メールタイプルールを設定

メール作成、返信、転送で使用可能なメールタイプを指定し、プロセスが完結したことを示すメールステータスに更新できるメールタイプをコントロールします。

メールルールによって、特定のビジネスプロセスにどのメールタイプを使用できるかをコントロールできます。プロジェクト管理者は、メールのスレッドを開始する際に使用できるメールタイプと、そのメールに返信・転送する場合に使用可能なメールタイプを指定できます。これにより、ユーザーが正しいメールタイプを選択しやすくなるため、ミスを減らすことができます。また、使用時にプロセスが完結したことになるメールタイプを定義することで、メールプロセスをさらにコントロールできます。

 

  1. Aconexにログインして、モジュールメニューのセットアップをクリックします。

  2. プロジェクト欄で、プロジェクトの設定をクリックします。
  1. メールタイプをクリックします。
  2. ルールを編集をクリックします。​​​​

   下図の例では、情報依頼(RFI)のルールを編集します。

  1. このプロジェクトでユーザーがこのメールタイプのメールを作成できるかどうかを定義します。これは、デフォルト設定で選択されています。
  1. ここから、返信時・転送時に利用可能なメールタイプを選択できます。
    返信時のメールタイプ欄のカスタムを選択して、返信時に選択できるメールタイプを選択します。

 

 

  1. 返信時に使用できるメールタイプを選択して矢印をクリックし、選択済み欄に移動させた後、OKをクリックします。
  1. 選択されたメールタイプは返信時のメールタイプ欄に表示されます。これで、情報依頼(RFI)に返信する際、選択されたメールタイプのみ 使用可能になります。

  これらのメールタイプはデフォルトで ステータスを更新するに設定されています。つまり、これらのメールタイプはRFIの全プロセスを完結するための最終的な返答として使用できます。

役立つ情報・アドバイス

プロジェクトに参加している組織がこれらのメールタイプを使用できるようにしておきましょう。これらのメールタイプを使用できなければ、返答できない場合があります。プロジェクトにメールタイプを設定を参照してください。

  1. メールタイプによって、メールのステータスが更新されないようにするには(例えばメールを未処理にしておくなど)ステータスを更新するの横にある編集(鉛筆)アイコンをクリックします
  1. ステータスを更新するべきではないメールタイプを選択し、右向き矢印 » をクリクして、いいえのエリアに移動させます。移動したら、OKをクリックします。

役立つ情報・アドバイス

注: 許可されているユーザーは、手動でメールステータスを「返答済み」に更新できます。 送信したメールを「返答済み」にする

  1. 保存をクリックして設定したルールを保存します。