アクセスコントロールを使用して、ユーザーの文書へのアクセスを制限

アクセスコントロール機能を使用して、社内ユーザーが特定の文書にアクセスできないように設定します。

機能の仕組み

アクセスコントロールでは、ユーザーグループを作成し、ルールを使用して、自社の文書保管箱の特定の文書へのアクセスを制限できます。

特定のユーザーが以下の操作を実行できないように制限できます。

アクセスコントロールを使用して、特定の文書タイプ、文書項目、プロジェクトフィールドにアクセスできないように設定すると、以下の状態になります。

ユーザーの操作	操作の結果
文書のアップロード	文書をアップロードする時、制限された文書タイプや項目は利用できません。
文書の更新	文書を更新する時、制限された文書タイプや項目は利用できません。
文書の検索	制限された文書タイプや項目を検索条件に選択できますが、検索結果は表示されません。

アクセスコントロールは、複雑なプロジェクトや大企業で、文書へのアクセスを制御する場合に大変有効です。

お客様の組織の管理者は、上記権限をお客様のユーザーの役割に許可する必要があります。

アクセスコントロール・ルールを適用して文書へのユーザーのアクセスを制限すると、Aconexメールでもそのルールが尊重されます。そのため、送信された送付状を表示することはできても、アクセスルールが適用されている場合は、そのユーザーは文書を表示することができません。

もし、組織が送付状の使用を望まない（添付ファイルとして送信する）場合は、それらのメールを機密メールとして送信する必要があります。添付ファイルは制限されません。

安全策として、以下の手順を徹底してください。

1. プロジェクトディレクトリでメールグループを設定します。

2.文書を送信する時は、必ずそのメールグループを使用するようにその他の企業に徹底します。
これにより、その文書の受信者リストをコントロールしやすくなります。

3. このメールグループを使用する場合は、常に機密メールとして送信するように徹底します。

この手順に従うことで、文書にアクセスされるリスクを軽減できますが、リクスを完全になくすことはできません。

アクセスコントロールを使用するための第一段階としては、まずユーザーグループを設定します。