Verwendung kaskadierender Metadaten in Ihrem Projekt

Wenn Ihr Projekt kaskadierende Metadaten verwendet, folgen Sie diesen Schritten.

Mit kaskadierenden Metadaten kann der Projekteigentümer Abhängigkeiten zwischen Dokumentfeldern festlegen, so dass bestimmte Dokumentattribute erst angezeigt werden, nachdem andere zuvor ausgewählt wurden. Jede Attributauswahl, die ein Anwender trifft, schränkt die zugehörigen Attribute eines abhängigen Dokumentfeldes ein. Dadurch hat der Anwender bei jeder Auswahl mehr oder weniger relevante Attribute zur Auswahl. Außerdem wird das Risiko minimiert, dass er ungeeignete Attribute für die von ihm hochgeladenen Dokumente wählt.

Um kaskadierende Metadaten anwenden und aktualisieren zu können, müssen Sie ein Projektadministrator des Unternehmens sein, dem das Aconex-Projekt gehört (Projekteigentümer).

Ähnlich wie bei der Kaskadierung von Metadaten in Dokumentfeldern können Sie auch mit Projektfeldern Hierarchien erstellen.

Hinweis

Nicht alle Projekte nutzen diese Funktion. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Aconex-Berater, um sicherzustellen, dass kaskadierende Metadaten für Ihr Projekt geeignet sind. Falls erforderlich, können mehrere Kaskaden in Ihrem Projekt angewendet werden (bis zu maximal 7).

Welche Dokumentfelder kann ich in den kaskadierenden Metadaten verwenden?

Derzeit stehen 14 Dokumentfelder zur Aufnahme in ein Schema für kaskadierende Metadaten zur Verfügung: Typ, Gewerk, VDR-Code, Kategorie und Auswahlliste 1 - 10.
Dokumentstatus kann nicht in einem Schema verwendet werden.

Sie müssen die folgenden Datenbankfeldnamen als Spaltenüberschriften in Ihrem Schema verwenden. Wenn Sie einige Ihrer Dokumentfelder neu benannt haben, stellen Sie sicher, dass Sie die ursprünglichen Datenbankfeldnamen in der Importdatei verwenden. 

Dokumenttyp = doctype
Gewerk = discipline
VDR-Code = vdrcode
Kategorie = category
Auswahlliste 1 = selectList1

Bei Datenbanknamen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Bitte beachten Sie deshalb die exakte Schreibweise wie hier angegeben. 

 

Erforderliche Berechtigungen für Anwenderrollen

  • Projekteinstellungen bearbeiten
  • Kaskadierende Metadaten

Möglicherweise muss Ihr Unternehmensadministrator Ihrer Anwenderrolle diese Berechtigungen erteilen. Vergewissern Sie sich auch, dass Ihr Unternehmen der Projekteigentümer ist. 

 

Beispiel

Um kaskadierende Metadaten in Ihrem Projekt verwenden zu können, müssen Sie eine Hierarchievorlage erstellen: eine im CSV-Format gespeicherte Excel-Tabelle. Die Spaltenüberschriften in der CSV-Datei spiegeln die Dokumentfelder wider (mit Ihren Datenbankfeldnamen), die Sie in den kaskadierenden Metadaten verwenden möchten. Die Zeilen zeigen die Werte, die mit jeder vom Anwender vorgenommenen Attributauswahl verfügbar werden.

Wenn Sie in dem untenstehenden Beispiel einer CSV-Datei im Feld Dokumenttyp (Datenbankfeldname = “doctype”) die Option “Zertifikat” gewählt haben, können Sie im Dokumentfeld Gewerk (Datenbankfeldname = “discipline”) “Elektrik” oder “Umwelt” wählen.

Beispiel eines Upload-Bildschirms mit den obenstehenden kaskadierenden Metadaten.

Kaskadierende Metadaten einrichten

  1. Entscheiden Sie, wie sich die Auswahl eines Anwenders in jedem Dokumentfeld auf die in anderen Dokumentfeldern verfügbaren Werte auswirken soll.
  2. Erstellen Sie eine Excel-Tabelle wie oben gezeigt, mit einer Spalte für jedes Dokumentfeld. Geben Sie die Werte, die in jedem Feld verfügbar sein werden, in die Zeilen ein.
  3. Achten Sie darauf, dass die Rechtschreibung und Formatierung genau den in Aconex eingegebenen Werten entspricht.
  4. Speichern Sie die Tabelle im CSV-Format. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter... und wählen Sie im Feld Format die Option Kommagetrennte Werte (.csv).

Achten Sie darauf, dass:

  • die Werte, die Sie in Ihre Vorlage eingeben, genau mit den im Projekt verwendeten Werten übereinstimmen. Tipp: Um dies sicherzustellen klicken Sie unter Einstellungen > Projekteinstellungen > Dokumente > Dokumentfelder > Spalte Listenwerte > auf Bearbeiten bei einem Dokumentfeld, das Sie in der Kaskadierung verwenden und kopieren Sie sich die Werte von dort in Ihre CSV-Datei.
  • Sie die übergeordneten Werte (links 1. Spalte in der Abbildung oben) für jeden untergeordneten Wert (2. Spalte) in der Vorlage wiederholen.
  • Sie für jede Kaskadierung/Hierarchie eine separate CSV-Importdatei erstellen.
  • Sie nicht dasselbe Feld in mehr als einer Kaskadierung/Hierarchie verwenden.

Kaskadierende Metadaten hochladen und auf Ihr Projekt anwenden

  1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Einstellungen, und wählen Sie Projekteinstellungen.
  2. Klicken Sie auf Dokumente und wählen Sie Kaskadierende Metadaten.
  3. Wenn kaskadierende Metadaten bereits in Ihrem Projekt eingerichtet wurden, müssen Sie diese zuerst entfernen. Klicken Sie dazu auf Hierarchien entfernen.
  4. Klicken Sie nun auf Datei auswählen und wählen Sie die CSV-Datei für Ihre kaskadierenden Metadaten.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Sie erhalten eine Bestätigung, dass Ihre Datei erfolgreich hochgeladen wurde. Wenn ein Fehler auftritt, müssen Sie diesen korrigieren und es erneut versuchen. Siehe Fehlerbehebung bei kaskadierenden Metadaten weiter unten.

Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um bei Bedarf mehrere Hierarchien in Ihr Projekt hochzuladen. Beachten Sie, dass Sie die vorhandenen Hierarchien nicht entfernen müssen, wenn Sie mehrere Hierarchien hochladen.

Hinweis

Bewahren Sie unbedingt Kopien aller Ihrer kaskadierenden Metadatendateien an einem sicheren Ort auf, da diese nicht aus dem System heruntergeladen oder von Oracle zur Verfügung gestellt werden können.

 

Kaskadierende Metadaten in Ihrem Projekt aktualisieren

  1. Bevor Sie Ihre CSV-Datei aktualisieren, stellen Sie sicher, dass Sie ein Sicherungskopie von ihr erstellen. Möglicherweise müssen Sie auf die Sicherungskopie zurückgreifen, wenn die neue Datei nicht hochgeladen werden kann.
  2. Aktualisieren Sie die Werte in Ihrer bestehenden CSV-Datei und die Werte in den Dokumentfeldern Ihres Projekts (stellen Sie sicher, dass die Rechtschreibung und Formatierung exakt übereinstimmen). 
  3. Speichern Sie die Excel-Tabelle wieder im CSV-Format. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter... und wählen Sie im Feld Format die Option Kommagetrennte Werte (.csv).
  4. Folgen Sie den obenstehenden Schritten, um die CSV-Datei hochzuladen und auf Ihr Projekt anzuwenden. Beachten Sie, dass Sie zuerst ALLE Hierarchien entfernen müssen. Wenn Ihr Projekt also mehrere Kaskaden verwendet, stellen Sie sicher, dass Sie ALLE nacheinander wieder hochladen, auch wenn Sie nur eine Kaskade angepasst haben.

Hinweis

Jedes Mal, wenn Sie Werte zu Ihren Dokumentfeldern hinzufügen, müssen Sie auch Ihre kaskadierenden Metadaten aktualisieren, andernfalls ist Ihr neuer Wert im Projekt nicht sichtbar.

Fehler mit kaskadierenden Metadaten beheben

Beispiel für Fehler Lösung
Datei-Upload fehlgeschlagen. Das Feld SelectList9 kann nicht in einer Hierarchie verwendet werden, da es im Projekt nicht aktiviert ist. Bitte ändern Sie die Importdatei und versuchen Sie es erneut. Aktivieren Sie SelectList9 in Ihrem Projekt oder konfiugieren Sie Ihre Hierarchie mit einem aktivierten Dokumentfeld.
Datei-Upload fehlgeschlagen. Wert6, Wert5, Wert4 für dieses Projekt nicht gefunden Überprüfen Sie, ob die Werte, die Sie in Ihrer CSV-Datei eingegeben haben, auch in Aconex unter dem richtigen Dokumentfeld in den Projekteinstellungen hinzugefügt wurden. Bei den Werten wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. 

Prüfen Sie Ihre Werte und entfernen Sie alle Leerzeichen am Ende der Werte.

Tipp: Um eine exakte Übereinstimmung sicherzustellen, klicken Sie unter Einstellungen > Projekteinstellungen > Dokumente > Dokumentfelder > Spalte Listenwerte > auf Bearbeiten bei einem Dokumentfeld, das Sie in der Kaskadierung verwenden und kopieren Sie sich die Werte von dort in Ihre CSV-Datei.

Vergewissern Sie sich, dass die CSV-Datei als Standard-.csv-Datei gespeichert wurde und nicht als etwas anderes wie z.B. "UTF8 BOM".
Datei-Upload fehlgeschlagen. Das Feld doctype wird bereits in einer Hierarchie verwendet. Bitte ändern Sie die Importdatei oder löschen Sie alle vorhandenen Hierarchien und versuchen Sie es erneut. Dieser Fehler bedeutet, dass Ihre Hierarchie ein Dokumentfeld enthält, das bereits in einer anderen bestehenden Hierarchie verwendet wird. Wenn Sie versuchen, eine bestehende Hierarchie zu aktualisieren, müssen Sie zunächst alle Hierarchien entfernen, bevor Sie die aktualisierte Datei hochladen können.
Datei-Upload fehlgeschlagen. Das Feld doctype kann nicht in einer Hierarchie verwendet werden. Bitte ändern Sie die Importdatei und versuchen Sie es erneut. Ihre Spaltenüberschrift enthält einen Schreibfehler. Korrigieren Sie den Tippfehler in Ihrer CSV-Datei und versuchen Sie es erneut.
Datei-Upload fehlgeschlagen. Zeile 6 – im übergeordneten Feld doctype ist nicht ausgefüllt. Bitte ändern Sie die Importdatei und versuchen Sie es erneut. Überprüfen Sie Ihre CSV-Datei auf leere Zellen und geben Sie einen Wert ein. Die Datei darf keine leeren Werte enthalten.
Datei-Upload fehlgeschlagen. Das Feld selectlist1 kann nicht in einer Hierarchie verwendet werden. Bitte ändern Sie die Importdatei und versuchen Sie es erneut. Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Datenbankfeldnamen für die Dokumentfelder verwenden. Die Datenbankfeldnamen enthalten keine Leerzeichen und unterscheiden zwischen Groß- und Kleinschreibung. In diesem Beispiel sollte der Feldname selectList1 lauten (L statt l).

Hinweis

Denken Sie daran:

  • Wenn es eine bestehende Hierarchie gibt, die Sie aktualisieren möchten, müssen Sie diese entfernen, bevor Sie eine neue CVS-Datei hochladen können.
  • Wenn mehrere Hierarchien definiert sind und Sie nur eine aktualisieren möchten, müssen Sie zuerst alle entfernen, bevor Sie die aktualisierten und verbleibenden Hierarchien wieder hochladen können.

Nicht-englische Zeichen und Unicode UTF-8

  • Die Verwendung von Kommas als Dezimaltrennzeichen kann zu Fehlern beim Upload führen. Wir empfehlen, in Ihrer CSV-Datei einen Dezimalpunkt (.)  zu verwenden.
  • Wenn Ihr Projekt Werte mit Akzenten enthält, z.B. ü, ñ, kann die Datei als CSV UTF-8 (comma delimited) (*.csv) gespeichert werden. Andernfalls führt der Upload zu Fehlern. Beispiel: Der Wert Düsseldorf wird möglicherweise als Düsseldorf erkannt.
  • Um zu überprüfen, ob Ihre CSV im richtigen Format vorliegt, öffnen Sie sie im Notepad und überprüfen Sie, ob die Statusleiste aktiviert ist (Ansicht > Statusleiste). Checken Sie die untere rechte Ecke, wo UTF-8 stehen sollte. Falls nicht, können Sie “Speichern unter” wählen und aus dem Dropdown-Menü für die Codierung UTF-8 wählen. 
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