文書を使用停止にする

文書を使用停止にするとどうなりますか。

文書は組織の文書保管箱で非表示になりますが、 文書履歴で表示できます。

他社に送付済みの文書を、その送付先組織でも非表示にしたい場合は、送付済の宛先組織に送付状を送信して、送付先組織にある文書ステータスも更新してください。

どのような時に文書を使用停止にしますか。

以下のような場合に、文書を 使用停止 にします。

• 誤って文書が送付され、保管箱で非表示にしたい場合。
• 計画の一部が中止となり、関連文書を非表示にした場合。

間違いを修正する目的で文書を使用停止にしないでください。

違うファイルをアップロードしてしまったなどのミスが生じた場合は、文書を使用停止にするのではなく、正しいファイルや文書情報で文書を更新してください。更新理由も記録しておきましょう。

文書を使用停止にする手順

1. プロジェクトを選択します。

2. モジュールメニューから 文書をクリックします。

3. 文書保管箱を選択します。

4. 検索条件を入力します。

5. 検索 ボタンをクリックします。

6. 文書を使用停止にする各文書のチェックボックスをクリックして選択します。

7. ツールボタンをクリックして、使用停止にするを選択します。

8. 使用停止にする文書のリストを確認します。この画面では、以下が可能です。:

• さらに文書を追加。文書の追加ボタンをクリックして、手順3から繰り返します。
• 文書をリストから削除 - 使用停止にしたくない文書の削除欄のゴミ箱アイコンをクリックします。

9. 使用停止 ボタンをクリックします。

10. 確認メッセージのOK ボタンをクリックします。

11. 次のステップ:

• 所属組織の文書保管箱からのみ非表示にしたい場合は、戻る アイコンボタンをクリックします。
• 使用停止バージョンを他社に送付したい場合は、自動更新送付状を送信します。送信手順に関しては、以下に従ってください。

使用停止バージョンを他社に送信

対象文書を他社に対しても「使用停止」にしたい場合は、以下の手順に従ってください。

1. 自動更新 - 送付状レポート を確認して、使用停止バージョンを送信したい各ユーザーまたは組織のチェックボックスを選択します。
2. 送付 ボタンをクリックします。
3. 送付状の必須項目およびその他の項目に適宜入力します。
4. 送信 ボタンをクリックします。