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OutlookにあるメールをAconexに登録

OutlookメールのコピーをAconexに登録（保管）する方法をご紹介します。

登録するメールがすべてAconexの同じプロジェクトのものである場合、Outlookで受信した複数のメールを一度に登録することができます。Aconexで複数のプロジェクトに参加している場合は、メールを登録する前に同じプロジェクトのメールだけを選択するように注意してください。

  1. Outlookで、登録したいメールを選択します。 

  2. Aconex ツールバーで、Register in Aconex（Aconexに登録）ボタンをクリックするか、受信箱のメールを右クリックして表示されるメニューからRegister in Aconex（Aconexに登録）オプションを選択します。 

役立つ情報・アドバイス

設定段階で、Log me in when Outlook starts（アウトルックの起動と共にログイン）が選択されていない場合は、 ログイン情報の入力が促されます。入力して、ログインをクリックします。

  1. メールを登録したいプロジェクトを選択します。

  1. 次へをクリックするとAconexがAconexプロジェクトを検索します。Aconexプロジェクトディレクトリにあるデータと受信者のメールアドレスを照合して、すべての受信者でデータをマッチさせることができたら手順６に進みます。 マッチしなかったアドレスや重複されたアドレスは、リストアップして表示します。下記例を参照してください。

  1. マッチしなかったり、重複されたメールアドレスは、Aconexにそのメールを登録する前に解決する必要があります。解決するには、選択して、名前やグループ名、苗字や会社名で検索します。メールアドレスにユーザーがマッチすると、検索結果に表示されるので、名前の横の Match （マッチ）ボタンをクリックします。プロジェクトに既に参加しているメンバーとマッチする可能性のある人物が検索結果上部にリストされます。 

役立つ情報・アドバイス

マッチする適切な人物が見つからない場合。その人物が: 

  • 登録するメールの複数の受信者の1人だった場合、Ignore email address（メールアドレスを無視）ボタンをクリックしてこの人物をマッチさせずにメールを登録することができます。
  • 登録するメールの唯一の受信者だった場合、以下のいずれかの操作を実行してください。
    • ( 社内または社外の)ゲストとしてユーザーアカウントを作成して、Register email into Aconex（Aconexにメールを登録）ページのRefresh（更新）ボタンをクリックするか、
    • このメールをAconexへの登録に選択しない。

間違ってAconexユーザーとマッチされた場合は、Settings（設定）を選択し、 Unmatch Users （ユーザーのマッチを解除）をクリックして、マッチを解除できます。

  1. リストアップされたメールアドレスをすべて処理したら、次へをクリックします。

  2. Assign the same mail data to all emails（同じメール情報をすべてのメールに適用）またはSelect and apply mail data to individual emails（各メールを個別に選択してメール情報を適用）を選択します。

  3. 登録するメールに適用するメール情報を入力します。必須項目は黄色くなっています。

  1. Register in Aconex （Aconexに登録）ボタンをクリックすると、登録の確認メッセージが表示されるので確認して閉じるをクリックします。 

選択したメールのコピーはAconexに登録されました。メールがAconexに登録されると、Outlookメール表示画面に新しいAconex項目が表示されます。この項目で、Aconexに登録した各メールの横にチェックボックスアイコンが表示されています。

次のステップ

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