プロジェクトの役割を設定

プロジェクトの役割を使用して、各組織が各職種に特化したタイプやステータスだけにアクセスできるように管理できます。つまり、各組織は、誤って間違ったメールタイプや文書タイプを使用するリスクがなくなり、適切な組織が適切なメールタイプや文書タイプを使用できるようになります。

お客様のプロジェクトでは、プロジェクトの役割が既に設定されていますので、変更する前に確認してください。プロジェクトに新しく参加する組織には、デフォルトのプロジェクトの役割を設定するようにしましょう。変更が必要になったら、いつでもこの領域に戻って変更することができます。

プロジェクトの役割を新規作成する場合は、  その役割が必要な組織に割当てることを忘れないでください。

セットアップからプロジェクトの設定にアクセスし、プロジェクトの設定を選択します。それから、メール/文書の役割設定をクリックします。

既存プロジェクトからプロジェクトの役割をコピー

必要に応じて貴社がオーナー、またはプロジェクト管理者となっている既存のプロジェクトから役割をコピーすることができます。他のプロジェクトからコピーする場合、新規プロジェクトの既存の役割がすべて削除されるので、他の役割を作成する前にこの手順を実行してください。

1. プロジェクトからコピーボタンをクリックします。

2. 役割をコピー元のプロジェクトを選択します。
3. OKをクリックします。

新規プロジェクトの役割を設定する場合

1. 役割を作成をクリックします。
2. 役割名欄に分かりやすい名前を入力します。
3. 以下のカテゴリーで対象となる項目を追加します:

• メールタイプ
• 文書タイプ
• 文書ステータス
• 審査ステータスセット

4. OKをクリックします。
5. 設定したタイプ・ステータスが使用できるように、新規役割を組織に割当て ます。

デフォルトの役割を作成

デフォルトのプロジェクトの役割を設定しておくと、新規組織がプロジェクトに参加するたびに個別に役割を設定しなくても作業を開始できるので便利です。

設定した後でも、いつでも特定の組織の役割を変更できます。

1. プロジェクトの最小限のメールタイプと文書タイプで役割を作成します。 
2. デフォルトとして設定にチェックを入れます。
3. OKをクリックします。

これにより、その後プロジェクトに参加するすべての組織がプロジェクトの役割に割り当てられます。

必要に応じて組織を他の役割に変更できます。詳細は、 組織をデフォルト以外のプロジェクトの役割に割り当てるをご覧ください。