文書、送付状、メールの違いは？

文書

文書は、様々な人々によって変更または更新されるプロジェクトに関する情報のデジタル記録です。

プロジェクト関連図書には、図面、スケジュール、仕様書などがあります。文書は、Aconexの文書保管箱に保管されます。

組織の文書保管箱に文書をアップロード すると、組織内のだれもがアクセスできるようになります。そのため、共同作業がしやすくなり、だれもが最新バージョンを使用して作業を進めることができます。

同じプロジェクトの他組織は、意図的にその組織宛に文書が送付されるまでその文書を共有することができません。文書を送付する際は、メールタイプの「 送付状」を使用します。

デフォルト設定では、送付状で送信された文書は自動的に送信先組織の文書保管箱で共有されます。そのため、送付した文書はすぐに送信先組織の全ユーザーに表示されます。

送付状

送付状は、更新された文書をプロジェクトに携わるその他の組織に送信する時に使用されます。

長期にわたって異なる人々によって変更される文書を扱っている場合は、送付状で送信します。

送付状を使用すると、Aconexのオーディットトレイル（追跡記録）として受取人組織の文書保管箱が（各組織の設定によって自動または手動で）更新され、リビジョン、改定日などを含む文書の詳細が送付状に含まれます。

メール

メールは、プロジェクトに関する質疑応答や話し合いなど、プロジェクト参加者間の一般的なコミュニケーション手段として利用されます。

メールに文書を添付することもできますが、文書保管箱は更新されず、文書の詳細もメールに記録されません。そのため、文書保管箱を更新する作業は別個に実行する必要があります。ファイルが添付されて送信されるだけです。

前後関係のない単独文書や特定のユーザーのみに閲覧が許されるような機密性の高い文書の場合は、保管箱にアップロードするよりもメールで送信するほうが適切かもしれません。

文書、送付状、メールの作成

（ワードやエクセルなどのアプリケーションやCAD プログラムを使用して）Aconex外で文書を作成します。

プロジェクト関連図書として保存するには、文書保管箱にアップロードします。

文書保管箱から送付状を作成して、文書をその他のユーザーに送信します。

Aconexのメールモジュールを使用してプロジェクトメールを作成します。