メールフォームおよび制限項目を使用するための準備

プロジェクトで使用するメールフォームや制限項目の内容を検討して作成し、適用する。

メールフォーム／制限項目とは？

メールフォームや制限項目によって、メールをさらにカスタマイズできます。プロジェクトフィールドを使用することにより、各メールタイプのデータ入力フィールドをカスタマイズでき、全組織に適用、または自社だけに適用することができます。

メールフォーム：

プロジェクトの重要な情報を収集して、詳細検索やレポート作成に使用します。
プロジェクトで必要とされるデータ形式や種類で入力するようにユーザーを誘導します。
必要に応じて選択したメールタイプに適用できます。
メールフォームは、メールの自動テキストに取って代わることはなく、互いに補い合うものとなります。一部要項をメールフォームで対応することで、自動テキストの必要性を軽減できるかもしれません。メールフォームを使用すると、自動テキスト内の情報に加えて、重要な情報を簡単に検索してレポートを作成できます。
メールの他の要素と同様に、メールフォームと取り込んだデータは、メールの送信者と受信者両方に表示されます。

制限項目：

注意：メール属性は、複数選択フィールドで、これも使用可能ですが、すべてのメールタイプで表示され、ラベルを変更することはできません。

メールフォーム/制限項目作成の第一ステップは、プランニングから始まります。

まず、プロジェクトのレポート作成要件を確認します。レポートにどのような項目を含む必要があるのかを検討するのに不可欠です。

メールフォーム/制限項目には6つの異なるタイプのフィールドがあります。: はい/いいえ、テキスト、テキスト領域、数字、選択リスト（単数）。各ケースで適切な項目を選択し、プロジェクトの必要に応じて構築する必要があります。含める必要のある情報を最適な形でメールに組み込む方法を検討することが大切です。

作成したフィールドをどのメールタイプにも適用することができます。作成するフィールドを他のメールタイプでも使用してレポートに含みたいかどうかを検討することも、プランニングの段階で考察しましょう。

プロジェクト参加者が必要な情報を入力しやすいように各フィールドを設定して構築できます。

プロジェクトの進捗と共に、メールフォーム/制限項目によって重要なプロジェクト情報が取り込まれていきます。そのため、フィールドを作成する前にプロジェクトで検索やレポートを作成する時の事を考慮しておくことが重要となります。

メールフォーム/制限項目プランニング:

プロジェクトで送信したメールタイプで、どのメールタイプにどのような情報が平均的に含まれているかを調べます。
各メールタイプに平均的に含まれる情報をリストアップします。
プロジェクト参加者がそれらの情報を使用してどのようにレポートに掲載したいかを検討します。それらのレポート要件を満たすために、どのような条件や記入方法（長さの単位や、日付、通貨等）が必要かを検討します。
各情報の横に、それらの要件を記入します。
同じ目的に使用できる情報や同じ（またはよく似た）記入要件をもつ情報を探します。その情報を取り込むために1つのフィールドを作成して、多数のメールタイプに使用できるかどうか検討します。
フィールドリストを単独用途のものと複数用途に使えるものとに分け、それぞれに適用するメールタイプを記入します。
社外秘となる制限項目用には、別のリストを作成しましょう。

メールフォーム/制限項目フィールドおよび補足情報の最大文字数:

フィールドのラベルは、慎重に選択しましょう。

新規フィールドウィンドウでラベル欄に入力すると、フィールド名欄に自動的に表示されるのがわかります。

プロジェクト参加者に表示されるフィールドラベルは変更できますが、このフィールド名は変更できません。一旦フィールドが保存されると、そのフィールド名は固定され、変更することはできなくなります。

これにより、プロジェクト管理者は、そのフィールドが作成された元々の目的を知ることができ、適切にラベル付けできます。

例えば、正味費用と総費用という名前のフィールドを作成して、片方を「費用」だけに変更すると、プロジェクトのレポートを作成した時に、混乱を招くことになります。

この様に、フィールドのラベルは、Aconexにフィールドを作成開始する前に、プランニング段階で選択しておくことが重要です。

フィールドの目的を反映する名前を選択。費用を記録するために使用される場合は、フィールド名に含めましょう。
多くのメールタイプで使用できる、より一般的な名前が最適です。（例：費用関連質問状（RFI)ではなく、費用関連）
プロジェクトの特定の要素について追跡したり、レポートを作成するために他のメールタイプでも利用できるようにニーズのバランスを調整。
作成後にフィールド名を変更すると、同じプロジェクトでそのフィールドが使用されているすべてのメールタイプにその新しいラベルが適用されることになりますので、ご注意ください。