文書を追加(ファイルのアップロード)

新規または更新されたファイルを文書保管箱にアップロードします。

必要なアクセス許可
新規文書をアップロード

このガイドに従って、最大100件までの文書を文書保管箱にアップロードすることができます。

始める前に、一貫したルールに基づくファイル名を付けておくといいでしょう。最低でも、文書番号やリビジョンをファイル名に含めておくことをお勧めしています。そうすることで、Aconexでアップロード処理中に情報が事前入力されるため、作業が効率化されます。

役立つ情報・アドバイス

以下の場合は、一括処理 をご使用ください。

ファイルをアップロード

  1. メインナビゲーションメニューから、文書をクリックして、文書を追加/ 更新を選択します。文書を追加機能は、文書保管箱画面からも選択できます。

役立つ情報・アドバイス

異なるメニューが表示される場合は、 従来のアップロードを使用している可能性があります。 新しいアップロード機能に切り替えることをお勧めします。

  1. デフォルト設定では、「文書をアップロード」のタブが選択されたいます。
  • ファイルを変更せずにメタデータのみ変更したい場合は、メタデータのみ更新の手順に従ってください。
  • アップロード時に展開するZipファイルをアップロードしたい場合は、「Zipファイルをアップロード」を使用してください。その場合はまず、「Zipファイルを展開」が有効化されたアップロードプロファイルを選択する必要があります。
  1. 必要に応じて、ドロップダウンからアップロードプロファイルを選択します(またはデフォルトのままでも構いません)。文書のアップロードプロファイルを使用すると、メタデータが自動的に入力されるのでので、時間の節約になります。
  1. ご使用のコンピューターからファイルを所定の場所にドラッグしてドロップします。または、枠内の任意の場所をクリックしてご使用のコンピューターからファイルを選択します。DropboxやBoxからアップロード することもできます。
  2. 以下の画面の左側にファイルが表示されます。ファイル名から既存の文書番号が認識された場合は、「更新」のラベルが表示されます。それ以外は、ファイルには「新規」というラベルが表示されます。

役立つ情報・アドバイス

お客様のプロジェクトで表示される文書項目は、ここで紹介する例とは異なる場合があります。Aconexの各プロジェクトは、さまざまな要件に合わせてカスタマイズされています。各項目に何を入力すればよいのかわからない場合は、お客様の文書管理者、またはプロジェクト管理者にお問い合わせください。

  1. 右上のアイコンから、リスト表示またはテーブル表示のどちらで作業するかを選択します。
  1. アップロードプロファイルを選択した場合は、文書のメタデータが自動的に入力されているかもしれません。その場合は、「登録の準備完了」と表示されます。「必須情報がありません」と表示されたファイルがある場合は、そのファイルを選択して、必要なメタデータを手動で入力する必要があります。

メタデータを追加/更新

  1. 各ファイルをクリックして、タイトル、リビジョン、ステータスなどの文書情報を入力します。必須項目(赤で表示)がすべて入力されていることをご確認ください。

役立つ情報・アドバイス

「< 」や「> 」などの特殊記号を使用することは避けてください。詳細は、 文書項目・プロジェクトフィールドで使用できない特殊記号をご参照ください。

  1. 必要に応じて、複数のファイルを選択して「一括編集」をクリックすると、文書情報が一度に更新されます。例えば、先ほどアップロードしたファイルのうち、1つを除くすべてのファイルの分類に「電気系統」と入力したい場合などに便利です。

メタデータをインポート

  1.  メタデータをインポートをクリックして、Excelスプレッドシートからメタデータを入力します。必要ない場合は、「文書の最終確認」の手順に進んでください。
  2. 入力する必要のある文書項目・プロジェクトフィールドなどを含むテンプレートをダウンロードします。各プロジェクトには、固有のテンプレートがあります。プロジェクトの文書項目・プロジェクトフィールドが変更されるとテンプレートが変わるので、常に新しいテンプレートを使用することをお勧めします。
  3. メタデータテンプレートファイルをExcelなどの計算表アプリで開きます
  • ワークシートが文書タイプごとに分かれているため、分類しやすくなっています。
  • 単一選択フィールドはドロップダウンとして表示され、より正確なデータ入力が可能です。
  • ファイルをアップロードした場合は、ファイル名を含むワークシートが表示されますので、各文書タイプに適切なワークシートにコピーしてください。文書番号やその他のメタデータが正しいファイルに正しく入力されていることを確認してください。 
  • テンプレートの最初のワークシートには、各手順のガイドが記載されています。
  • インポート処理中、ワークシートは左から右に読み込まれます。文書が、あるバージョンから次のバージョンへとその文書タイプを変更している場合は、シートの順序を変更することで正しいバージョン順にすることができます。ワークシートを削除すると処理に失敗することがありますので、削除しないでください。
  • アップロードする文書の文書タイプで 自動番号付け が有効になっている場合は、メタデータテンプレートの文書番号欄を空のままにします。Aconexがその文書タイプで次に利用可能な文書番号を自動で割り当てます。
  1. 必須項目をすべて入力します。必須項目はファイル内では太字で表示されています。
  2. 必要に応じて、テンプレートの他の項目に入力します。プロジェクトフィールドは青字で表示されます。
  3. 入力したメタデータファイルをドラッグ&ドロップしてアップロードするか、枠内の任意の場所をクリックして、コンピューターからファイルを選択します。
  4. 「インポート」をクリックします。
  5. メタデータファイルをインポートした後に、メタデータログをダウンロードをクリックします。インポートしたファイルにエラーがないか、ログファイルで確認します。エラーがなければ、「結果」欄に「Okay (正常終了)」が表示されています。
  6. 文書が正しいメタデータで更新されていることを確認します。

役立つ情報・アドバイス

この処理を使いこなせるようになったら、 1つのワークシートで全文書を一括アップロードをお試しください。

文書の最終確認

  1. さらに文書を追加する場合は、「さらに追加」をクリックしてドラッグ&ドロップパネルを開きます。
  2. アップロードしないファイルを除外する場合は、そのファイルを選択して、「削除」をクリックします。または、その文書にカーソルを合わせ、ステータスラベルの横の✖マークをクリックします。
  3. すべての必須項目に入力したら、ファイルに「登録の準備完了」のラベルが表示されます。
  4. 作業を保存して、後で再開したい場合は、「一時保存ファイルに保存」をクリックします。一時保存ファイルは、社内の他のユーザーによって削除できるという点にご注意ください。
  5. 文書をAconexに登録する準備ができたら、「登録」をクリックします。

役立つ情報・アドバイス

「登録」のオプションが表示されない場合は、新規文書をアップロードする権限が付与されていません。 組織の管理者 に連絡して権限を得てください。

  1. (オプション)文書を送付 して、他の組織と共有します。
  2. (オプション)最大50件の文書を選択して、 パッケージに追加することができます。

ステータスラベルの定義

新規 - 文書保管箱にアップロードされる新規文書

必須情報がありません - 必須情報が不足していて入力する必要がある文書

登録の準備完了 - すべての必須情報が入力され、文書保管箱にアップロードする準備が整っている文書

プレースホルダー - ファイルはなく、プレースホルダーとして登録される文書

更新 - この文書のバージョンが既に存在していて、この新しいファイルで更新される文書

次のステップ