents est facultative, mais elle vous permettra de gagner du temps lors d'un processus de dépôt de plusieurs fichiers.

  1. Assurez-vous d'avoir ​sélectionné le bon  projet.
  2. Cliquez sur Documents.
  3. Sous Actions cliquez sur  Déposer plusieurs fichiers.
Documents dropdown menu with Multiple File Upload selected
  1. Cliquez sur le bouton Créer un profil de dépôt.
    Note : Vous pouvez également sélectionner un profil existant pour le visualiser ou le modifier, mais dans ce tutoriel, nous allons créer un nouveau profil.
Multi File Upload button
  1. Remplissez les détails pour votre profil de dépôt de documents
ChampDescription
Nom du ProfilCeci est le nom qui apparaîtra dans la liste déroulante de l'écran précédent pour la sélection du profil.
Description du ProfilFournir une description de ce profil de dépôt.
Partager avecSi vous en avez la permission, vous pouvez choisir de partager votre profil de dépôt avec l'ensemble du projet. Sinon, il ne sera partagé qu'avec votre propre organisation.
Utiliser les valeurs par défaut du documentDans la plupart des cas, vous voudrez laisser cette case cochée. Elle vous permet de spécifier des valeurs par défaut pour le remplissage des métadonnées.
Extraire les valeurs du document à partir du nom du fichier(anciennement "Utiliser les noms de fichiers comme numéros de documents") Permet à Aconex de remplir automatiquement les propriétés des documents à partir des noms de fichiers. Choisissez un jeu de règles système ou définissez le vôtre pour plus de flexibilité. Utilisez cette option pour profiter pleinement du remplacement en masse.
Développer les fichiers zipLes fichiers téléchargés dans un zip seront automatiquement extraits.

Pour partager des profils de dépôt avec d'autres organisations, vous devez disposer de la permission "Partager des profils de dépȏt" accordée à votre rôle d'utilisateur.  Demandez à l'Org Admin de votre organisation de vous accorder cette permission.

Utilisation des valeurs de document par défaut

Dans cette section, sélectionnez toutes les balises que vous souhaitez appliquer à vos documents.

Utilisez les champs jaunes uniquement à titre indicatif. Contrairement aux autres sections de l'application web Aconex, vous n'avez pas besoin de remplir tous les champs marqués en jaune.

Ne remplissez que les champs où vous souhaitez que vos sélections soient appliquées à tous les documents que vous déposez. 

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer" pour sauvegarder votre profil

Second section of the Upload Profile screen

Dans cette image, nous avons créé un profil de dépôt de documents pour les documents qui présentent les caractéristiques suivantes : Plans (Drawings), Approuvés (Approved) et Architecture (Architectural). Lorsque nous utilisons ce profil pour télécharger des documents, nous devons ajouter manuellement un Titre, un Numéro de révision et une Date de révision pour chaque document.

Choisissez votre méthode de saisie des valeurs des documents

Les règles spécifiques au système détectera le Numéro de document et la Révision à partir des schémas de noms de fichiers suivants :

Nom du fichierNuméro de documentRévision
AB152(A).dwgAB152A
AB152.dwgAB152Numéro de révision suivant
AB-152_A.dwgAB-152A
A-001-A.dwgA-001A
A-001.dwgA-001
AB_MECH_152_A.dwgAB_MECH_152A
AB-152_a.dwgAB-152A
AB-152(a).dwgAB-152A
AB-152[a].dwgAB-152A

Les Règles personnalisées vous permettent de configurer votre propre schéma et de sectionner le nom du fichier pour saisir de nombreuses valeurs du document.

Types de champs de documents pris en charge :
• Texte
• Zone de texte
• Liste de sélection (simple)
• Numéro du document

Les valeurs des champs de documents (telles que les Disciplines) doivent déjà exister dans votre projet pour qu'elles puissent être appliquées - si vous avez besoin d'ajouter d'autres valeurs, demandez au Project Admin.

Séparateurs :

Sélectionnez quels symboles (tels que le trait d'union ou le soulignement) sont utilisés comme séparateur pour identifier les valeurs dans votre nom de fichier.

Ignorer certaines parties du nom du fichier :

Ignorez les parties de votre nom de fichier qui ne sont pas nécessaires pour remplir les champs du document. Par exemple, vous pouvez utiliser un numéro de séquence dans votre nom de fichier, qui ne fait pas partie des valeurs de votre document. Sélectionnez "Ignorer" pour cette partie du nom de fichier afin de l'ignorer et de continuer avec le reste du nom de fichier.

Utiliser dans le N° de document :

Cochez cette case pour chaque valeur qui sera utilisée pour définir le N° de document.

Extraire les valeurs du document à partir du nom du fichier par rapport aux valeurs de document par défaut :

Ces deux fonctionnalités peuvent fonctionner ensemble dans votre profil de dépôt. Les valeurs par défaut sont appliquées en premier, puis si un ensemble de règles personnalisées existe pour une valeur donnée, le système l'écrase.

Exemple d'un jeu de règles personnalisées

Prenons le nom de fichier suivant : AIR-1815-1-B-Approved-Ventilation Level 1.dwg

Ce nom de fichier contient le numéro du document, la révision et de nombreuses autres valeurs importantes qui sont séparées par un trait d'union (-).

Pour plus de clarté, découpons le nom du fichier en sections à chaque trait d'union, afin de voir les champs qui peuvent être extraits et saisis :

Section Nom du fichierChamps Format/Document
AIRUtiliser dans le N° de document
1815Utiliser dans le N° de document
1EtageUtiliser dans le N° de document
BRévision
ApprovedStatut
Ventilation Level 1Titre

Aconex sait qu'il faut ignorer l'extension de fichier (dans ce cas, .dwg).

Nous sommes maintenant prêts à construire notre ensemble de règles personnalisées selon l'image suivante :

Nous avons utilisé une combinaison du jeu de règles personnalisées et des valeurs par défaut, ce qui permet de saisir de nombreuses valeurs et de réduire le temps passé à saisir les valeurs manuellement.
Assurez-vous de sauvegarder votre profil !

Désormais, lorsque je dépose mes fichiers et que je sélectionne mon nouveau profil de dépôt, ils apparaissent dans les fichiers temporaires avec les métadonnées remplies comme prévu. Nous allons télécharger plusieurs fichiers pour démontrer la puissance de cette fonctionnalité.

uploading several files
the files are available in temp files with metadata populated by our profile

Utilisation de votre profil de dépôt de documents

Maintenant que vous avez créé et enregistré votre profil de dépôt de documents, vous pouvez l'utiliser lorsque vous effectuez un dépôt de plusieurs fichiers.

Vous pouvez créer de nombreuses combinaisons différentes de jeux de règles, pour s'adapter à de nombreux schémas de noms de fichiers.

Allez-y et essayez l'extraction de noms de fichiers sur votre projet dès aujourd'hui !

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