組織やプロジェクトをアーカイブ化

いつ組織をアーカイブアクセスに切り替えたらいいですか？

プロジェクトに実際参加しなくなった組織を除外する

• 組織をアーカイブアクセスに設定することで、プロジェクト参加組織から除外することができます。
• アーカイブ化された組織は、メールや更新された文書を受け取ることができなくなり、プロジェクトディレクトリ上で非表示になるため、（あなたや他のプロジェクト管理者がアクセスレベルを「ノーマル」に戻さない限り）プロジェクトに再度招待することができなくなります。

完了したプロジェクトやもう使用しなくなったプロジェクトを閉じる

• プロジェクトが稼働状態になく、新規文書やメールも送信されない場合は、アーカイブに設定するといいでしょう。全組織をアーカイブに設定することで、そのプロジェクトのデータはアクセス可能な状態で残りますが、新たな情報を作成することはできなくなります。
• プロジェクト名の最後に「終了」や「NLIU」（No Longer In Use)などの言葉を付け加えることをお勧めします。そうすることで、プロジェクト一覧で分かりやすくなります。

プロジェクトのユーザー数を減らす

• プロジェクトでユーザー数制限がある場合（Hosted Named UserまたはHNU契約）、アーカイブ化を利用してユーザー数を管理できます。
• アーカイブ化された組織は、プロジェクトのユーザー総数にカウントされません。
• 組織レポートで、プロジェクト上のユーザーを特定できます。 

Aconexコストでのアーカイブアクセスについて

組織を「アーカイブ」に設定すると、その組織はコスト・ワークスペースに対して変更を加えることができなくなります。

ただし、コストのワークスペース共有機能を使用している場合は、他の組織はあなたの組織のコスト・ワークスペースにアクセスして、変更を加えることができます。つまり、他の組織は、あなたのコスト・ワークスペースへのアクセスに関しては、あなたの組織の一員として扱われることになります。
そのため、他の組織を「アーカイブ」または「閲覧のみ」のアクセスに設定した場合でも、その組織はあなたの組織のコスト・ワークスペースに対して、引き続き変更を加え続けることができるのです。

一方で、あなた自身の組織を「アーカイブ」または「閲覧のみ」のアクセスに設定すると、あなたの組織も、ワークスペースを共有している他の組織も、あなたの組織のワークスペースに対して変更を加えることができなくなります。

組織別アクセスの設定

1. メインナビゲーションメニューから、セットアップをクリックします。
2. プロジェクト欄からプロジェクトの設定を選択します。

3. アクセスレベル欄の「組織別アクセス」の項目で、編集ボタンをクリックします。

4. プロジェクトに参加している組織のリストが表示されます。アクセスを変更する組織の横にあるチェックボックスを選択してください。
5. 画面上のアクセスレベルを設定をクリックして、適切なアクセスレベルを選択してください。詳細は、 「閲覧のみ」および「アーカイブ」アクセスをご覧ください。

6. メッセージが表示されるので、選択を確認します。

7. 変更を確認後、イベントログが表示されます。以下の表示があります:

• 各組織の変更後のアクセスレベル (および変更前のアクセスレベル)
• 変更したユーザー名および組織名
• 最終変更日時

プロジェクトを一括アーカイブ化

プロジェクトのオーナー組織は、複数のプロジェクトを一度に「アーカイブ」または「閲覧のみ」に切り替えられます。

1. メインナビゲーションメニューからセットアップをクリックし、「所属プロジェクトの表示」を選択します。

2. プロジェクト・オーナー・ツールをクリックします。自社が所有する（Aconexプロジェクトのオーナー組織のプロジェクト管理者となっている）プロジェクトがすべて表示されます。
3. アーカイブするプロジェクトを選択します。プロジェクト数が多い場合は、検索条件を使用して検索できます。
4. プロジェクトのアクセスレベルを設定をクリックして、適切なオプションを選択します。間違えてしまった場合は、同様の手順でプロジェクトのアクセスレベルを他の設定に変更できます。