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Dokumente mithilfe der Massenbearbeitungsfunktion hochladen und versionieren (klassische Upload-Funktion)

Sie können Hunderte von Dokumenten mithilfe einer Metadatenvorlage auf einmal hochladen und versionieren.

Erforderliche Berechtigungen
Massenbearbeitung
Neue Dokumente hochladen
Dokumente versionieren

Hinweis

Die Massenbearbeitungsfunktion wurde in der neuen Upload-Funktion durch die Option "Metadaten importieren" ersetzt. Probieren Sie sie noch heute aus. 

Sie sehen die Option "Massenbearbeitung" nicht mehr, wenn Sie zur neuen Upload-Funktion gewechselt haben.

Hinweis: Wenn in Ihrem Projekt Projektfelder in Dokumenttypen verwendet werden, müssen Sie den neuen Upload verwenden. Die Massenbearbeitungsfunktion ist nicht verfügbar.

1. Schritt: Erstellen Sie eine Metadatendatei und laden Sie sie herunter

  1. Klicken Sie auf Dokumente.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Aktionen auf Massenbearbeitung.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Massenbearbeitung.

Hinweis

Die Massenbearbeitungsfunktion wurde in der neuen Upload-Funktion durch die Option "Metadaten importieren" ersetzt. Probieren Sie sie noch heute aus. 

Sie sehen die Option "Massenbearbeitung" nicht mehr, wenn Sie zur neuen Upload-Funktion gewechselt haben.

Hinweis: Wenn in Ihrem Projekt Projektfelder in Dokumenttypen verwendet werden, müssen Sie den neuen Upload verwenden. Die Massenbearbeitungsfunktion ist nicht verfügbar. 

  1. Füllen Sie das Titelfeld aus, um Ihrem Auftrag einen Namen zu geben. Auf diese Weise können Sie ihn leichter finden, wenn Sie später zu dem Auftrag zurückkehren, um ihn abzuschließen. Außerdem werden dadurch die entsprechenden Dokumentenberichte aussagekräftiger.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Metadatenvorlage.
  1. Klicken Sie auf Datei speichern.
    Dadurch wird die Datei auf Ihrem Computer oder im lokalen Netzwerk gespeichert, je nachdem, wie Ihr Computer eingerichtet ist. Standardmäßig wird die Datei TemplateMetadata.xls genannt.

Die heruntergeladene Metadatenvorlage enthält Spaltenüberschriften für alle Dokumentfelder in Ihrem aktuellen Projekt. Die fett gedruckten Spalten sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, damit der Prozess funktioniert. Alle anderen Felder sind optional.  

Da jedes Projekt verschieden ist und die Felder von den Projektadministratoren geändert werden können, werden sich die Spalten und Pflichtfelder wahrscheinlich von Projekt zu Projekt unterscheiden, so dass Sie immer mit einer neuen Metadatenvorlage beginnen sollten, wenn Sie eine neue Massenbearbeitung beginnen.

 

Hinweis

Bevor Sie fortfahren, ​​​​sollten Sie die Details der Dokumente, die Sie aktualisieren möchten, exportieren, damit Sie die vorhandenen Werte kopieren und in Ihre Metadatenvorlage einfügen können.

2. Schritt: Geben Sie die Angaben für Ihre aktualisierten Dokumente in die Metadatendatei ein

Geben Sie nun die aktualisierten Angaben zu den Dokumenten ein.

Um dies zu vereinfachen, können Sie Informationen aus anderen Systemen, wie z. B. CAD-Systemen, kopieren und einfügen.

Denken Sie daran, dass die Informationen in Ihrer Metadatendatei alle Informationen überschreiben werden, die zu den Dokumenten im Dokumentenverzeichnis gespeichert sind.

  1. Öffnen Sie Ihre Metadatenvorlage.
  2. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus. Sie sind in Ihrer Datei fett gedruckt.
  3. Wenn Sie die aktuelle Datei ersetzen möchten, geben Sie im Feld Datei den vollständigen Dateinamen (einschließlich der Dateierweiterung) der Ersatzdatei ein. Dies ist der Dateiname, den Sie im nächsten Schritt in die temporären Dateien hochladen. Zum Beispiel: 581-AWD-278C.pdf.
  4. Füllen Sie alle benötigten Felder der Vorlage aus.
  5. Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Dokumentnummern in Ihre Metadatenvorlage eingetragen haben. Wenn die Revisionsnummer oder der Buchstabe für ein bestimmtes Dokument in Ihrer Metadatendatei höher ist als die in Aconex gespeicherte Revision, kann das System das Dokument für Sie versionieren, wenn Sie diese Massenbearbeitung ausführen.

Hinweis

Die Massenbearbeitung unterstützt keine automatischen Nummerierungsschemata für Dokumente. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie die Massenbearbeitung zum Hochladen neuer Dokumente verwenden, die Dokumentnummern in Ihrer Metadaten-Tabelle angeben müssen.

3. Schritt: Laden Sie Ihre Dokumente in die temporären Dateien hoch

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Dateien hochzuladen:

  • Verwenden Sie die Option Mehrere Dateien hochladen (folgen Sie diesen Anweisungen, aber nur bis zum 9. Schritt).

  • Laden Sie eine Zip-Datei hoch.

Bei beiden Upload-Verfahren erhalten Sie am Ende eine Bestätigung, dass sich die Dateien nun in den temporären Dateien befinden. 

Hinweis

Dateien können in die temporären Dateien hochgeladen werden, ohne dass eine spezielle Genehmigung erforderlich ist. Temporäre Dateien sind genau das - temporär und löschbar. Sie werden noch nicht als Dokumente in die Protokollierung des Systems aufgenommen.

4. Schritt: Testen Sie Ihre Vorlage

Als Nächstes testen Sie Ihre Metadatenvorlage.

Wenn Sie die Metadatenvorlage hochladen und testen:

  • prüft sie die Informationen, die Sie in der Spalte Datei Ihrer Vorlage eingegeben haben.
  • sucht sie nach der übereinstimmenden Datei, die Sie gerade in die temporären Dateien hochgeladen haben.
  • prüft sie die Dokumentnummer dieser Datei.
  • sucht sie in Ihrem Dokumentenverzeichnis nach der vorhandenen Dokumentnummer.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Massenbearbeitung.

  1. Geben Sie im Titelfeld einen Namen für den Massenbearbeitungsauftrag ein. Auf diese Weise können Sie später zu dieser Aufgabe zurückkehren und sie abschließen, wenn Sie unterbrochen werden. 
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Metadatendatei.
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Lokaler Computer/Netzwerk.
  2. Klicken Sie auf Durchsuchen.
  3. Wählen Sie Ihre Metadatenvorlage aus.
  4. Klicken Sie auf Anhängen.
  5. Sie können bei Bedarf Änderungen an den Standardregeln für die Massenbearbeitung vornehmen, indem Sie auf die Schaltfläche Regeln klicken.
    In den meisten Fällen müssen Sie die Standardeinstellungen nicht ändern. Wenn Sie jedoch nur Dokumente versionieren, sollten Sie die Regel Nur Dokumente versionieren auswählen.
Regel Beschreibung
Bearbeitungsmodus  
Automatisch (Voreinstellung) Dokument versionieren, wenn die Nummer im Verzeichnis bereits vorhanden ist, ansonsten hochladen.
Nur Dokumente versionieren Wenn keine übereinstimmende Nummer vorhanden ist, Fehler protokollieren.
Nur neue Dokumente hochladen Wenn ein Dokument mit dieser Nummer bereits vorhanden ist, Fehler protokollieren.
Bei Fehlern  
Überspringen und Ausführung fortsetzen (Voreinstellung) Das Dokument, das den Fehler verursacht hat, nicht bearbeiten und die Massenbearbeitung fortsetzen.
Ausführung an dieser Zeile abbrechen Das Dokument, das den Fehler verursacht hat, nicht bearbeiten und die Massenbearbeitung anhalten.
Details dieses Durchlaufs automatisch bereinigen Details dieses Auftrags entfernen - Titel, Metadatendatei, Fehlerprotokoll und alle konfigurierten Regeln. Die Dokumente und ihr Ereignisprotokoll bleiben davon unberührt.
E-Mail-Benachrichtigung E-Mail-Benachrichtigung senden, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Testen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren.
    Neben dem Abschnitt Protokolldatei wird eine Datei angezeigt.
  3. Öffnen Sie diese Datei.
  4. Checken Sie die Spalte Ergebnis in der Protokolldatei.
  5. Wenn alles mit Okay gekennzeichnet ist, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
    Wenn es Fehler zu korrigieren gibt:
    1. Bearbeiten Sie die Metadatendatei.
    2. Klicken Sie in Aconex auf die Schaltfläche Kopieren, um einen neuen Auftrag mit denselben Angaben zu erstellen.
    3. Wiederholen Sie diesen Vorgang ab dem 4. Schritt mit der aktualisierten Metadatendatei.

5. Schritt: Führen Sie die Massenbearbeitung aus

Wenn Sie alles festgelegt und getestet haben, können Sie die Massenbearbeitung ausführen.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen, um den Prozess zu starten.
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren.
  2. Öffnen Sie den Bericht zur Protokolldatei.
  3. Prüfen Sie, ob in der Spalte Ergebnisse für alle Dokumente Okay eingetragen ist.

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