ユーザーと組織にプロジェクトの役割を作成する方法が簡単にわかるガイド

5つのステップ、1つのプロセス

役割の作成作業は、５つのステップに分かれており、すべて1つのプロセスとして実行されます。

1. 役割名を追加する。
2. 役割が使用できるメールタイプを指定します。
3. 役割が使用できる文書タイプを指定します。
4. 役割が使用できる文書ステータスを指定します。
5. 役割が使用できる審査ステータスセットを指定します。

始める前に...

役割を作成する前に、考慮する点がいくつかあります。1つ目は、プロジェクトに必要な役割とは何か。2つ目は、各役割の業務で使用する必要があるメールタイプや文書タイプは何か。その2点について分かっていれば、役割を追加する準備ができていると言えます。役割に関する、更に詳しい詳細は、 Aconex のユーザーの役割をご参照ください。

Aconex では、どの役割に、どのメールタイプや文書タイプが表示され、選択可能であるかを制限できます。そのため、他の役割には表示されるかもしれないメールタイプや文書タイプが、表示されないように指定されている役割のユーザーに表示され、誤って使用してしまうということがなくなります。

役割名を追加

1. セットアップから、プロジェクト欄のプロジェクトの設定を選択します。

2. プロジェクトの設定画面で、メール/文書の役割設定のタブをクリックします。
3. 役割を作成ボタンをクリックします。役割の作成／編集画面が開きます。 
    

4. 役割名のフィールドに名前を入力します。次に、メールタイプを役割に追加します。

メールタイプを追加

メールタイプには、RFI、現場指示、送付状などがあります。

1. メールタイプのタブを選択します。
2. ダブルクリックして、利用可能なメールタイプの欄から、選択されたメールタイプ欄にメールタイプを追加します。同じ方法で元に戻すことができます。

文書タイプを追加

文書タイプには、「図面」や「契約書」などがあります。

1. 文書タイプのタブを選択します。
2. 文書タイプをダブルクリックして、利用可能な文書タイプの欄から選択された文書タイプ欄に追加します。同じ方法で、元に戻すことができます。

文書ステータスを追加

文書ステータスは、文書がどのような情報を含んでいるかを示す手段です。例えば、完成した文書に対して草案・下書きの文書である場合などです。

1. 文書ステータスタブをクリックします。
2. 文書ステータスをダブルクリックして、利用可能な文書ステータス欄から、選択された文書ステータス欄に追加します。同じ方法でもとに戻すことができます。

審査ステータスセットを定義

審査ステータスセットは、1つの文書タイプを審査する際にユーザーが使用できるアクションのグループです。例えば、「承認」や「否認」などがあります。デフォルトでこれらのいずれかが追加されていますが、デフォルトを自社で設定したものに変更することができます。詳しくは、 プロジェクトの審査ステータスラベルを作成 をご覧ください。

1. 審査ステータスセットのタブをクリックします。
2. 文書ステータスをダブルクリックして、利用可能な審査ステータスセット欄から、利用可能な審査ステータスセット欄に追加します。同じ方法でもとに戻すことができます。

プロセスを終了する 

3つのステップをすべて実行したら、OKをクリックして役割の作成を完了します。これで、「メール/文書の役割設定」タブに表示されるリストに保存されます。

他にするべきことはありますか？

はい、既にプロジェクトに参加している組織がプロジェクトのメール・文書タイプを使用できるように、プロジェクトの役割を割り当てる必要があります。

組織に役割を割り当てることで、役割とその役割がアクセスできるメール・文書タイプの両方に対して、組織のアクセスを制限することになります。手順は至って簡単で、組織の数にもよりますが、数分しかからないでしょう。

組織に役割を割り当てる

1. セットアップを選択して、プロジェクト欄のプロジェクトの設定を選択します。
2. メール/文書の役割設定タブをクリックします。
3. 各役割と各組織のチェックボックスを選択します。
4. すべての組織に役割を選択するまで、上記手順を繰り返します。
5. 保存をクリックして、処理を終了します。

ヘルプ - 役割のメール/文書設定を編集する必要があります！

メール/文書の役割設定のタブを選択し、編集する役割名をクリックすると、役割の作成/編集ウィンドウを開くので、上記の設定を変更することがきます。