Mail

Wenn ein anderer Projektteilnehmer eine Mail sendet, kann er im Auswahlmenü unter Antwort erforderlich eine Option auswählen und ein Datum eingeben, bis zu dem er vom Empfänger eine Antwort auf diese Mail benötigt.

Mails, die Sie beantworten müssen, erscheinen in Ihren Aufgaben- und Mail-Seiten entweder unter “ausstehend” oder “überfällig”. 

• Ausstehende Mails sind Mails, auf die Sie bis zu einem bestimmten Datum antworten müssen. 
• Überfällige Mails sind Mails, auf die Sie nicht bis zum erforderlichen Datum geantwortet haben und für die dieses Datum verstrichen ist. 

Wenn Sie nur als CC oder BCC in die Empfängerliste einer Projektmail kopiert wurden, die ein Datum zur Beantwortung enthält, erscheint diese Mail nicht in Ihrer Liste ausstehender oder überfälliger Mails. 

Sie können die Liste der Mails aufrufen, die eine Aktion von Ihnen erfordern, indem Sie doppelt auf Aufgaben klicken. Siehe unser Artikel Mails von der Aufgabenseite aus öffnen, der den Vorgang Schritt für Schritt erklärt. 

In den meisten Fällen haben Sie Zugriff auf alle Mails, die an jemandem in Ihrem Unternehmen gesendet werden. Sie haben auch Zugriff auf alle Mails, die von jemandem in Ihrem Unternehmen gesendet werden.

Sie können Ihre Mails so filtern, dass Sie nur die an Sie gesendeten oder per CC an Sie gesendeten Mails sehen.

Alle Mails in Aconex sind eindeutig durch ihre Korrespondenz-ID identifizierbar. Diese ID wird von Aconex intern vergeben und Sie brauchen sich generell nicht darum zu kümmern. Aber gelegentlich werden Sie zur Fehlerbehebung nach dieser Information gefragt. 

So finden Sie die Korrespondenz-ID einer Mail:

1. Suchen Sie die Mail in Ihrem Posteingang oder in den gesendeten Mails.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Betreffzeile der Mail (von der Mail-Suchseite aus).
3. Am unteren Rand Ihres Webbrowsers erscheint ein Hyperlink, der in etwa so aussieht: https://....aconex.com/ViewCorrespondence? Correspondence_ID=15234234234
4. Die Korrespondenz-ID befindet sich in diesem Link.   

The correspondence ID found within the mail link

Wenn Sie, Ihr Unternehmen oder Ihr Projektadministrator Ihre Zeitzone auf eine andere Zeitzone als die Standardeinstellung für Ihren Projektstandort eingestellt haben, wird in der Mail-Ansicht ein anderes Datum angezeigt als in derselben Mail auf der Aufgabenseite und in den Suchergebnissen.

Jedes Aconex-Projekt ist in einer bestimmten Instanz angesiedelt, die normalerweise auf dem Projektstandort beruht. Um eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihr Projekt zu erschaffen, werden alle Mail-Daten in der koordinierten Weltzeit (UTC) in dieser Instanz aufgezeichnet.

Wenn Sie eine andere Zeitzone als die Standardzeitzone ausgewählt haben, spiegeln die Daten in den einzelnen Mails die Ortszeit der gewählten Zeitzone in der Mail-Ansicht wider. Die Suchergebnisse zeigen jedoch weiterhin die Daten in UTC in Ihrer Instanz an, so dass Sie wissen, was das "universelle" Sendedatum der Mail für alle Projektteilnehmer war.

Erfahren Sie, wie Sie an Sie gesendete Mails anzeigen können.

Aconex-Mails werden auf unbegrenzte Zeit gespeichert und können nicht gelöscht werden. Das bedeutet, dass Sie niemals eine Mail in Aconex verlieren, aber es bedeutet auch, dass, wenn Sie Erhaltbestätigungen lesen, diese ebenfalls auf unbegrenzte Zeit gespeichert werden. Dies würde sich schnell zu einer enormen Menge an Post summieren, die schwer zu durchsuchen wäre.

Zudem würden Ihnen Lesebestätigungen nur den Empfang der Mail bestätigen, was durch das Aconex-System ohnehin gewährleistet ist. Sie würden Ihnen keine Auskunft darüber geben, ob der Empfänger Ihre Mail tatsächlich bearbeitet hat oder nicht. 

Ein besserer Weg, zu sehen, ob auf eine Mail hin gehandelt wurde, besteht darin, das Feld Antwort erforderlich einzurichten und der Mail ein Datum zur Beantwortung zu geben. Wenn Sie sich die Antworten ansehen, können Sie schnell erkennen, wer die Anfragen bearbeitet hat, die von Ihnen im Modul Mail gesendet wurden.