サポートセントラル
定期的な見直しが重要な理由と、まだシステムがない組織の場合、どのようにシステムを導入するべきかについてご紹介します。
プロジェクトのアセットというと、構造躯体やシステム、設備などを指すことが多いようです。しかし、実際には、プロジェクト参加者が作成し、Aconexに入力した記録、文書、メタデータ、メールなど、すべての情報が事業資産とみなされるべきものです。これらの資産の内容、量、質、状態は、プロジェクトにおける意思決定に大きく影響します。
そのため、プロジェクトで確固たる記録情報管理の方針と手順を策定しておくことが重要です。しかし、多くの組織が忘れがちなのは、手順を整えるだけではなく、記録情報管理の方針を定期的に見直すことも必要だということです。
新たな作業方針が増えることは、誰も好みませんが、プロジェクト資産を確実に記録するためには、確認が必要です。確認することによって、以下の項目について明確にすることができます。
お客様の組織やプロジェクトでは、記録を確認するための枠組みや方法が既にあるかもしれませんが、もしそうでない場合は、以下の表を参考にしてAconexでファイルや文書を確認することができます。
「はい」より「いいえ」が多かった場合は、プロジェクト資産に関する問題に直面するリスクが高まります。プロジェクト情報の改善と保護に向けて、今のうちに対策を講じておきましょう。
| メール | 文書 |
|---|---|
| • プロジェクト関連のメールはすべてAconexで送受信されており、ユーザー個人のメールボックス（アウトルック、Gメールなど）にはない。 | • 文書が、文書管理プロトコルに従って適切かつ正確なメタデータ（規定の文書番号を含む）でタグ付けられているか？ |
| • メールタイプの「一般メール」の使用は最低限にとどまっているか。 | • リビジョン番号は、文書番号と一緒ではなく、別のフィールドに入力されているか。 |
| • 特定プロセスの開始と返答に、適切なメールタイプが使用されているか。 | • 文書タイトル（摘要）の表記が正しいか？文書は、キーワードで簡単に検索できるか？ |
| • 対応や返答が必要なメール（未処理や期限超過のアイテム）は適切に管理されているか。 | • 同じ属性の文書（例：建設用の建築図面）を検索したときに、文書保管箱に正確な結果が表示されるか？ |
| • 「返答が必要」の項目は適切に使用されているか。 | • 文書を最新版に更新する際に、正しい機能（更新など）が使用されているか？ |
| • 正確に追跡・報告できるように、要返答/要対応メールが「完了済」にされるようになっているか？ | • 新規リビジョンが、別の文書番号で別個の文書として登録されていないか？ |
| • メールは正しい受信者に送信されているか？ | • 正しい文書が、それを共有すべき組織に送付されているか？ |
| • メールが過剰な受信者に送信されていないか？ | • 審査や承認が必要な文書を追跡するプロセスが導入されているか？ |
| • 宛先/Cc項目が適切に使用されているか？ | • 特定の文書を誰が承認したかに関する情報を見つけることができるか？ |
| • 図面、仕様書、その他の管理文書は、送付状で配信されているか？添付ファイル付きメールを確認する。 | • 機密文書が適切に扱われているか？ |
| • チームが簡単にアクセスできる有意義なメールレポートがあるか？ | • チームが簡単にアクセスできる有意義な文書レポートがあるか？ |
| • 「下書き」セクションは定期的に整理されているか？ | • 「一時保存ファイル」セクションは定期的に整理されているか？ |
