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Créer plusieurs documents substituables en une seule fois

Vous avez besoin de créer de nombreux documents substituables dans Aconex en une seule fois? L’utilisation de l’outil de traitement en masse vous fera gagner du temps

Comment ça marche ?

  • Remplir tous les détails de vos documents substituables dans le modèle de métadonnées.
    Vous ne savez pas exactement ce qu’est un modèle de métadonnées ? Vous pouvez voir l’explication ici - Qu’est-ce qu’un fichier de métadonnées ? - Mais nous allons également vous donner un aperçu de la démarche dans cet article.
  • Tester votre modèle
  • Exécuter un traitement en masse afin de créer des documents substituables dans votre Registre de Documents.

Etape 1 - Créer et télécharger un fichier de métadonnées

  1. Cliquer sur Documents
  2. Sous Actions cliquer sur Traitement en Masse
Document bulk processing
  1. Cliquer sur le bouton  Nouveau traitement en masse.
  1. Cliquer sur le bouton Modèle de Métadonnées.
  1. Cliquer sur  Enregistrer le Fichier.
    Ceci enregistrera le fichier dans votre ordinateur ou votre réseau local, en fonction de la configuration de votre ordinateur. Par défaut, le fichier sera appelé TemplateMetadata.xls.

Etape 2 – Saisir les détails pour vos documents substituables dans le fichier de métadonnées

Vous pouvez couper et coller l’information à partir d’autres systèmes comme les systèmes de DAO.

  1. Ouvrir son fichier de modèle de métadonnées.
  2. Remplir tous les champs obligatoires. Ils s’affichent en caractère gras dans votre fichier.
  3. Vous pouvez également remplir tous les champs optionnels du modèle dont vous avez besoin mais nous recommandons de remplir les champs obligatoires autant que possible.

Considérez remplir une des lignes facultatives dans votre feuille de calcul avec une balise comme placeholder ouPO. Vous pourrez rechercher en utilisant cette balise dans le futur pour retrouver tous les documents substituables de votre projet.

  1. Enregistrer votre fichier de métadonnées dans le format de fichier CSV. Pour enregistrer un fichier Excel sous CSV, cliquer Fichier > Enregistrer Sous > et choisir format CSV

Etape 3 - Testez votre modèle

C’est important de tester votre modèle de métadonnées.

Vous pouvez exécutez autant de tests que vous le souhaitez.

  1. Cliquer sur Documents.
  2. Sélectionner Traitement en Masse.
  3. Cliquer sur le bouton Nouveau Traitement en Masse.
  1. Dans le champ Titre, donnez un nom à votre traitement en bloc. Ceci signifie que vous pourrez revenir et compléter cette tâche plus tard si vous subissez une interruption.
  2. Cliquer sur le bouton  Fichier de Métadonnées.
  1. Cliquer sur le bouton Ordinateur/Réseau local
  2. Cliquer sur Parcourir
  3. Sélectionner votre document de modèle de métadonnées
  4. Cliquer Insérer en pièce jointe
  1. Cliquer sur le bouton Tester.
  1. Cliquer sur le bouton Actualiser.

Refresh button
  1. Vous verrez s’afficher un fichier à côté de la section Fichier trace.
    Ouvrir le rapport.
  1. Dans la dernière colonne de votre modèle, vérifier la colonne Résultat.
    • Si tout a été enregistré correctement – alors passez à l’étape suivante.
    • S’il y a une erreur, veuillez la corriger dans le fichier de votre modèle et retournez au début de l’étape 3 de ce guide.
result okay

Etape 4 - Exécuter le traitement en masse

Maintenant que vous avez configure et testé votre modèle vous pouvez créer les documents substituables dans votre registre de documents.

  1. Cliquer sur le bouton Exécuter. Ceci lancera la tâche de traitement en masse.
run the job
  1. Cliquer sur Actualiser.Un rapport s’affichera.
  2. Ouvrir le rapport pour vous assurer que tous les documents substituables ont bien été marqués comme OK.

Vos documents substituables ont été créés

Vous pouvez vérifier que les documents substituables ont été créés dans votre registre de documents en recherchant les numéros de document.

check placeholders

Nous avons recherché dans le registre de documents en utilisant le numéro de document. Vous pouvez voir que le document substituable, ainsi que les détails nous avons saisis dans le modèle à l’étape 2, a bien été créé.

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