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Déposer et remplacer plusieurs documents en utilisant l’outil de Traitement en Masse

Remplacer des centaines de documents en masse en utilisant un modèle de métadonnées.

Si vous travaillez avec une grande quantité de documents, la manière la plus facile de les télécharger (dans Aconex) et de les remplacer dans le Registre de Documents c’est d’utiliser un fichier de métadonnées.

Voici comment ça fonctionne :

  1. Créer et télécharger un fichier de métadonnées.
  2. Taper les détails pour vos documents mis à jour dans le fichier de métadonnées.
  3. Télécharger vos documents dans la section des Fichiers Temporaires.
  4. Tester votre modèle.
  5. Exécuter un traitement en bloc pour déplacer les fichiers mis à jour dans votre Registre de Documents (ainsi que les données mises à jour).

Etape 1. Créer et télécharger un fichier de métadonnées

  1. Cliquer sur Documents
  2. Sous Actions cliquer sur Traitement en Bloc.
  3. Cliquer sur le bouton the Nouveau Traitement en Bloc.
Click the New Bulk Process button
  1. Donner un nom à cette action en remplissant le champ du Titre. Ainsi vous pourrez la retrouver facilement si vous revenez plus tard pour la finaliser. Ceci permettra également d’avoir des rapports de documents plus précis et utiles.
  2. Cliquer sur le bouton Modèle de Métadonnées.
Metadata Template button
  1. Cliquer Enregistrer Fichier.  

Cette action enregistrera le fichier dans votre ordinateur ou votre réseau local, en fonction de la configuration de votre ordinateur. Le fichier sera appelé par défaut TemplateMetadata.xls.

Etape 2.Taper les détails pour vos documents mis à jour dans le fichier de métadonnées

Ensuite, remplir l’information de mise à jour pour les documents.

Pour faciliter cette tâche, vous pouvez couper et coller l’information d’autres systèmes comme les systèmes CAO si vous le souhaitez.

Notez que l’information dans votre fichier de métadonnées écrasera toute information qui est enregistrée pour ces documents dans le Registre de Documents.

  1. Ouvrir votre fichier de métadonnées.  
  2. Remplir tous les champs obligatoires. Ils sont affichés en caractères gras dans votre fichier.
  3. Dans le champ Fichier, taper le nom complet du fichier du document, y compris le type de pièce jointe. Par exemple, 581-AWD-278C.pdf.
  4. Remplir les autres champs restants autant que possible dans le modèle selon vos besoins. 
  5. Vérifier que les numéros de document enregistrés soient corrects dans votre fichier de métadonnées. Si le numéro ou la lettre de révision pour un document donné dans votre fichier de métadonnées est plus haut que la révision qui est stockée dans Aconex, le système peut remplacer le document pour vous lorsque vous exécutez ce traitement en bloc.
Filling in the metadata template
  1. Enregistrer votre fichier de métadonnées dans le format de fichier CSV. Pour enregistrer un fichier Excel comme CSV, cliquer sur  Fichier > Enregistrer sous et dans le sélecteur de  Format, choisir CSV.

Etape 3. Télécharger vos documents dans la section des Fichiers Temporaires.

Il existe deux méthodes pour télécharger vos fichiers dans Aconex :

A la fin de chacun des procédés, une confirmation s’affichera pour vous indiquer que les fichiers sont disponibles dans la section des Fichiers Temporaires.

Etape 4. Tester votre modèle

Ensuite, tester son modèle de métadonnées.

Lorsque vous téléchargez et testez le modèle de métadonnées, il :

  • vérifiera l’information que vous avez entrée dans la colonne Fichier de votre modèle
  • recherchera le fichier correspondant que vous venez juste de télécharger dans les Fichiers Temporaires
  • vérifiera le Numéro de Document de ce fichier
  • cherchera le Numéro de Document existant dans votre Registre de Documents.
  1. Cliquer sur le bouton Nouveau Traitement en Bloc.
New Bulk Process button
  1. Donner un nom à cette tâche en cours de traitement en remplissant le champ du  Titre. Ainsi vous pourrez la retrouver facilement si vous revenez plus tard pour la finaliser.
  2. Cliquer sur le bouton Fichier de Métadonnées.
Bulk process job information
  1. Cliquer sur le bouton  Ordinateur/réseau local.
  2. Cliquer sur Parcourir.
  3. Sélectionner votre document de modèle de métadonnées.
  4. Cliquer sur Insérer.
  5. Vous pouvez apporter des modifications aux règles par défaut de traitement en bloc si besoin est, en cliquant sur le bouton  Règles.Dans la plupart des cas, vous n’aurez pas besoin de modifier les paramètres par défaut. Si vous n’opérez qu’à un remplacement de documents, il vaut peut-être mieux sélectionner la règle sur les remplacements de documents seulement.
RègleDescription
Mode de Traitement
Auto (défault)Si le numéro de document existe déjà dans le registre alors procéder au remplacement du document, autrement le télécharger dans Aconex.
Remplacer les Documents SeulementSi un numéro identique n’existe pas, une erreur est enregistrée.
Charger les Nouveaux Documents SeulementSi un numéro de document identique existe déjà, une erreur est enregistrée.
Si une erreur survient
Passer et continer l’exécution (par défaut)Ne traite pas le document à l’origine de l’erreur, et arrête le traitement en bloc.
Abandonner l’exécution à partir de cette ligneNe traite pas le document à l’origine de l’erreur, et arrête le traitement en bloc.
Nettoyer automatiquement les détails de cette exécutionRetire les détails de cette tâche — le titre, le fichier de métadonnées, le log de l’erreur et toute règle configurée. N’affecte ni les documents ni l’historique du registre des évènements.
Notifications par emailEnvoie une notification par email lorsque le processus se termine.
  1. Cliquer sur le bouton Tester.
  2. Cliquer sur le bouton  Actualiser. Vous verrez s’afficher un fichier à côté de la section Fichier trace.
  3. Ouvrir ce fichier.
  4. Vérifier la colonne  Résultat dans le fichier trace.
  5. Si tout est valide, continuer vers l’étape suivante.
    S’il y a des erreurs à corriger :
    1. Modifier votre fichier de métadonnées.
    2. Dans Aconex, cliquer sur le bouton Copier pour créer une nouvelle tâche avec les mêmes informations.
    3. Répéter cette procédure à partir de l’étape 4 avec votre fichier de métadonnées mis à jour.

Etape 5. Exécuter le traitement en bloc

Maintenant que vous avez tout configuré et testé, vous pouvez exécuter la tâche de traitement en bloc.

  1. Cliquer sur le bouton Exécuter pour lancer le traitement.
Run button
  1. Cliquer sur le bouton Actualiser.
  2. Ouvrir le rapport du fichier trace.
  3. Vérifier que la marque Ok est appliquée pour tous les documents dans la colonne des Résultats.

Tous vos fichiers ont été à présent téléchargés et remplacés. 

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