メールを作成して送信

メールを作成

1. モジュールメニューのメールをクリックして、新規作成欄からブランクメールを選択します。

2. タイプ欄からメールのタイプを選択してください。メールタイプを選択すると、そのメールタイプに設定された必須項目にアスタリスクマークが表示されます。

3. 以下のいずれかの方法で宛先 フィールドやCc フィールドにメール受取人を入力します。

• ユーザー名またはグループ名の一部、あるいはすべてを入力してからエンターキーを押すると、該当する名前が追加されるか、候補リストから選択します。
• 宛先またはCcのリンクをクリックして、ディレクトリ内で検索します。詳細は、メールに受信者を追加をご参照ください。

4. 必要に応じて文書やプロジェクトメール、ローカルファイルをメールに添付します。

5. 必要に応じて属性のドロップダウンをクリックして、各属性の値を選択します。属性を使用しないプロジェクトもあります。

6. 「返答が必要」 リストから、返答の種類を選択し、返答期限日を選択します。これでメールのステータスが設定されます。
   
   ステータスは各受信者ごとに異なります。

• • 日付を選択すると、各宛先受信者または同じ組織内の誰かが返答するまで、そのメールには「未処理」ステータスが設定されます。期日を過ぎると、ステータスは自動的に「期限超過」になります。
  • Cc受信者は、返答する対象となっていないため、そのメールのステータスは「該当なし」と表示されます。  
  • 期限を設定しない場合、メールのステータスはすべての受信者に対して「該当なし」となります。

7. 件名フィールドに、後でこのメールを検索する際に容易に見つけられるような、内容に関する意味のある件名 を入力します。

8.  メール詳細欄がある場合は、詳細を入力します。必須項目は赤いアスタリスクマークが付いています。詳細欄の情報が多いほど、このメールの検索やレポート作成が容易になります。

9. （オプション）設定されている場合は、事前設定済みの自動テキストをメール本文に追加できます。

• テキストを追加したい場所にカーソルを置きます。
• リストから自動テキスト名を選択します。必要に応じて複数の自動テキストアイテムを追加できます。

10. （オプション）デフォルトの メール署名が設定されている場合、メール本文に表示されます。複数の署名を作成した場合は、別の署名を選択できます。

11. メール本文を完成させます。メッセージをタイプ入力するか、テキストや画像を貼り付けることができます。テキストに書式を適用するには、書式メニューを使用します。

12. (オプション）メールを後で送信する場合は、「下書きに保存」をクリックします。下書きに保存したメールは、所属組織の誰もが閲覧、編集、削除できます。
13. 送信 ボタンをクリックします。送信したメールは、（機密メールにしていない限り）すべての受取人組織で利用可能になります。