サポートセントラル
プロジェクトの設定に統一性を持たせ、テンプレート化することによって、多くのメリットが得られます。
今日、私達が私生活や職場で使っているすべてのテクノロジーについて考えてみてください。
スマホのフォトライブラリーから、数百または数千もの人々が参加するプロジェクトの管理に使用するプラットフォームまで、その技術の多くは情報を管理するためのものです。
スマホのフォトライブラリーのような個人情報に関しては、ご自身で設定を選択できます。
大人数で使用するシステムについては、各個人の選択に任せておくことはできません。フォトライブラリーを数千人で共有するとしたらどうなるでしょう。誰もが自分の好きな方法で画像を分類しとしたら、ライブラリにある何百万もの写真の中から特定の写真を見つけたい時に、どうなるでしょうか。想像しただけでも恐ろしいですね。
Aconexでは、通常、プロジェクトやプログラムごとに専用のスペースが用意されています。そこにチームは情報を保存します。複数のプロジェクトにわたってAconexを使用している場合、各プロジェクトで違う設定にしたくなるでしょう。各プロジェクトのニーズに合わせて。しかし、全てのプロジェクト設定を統一することで、いくつかのメリットが得られます。
設定をテンプレ化する3つのメリットとは
複数プロジェクトにわたって情報を管理する場合、統一されていると有益です。80～90％一貫性が保たれているように目指しましょう。残りの10～20％は、特定の要件に対応できるようにします。
それぞれ異なる設定のプロジェクト間を行き来する場合、効率が低下します。プロジェクトがどのように設定され、どのように情報を探せばいいのかをそれぞれ学ばなければなりません。その結果、認知的な過負荷が生じ、マルチタスクの弊害であるコンテキスト・スイッチングが発生します。
テンプレートがあれば、プロジェクトを簡単に作成して着手できるようになります。合意済みのテンプレートがあれば、お客様のプロジェクトを迅速に立ち上げることができます。通常、特別な要件があるかどうかどうかを電話で再確認するだけです。
プロジェクトの設定が統一されていると、共通の作業プロセスを管理しやすくなります。なぜなら、それぞれが同じように動作するからです。
プロジェクトメンバーは、新規プロジェクトが始まるごとに、過去の経験に基づいて、何をどのように操作すればよいのかを知っているため、プロジェクトデータの質も高いものとなります（項目の抜け漏れを防いで必要な情報だけ取得でき、作業時間の短縮が図れるため）。
情報管理において成功の鍵となるのは、「一貫性（整合性、統一性）」です。
