规划、创建并将邮件表单和受限字段应用到您的项目中。
邮件表单和受限字段使邮件更加可自定义。通过使用项目字段，您可以自定义每种邮件类型上的数据录入字段，并决定这些字段是适用于所有组织还是仅适用于您自己的组织。
邮件表单：
受限字段：
注意: 邮件属性是可多选字段，也可以使用，但它们在所有邮件类型中可见，且不能重新命名。
创建有用的邮件表单和受限字段的第一步是对其进行规划。
首先，查看项目的报告需求。 这些需求将帮助你了解需要哪些字段以便进行报告。
邮件表单和受限字段中有六种不同类型的字段：是/否、日期、文本、文本区域、数字和单选列表。 你需要根据具体情况选择合适的字段类型，并根据项目需求进行结构化设计。 因此，考虑你需要捕获的信息及其最佳捕获方式非常重要。
你可以将某个字段应用到任意多个邮件类型。 在规划过程中，请考虑是否希望在不同邮件类型之间重用该字段并进行报告。
你可以对每个字段设置限制，以规范项目参与者填写信息的方式。
随着项目的推进，邮件表单将帮助你捕捉重要的项目数据，因此在创建字段之前，务必考虑项目的搜索和报告需求。
规划邮件表单和受限字段时：
查看你为项目设置的邮件类型。哪些邮件类型可能会包含特定的标准数据？
为每种邮件类型列出这些信息。
考虑项目参与者在报告中如何使用这些信息。你需要对数据施加哪些限制或规范（例如长度单位、日期、货币、保密性等）以支持报告需求？
在每条信息旁边注明这些规范。
查找具有相同目的且规范相同（或非常相似）的信息。你是否可以创建一个字段来捕获这些信息，并在多个邮件类型中使用？
根据项目需求，将字段列表分为单次使用字段和可重复使用字段，并注明每个字段适用的邮件类型。
为受限字段单独创建一个列表，这些字段将在你的组织内保持保密。
邮件表单字段和工具提示的字符限制如下：
选择字段标签时非常重要。
当你在“新建字段”窗口输入标签时，字段名称会自动为你生成。
虽然字段标签会显示给项目参与者，可以更改，但字段名称不能更改。字段保存后，字段名称将被固定，且无法修改。
这确保项目管理员始终了解字段的初衷，并能确保标签合适。
例如，如果你创建了“成本净额”和“成本总额”字段，将其中一个标签改为“成本”，可能会在项目报告时引起混淆。
因此，在规划阶段选择字段标签非常重要，应该在开始在 Aconex 中创建字段之前完成。
选择一个能反映字段用途的名称。例如，如果字段用于记录成本，名称中应包含成本相关信息。
为了确保字段能在多种邮件类型中复用，最好使用更通用的名称（例如，使用“成本影响”而不是“RFI成本影响”）。
需要在复用字段和跟踪报告项目特定元素的需求之间找到平衡。
请记住，一旦创建并更改字段标签，新的标签会应用于该项目中所有使用该字段的邮件类型。
现在您已经了解每个字段的用途以及它们的名称。
接下来，确定您将如何规范项目参与者可以输入的信息。
您可以从六种字段类型中选择：
是/否
日期
文本
文本区域
数字
单选列表
对于每种字段类型，您都可以设置工具提示，向用户提供有关如何填写该字段的更多信息。
对于文本字段，您可以设置最小和最大长度。默认最大长度为60个字符，但您可以设置更低的最大限制，以及一个或多个字符的最小限制。
对于数字字段，您可以设置数据类型并选择使用的单位。
请注意，文本字段（Text）和文本区域字段（Text Area）可使用的字符数不同。
对于单选字段，您需要添加用户可以选择的选项。如果需要，您可以从其他程序（如 Word 或 Excel）中粘贴这些选项。
