「表示項目を追加/削除」を使用して、文書およびメールの適切な情報を表示

文書の表示項目を設定

1. モジュールメニューから「文書」をダブルクリックします。
2. 「検索」ボタンをクリックして組織の文書保管箱にある文書をすべて表示します。
3. 検索結果上の「表示項目を追加/削除」ボタンをクリックします。

4. ポップアップ画面の左側に表示される利用可能な表示項目リストから選択して表示できます。利用可能な表示項目はプロジェクトによって異なります。代表的な項目に下記のような項目があります。 :

    

   1. ハイパーリンク　：　文書へのハイパーリンクを表示

   2. 受信送付状　：　文書を受信した送付状を表示

   3. 送付済み　：　文書を送付した送付状を表示

   4. 機密事項　：機密事項タグの有無

右側の選択された表示項目欄に、現在検索画面に表示されている項目のリストが表示されます。

5. 検索結果画面に表示する項目を追加するには、利用可能な表示項目リストから選択してクリックし、右向き矢印ボタンをクリックします。

6. 検索結果画面から項目を除外するには、選択された表示項目リストから選択してクリックし、左向き矢印ボタンをクリックします。

7. 検索結果画面に表示される項目の順番を変更するには、表示項目の設定ウインドウの右側にある上下矢印を使用して上下に移動させることができます。

8. 変更後、元に戻したい場合は、リセットボタンをクリックして、元の順番に戻すことができます。

メールの表示項目を設定

上記文書の手順に従い、手順１で文書ではなくメールモジュールを選択します。

メールの検索結果項目で頻繁に使用される項目：

• 期限　：　メール返答期限が表示されます。
• 返答　：　返答したメール番号のリンクが表示されます。
• 返答日　：　返答した日が表示されます。
• 転送関連　：　メールが転送された日や宛先などの情報が表示されます。
• コメント : 　メールに添えられたメモがあれば表示されます。 

メールに対する適切な項目を設定することにより、RFIへの返答や変更依頼処理や現場指示などの状況を把握できます。また、組織内部のRFIレポートにも役立てることができます。