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Déposer et remplacer des documents en utilisant l’outil de Dépôt de Plusieurs Fichiers

Utilisez l’outil de Dépôt de Plusieurs Fichiers pour remplacer un nombre raisonnable de documents en lots.

L’outil de Dépôt de Plusieurs Fichiers facilite le remplacement de petits lots de documents dans votre Registre de Documents.

Le processus comprend deux parties :

  1. Déposer vos documents dans la section des Fichiers Temporaires d’Aconex.

  2. Utilisez-les pour remplacer les versions précédentes des documents en utilisant la fonctionnalité de Remplacement en Masse.

Déposer ses documents (dans Aconex)

  1. Sélectionner le projet en utilisant le sélecteur de projets.

  2. Cliquer sur Documents à partir du Menu Module puis sélectionner Déposer Plusieurs Fichiers
Selecting Multi File Upload
  1. Vous avez deux options pour déposer dans Aconex vos documents révisés :

  2. A la fin de chaque processus de téléchargement, vous verrez s’afficher une notification vous confirmant que les fichiers sont disponibles dans la section des Fichiers Temporaires.

  3. Cliquer sur Afficher les fichiers que j’ai téléchargés aujourd’hui.
Click to see the files you've uploaded
  1. Vous verrez s’afficher une liste de tous les fichiers que vous avez ajoutés dans la section des Fichiers Temporaires.

Remplacer les versions précédentes de document automatiquement en utilisant l’outil de Remplacement an Masse

  1. Cocher la case en face de Afficher les candidats au remplacement. Ceci filtre la liste des fichiers pour vous montrer seulement ceux qui, basés sur les noms de fichier que vous avez déposés, peuvent être appariés avec les numéros de doc. pour ces documents se trouvant déjà dans votre Registre de Documents.
Showing supersede candidates
  • Si les documents que vous venez de déposer apparaissent dans la liste, continuez jusqu’à l’étape 2 pour remplacer automatiquement les versions précédentes.
  • Si les documents que vous venez de déposer ne sont pas dans la liste, vous devrez remplacer les versions précédentes manuellement.
  1. Sélectionner les documents que vous souhaitez utiliser pour remplacer les docs se trouvant dans votre registre, et ensuite cliquer sur Outils/Remplacement en Masse.
  1. A l’écran de Remplacement en Masse, vous verrez que les détails pour chaque fichier ont été partiellement complétés autant que possible. Vérifier que les détails pour chacun des éléments sont bien corrects et apporter les modifications au besoin.
Checking the document metadata

Mettre à jour les métadonnées en masse

Pour modifier les métadonnées de plusieurs fichiers en une seule action, cliquer sur le bouton Afficher le panneau Copier-vers et compléter les champs concernés. Pour appliquer les modifications, veuillez opérer à l’une des 2 actions suivantes :

  • cliquer sur Copier partout, ou bien

  • cocher les cases de certains fichiers et cliquer sur le bouton Copier dans la Sélection
    1. Lorsque vous êtes prêt à ajouter des fichiers dans le registre, cliquez sur  Remplacer les  Documents. Vous verrez s’afficher un message de confirmation lorsque le remplacement est terminé.

    Remplacer les versions précédentes d’un document manuellement en utilisant l’outil de Remplacement en Masse

    Si Aconex ne peut pas trouver de candidats à remplacer parmi les fichiers que vous venez de déposer, c’est parce que les noms des fichiers ne trouvent pas de correspondance avec ceux qui existent déjà dans votre registre.

    Il vous faudra faire correspondre les documents nouvellement déposés aux versions précédentes qui se trouvent dans le registre. Voici comment s’y prendre.

    1. Dans le menu module, double-cliquer sur Documents.

    2. Rechercher les documents que vous souhaitez remplacer.

    3. Dans les résultats de la recherche, cochez la case de chaque document que vous souhaitez remplacer.
    Slecting the documents you want to use to supersede others
    1. Cliquer sur le bouton Outils et sélectionner Remplacement en Masse.
    1. Défiler vers la colonne Fichier.
    2. Cliquer sur l’icône trombone.
    Clicking on the paperclip
    1. Une fenêtre apparait, montrant le contenu de la section des Fichiers Temporaires, sélectionner le fichier de remplacement dans la liste et cliquer sur OK.
    1. Remplir tous les champs obligatoires pour chaque document. Les champs obligatoires sont marqués en jaune.
    2. Remplir les autres champs comme il convient. Il vous faudra défiler vers la droite pour visionner tous les champs.
    Filling in the details for each document

    Mettre à jour les métadonnées en masse

    Pour modifier les métadonnées de plusieurs fichiers en une seule action, cliquer sur le bouton Afficher le panneau Copier-vers et compléter les champs concernés. Pour appliquer les modifications, veuillez opérer à l’une des 2 actions suivantes :

    • cliquer sur Copy partout, ou bien
    • cocher les cases de certains fichiers et cliquer sur le bouton Copier dans Sélection
    1. Une fois que vous aurez mis à jour toutes les données pour tous les fichiers que vous remplacez, cliquez le bouton Remplacer les Documents. Vous verrez un message de confirmation s’afficher lorsque le remplacement est terminé.

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