开始使用文档流程

为什么您会喜爱文档流程

• 强大的意见管理。审核人可以将问题、疑问和意见作为文档上的“问题”提出。这些问题会在文档的每次审核过程中不断累积。它们在一个独立的注册区中进行跟踪和管理。项目字段也可应用于问题，以便在审核期间收集特定的反馈。
• 更快的流程管理。 只需点击几次，即可使用审核矩阵批量更新审核规则。
• 通过基于规则的文档路由减少错误。单次操作即可启动跨多个专业的审核。系统会根据每份文档的元数据，自动将文档路由给相应的审核人。
• 审核状态一目了然。快速查看文档交付物的状态，并轻松启动后续审核。
• 灵活的审核结果。为每次审核创建多达 20 种不同的审核结果。
• 更智能的搜索。所有文档元数据和项目字段均作为可搜索字段列入，使跟踪和报告变得轻而易举。

谁可以使用文档流程？

默认情况下，所有项目都禁用文档流程。一旦“项目管理员”启用了该功能，您就可以在顶部主导航菜单中找到“文档流程”。该功能对项目中的所有机构可见，但只有拥有相应权限的用户才能通过它发起审核。
“文档流程”中的权限与 Aconex 的其他模块一样，授予给“用户角色”。注：审核文档不需要特定权限。项目中的任何人都可被添加为审核人。

用户角色权限包括：

• 发起文档流程：启动文档流程审核。
• 文档流程管理员：管理贵机构的所有文档流程审核。
• 共享保存的搜索：与您的机构或项目共享搜索。
• 编辑/删除共享的保存搜索:编辑或删除保存的搜索。
• 创建/编辑审核矩阵：在审核矩阵中创建或编辑审核流程（规则）。注： 项目所属机构负责在审核矩阵中配置审核流程。他们也可以允许其他机构进行此配置。

谁可以看到“文档流程”菜单？

默认情况下，所有项目的文档流程功能都是禁用的。一旦项目管理员启用该功能，您就能在顶部主导航菜单中找到“文档流程”。它会出现在项目中的所有机构菜单中，但只有拥有权限的用户才能使用它发起审核。

在该菜单下，您可以找到以下选项：

• 分配给我的步骤：审核人使用此界面审核文档。他们可以查看所有审核流程中哪些步骤需要他们处理。他们可以添加意见、修订标记，并提供审核结果（如果他们是首席审核人）。请参阅“在文档流程中审核文档”。
• 分配给我的问题：发起人和其他被分配人在此查看分配给他们的问题并做出相应回复。请参阅“在文档流程中回复问题”。
• 审核步骤：查看贵机构参与的所有审核流程中的所有步骤。
• 审核问题：查看贵机构参与的所有审核流程中的所有问题。
• 交付物：这是流程所有者跟踪其交付物的地方。他们可以提供 QA 结果、添加审核人、跳过步骤或终止审核。请参阅“在文档流程中管理审核”。
• 审核矩阵：项目所属机构在审核矩阵中为项目配置审核流程/规则。如果需要，他们也可以允许其他机构配置审核矩阵。请参阅“为文档流程创建和管理审核规则”。

文档流程中的角色

在文档流程审阅中，有不同类型的人员参与。每个人都有各自的责任范围。

初始设置

在您的项目中使用文档流程之前，需要进行一些配置。


第一步：配置审核结果和问题元数据

项目业主机构的项目管理员：

• 配置审核结果。这些是主审核人为将审核推进到下一步而选择的选项，例如“已批准”或“已拒绝”。
• 配置问题元数据将项目字段分配给问题类型，以捕获审核人的特定信息。
• (（可选）授予其他机构在审核矩阵中创建和编辑规则的能力（通过矩阵设置）。

第二步：分配权限

• 项目拥有者机构的机构管理员向其机构中负责配置项目审核规则的用户授予创建/编辑审核矩阵权限。注意：如果已授权另一个机构管理审核矩阵，该机构的管理员也应将此权限分配给需要访问权限的用户。
• 每个机构的机构管理员为需要发起和管理审核的用户提供相应的权限。

第三步：在审核矩阵中配置审核规则

• 来自相应机构且拥有“创建/编辑审核矩阵”权限的用户在项目的审核矩阵中配置审核规则。
• 审核规则根据文档的元数据决定谁需要参与审核。

文档流程是如何工作的？

1. 流程发起人为文档启动审核。
2. 文档通过将其元数据与审核矩阵中配置的规则进行匹配，被路由到审核流程中。这将创建一个交付物，即所审核文档的呈现形式。
3. 流程负责人检查文档并选择质量保证（QA）结果为“已接受”，以允许审核继续进行。
4. 审核人收到通知，告知他们有待完成的审核任务。
5. 审核人在文档上固定问题，以提供他们的注释、修订标记和其他反馈。
6. 主审核人选择一个审核结果 （例如：核准但有意见），将审核推进到下一阶段。
7. 在审核期间，流程负责人通过 跳过步骤或 添加更多审核人来确保流程按计划进行。
8. 审核完成时，问题要么分配给提交人进行处理，要么由流程负责人手动分配。
9. 问题会被重新分配或得到答复。如果需要，它们可以保持开启状态，并将在文档的下一次审核中保持固定状态。
10. 在处理完问题后，提交人或流程发起人可以决定在文档注册区中更新文档，并/或启动另一次审核以获取更多反馈。
11. 如果流程负责人想要在不包含先前问题的情况下对文档启动新审核，他们可以关闭交付物。

文档流程与工作流有何不同？

工作流和文档流程均可用于您项目中的文档审核。它们分别与文档注册区集成，但彼此之间不互集成。了解其中的主要区别和优势。

术语表

• 文档流程: Aconex 中的功能/模块，旨在帮助您跨机构实时管理文档审核并跟踪意见。
• 交付物： 审核流程中单个文档的呈现形式。启动文档审核时，若不存在交付物则会创建一个。交付物保持开启状态，并在每次审核中重新发布，以持续收集意见并协调问题。
• “交付物”界面：“交付物”界面显示所有当前正在审核或此前已审核的文档。流程负责人或文档控制员在此管理文档审核，以确保流程按计划进行。
• 审核结果： 对审核步骤的响应。只能由主审核人应用。参见“配置审核结果”。
• 问题： 由审核人和主审核人针对文档提出，用于收集意见、修订标记和反馈。问题被分配给提交人，由其进行答复、解决或重新分配。可以向问题添加项目字段，以帮助收集所提出问题的详细信息。在每次审核期间，问题会针对文档持续累积，且无需在下一次审核开始前关闭。在行业内，问题通常被称为“意见 (Comments)”，因此在讨论此功能时，这两个术语有时会互换使用。
• 修订标记: 通过文档查看器添加到文档中的标注。审核人和主审核人在审核过程中提出问题时可以添加修订标记。
• 审核矩阵：在此处配置哪些文档需要审核以及由谁审核的规则。可以直接在矩阵中批量创建和更新规则，也可以使用可视化流程构建器。如果您以前使用过“工作流”，这类似于创建工作流模板（添加步骤和审核人）。
• 规则: 在审核矩阵中配置的审核规则。这些规则根据文档元数据决定哪些文档需要审核以及由谁参与审核。

常见问题解答

• 工作流会被关闭吗？ 不会。工作流和文档流程在您的项目中都可以使用。请参阅文档流程与工作流有何不同。
• 我可以同时使用文档流程和工作流吗？ 可以。但如果您选择两者都使用，则应制定明确的指南，规定在何种情况下使用哪种功能。请参阅文档流程与工作流有何不同。
• 文档流程和工作流可以协同工作吗？ 不可以。工作流和文档流程分别独立地与文档注册区集成，但彼此之间互不集成。
• 我可以开启或关闭文档流程吗？项目管理员可以启用或禁用文档流程。如果在您的项目中已启用该功能，您可以通过管理权限来阻止您机构中的用户使用该功能发起审核。
• 该功能如何授权？ 文档流程不单独授权。它适用于所有项目。