文書のメタデータを一括更新(新しい強化版アップロード)

複数文書の(ファイルはそのままで)メタデータだけを更新する手順をご紹介します。

組織の文書保管箱内の複数文書の情報を更新する場合は、ここで紹介する手順に従ってください。

文書(メタデータを含む)を更新すると、その文書の新バージョンが作成されます。新バージョンは、その文書の最新(現行)バージョンになります。文書のすべてのバージョンは、Aconexに自動的に保存されます。必要に応じて、文書の旧バージョンにアクセスすることができます。

更新する前に、文書保管箱を更新して、最新の文書が表示されるようにしてください。文書保管箱を更新するには、画面上部のメインナビゲーションメニューから文書をクリックして、文書保管箱を選択します。そこから「検索条件をすべてクリア」をクリックして検索をクリックします。

メタデータを一括更新

  1. 上部のナビゲーションメニューから文書をクリックして、文書を追加または更新を選択します。
  2. メタデータのみ更新を選択します。
  3. テンプレートをダウンロードをクリックします。

役立つ情報・アドバイス

異なるメニューが表示される、または画面が異なる場合は、旧アップロード機能を使用している可能性があります。新しい強化版アップロードに切り替えることをお勧めします。
  1. Excelでテンプレートを開き、必要に応じて各項目に入力します。 注意:太字の必須項目には必ず入力してください。
  1. 入力したメタデータファイルを所定の場所にドラッグ&ドロップするか、枠内の任意の場所をクリックして、コンピューターから選択します。
  2. 続行をクリックします。
  1. 更新する文書のプレビューが表示されます。確認して、必要に応じて修正します。

    注意: 何も変更のない文書がテンプレートに含まれていた場合、リストから削除するようにメッセージが表示されます。「詳細表示」をクリックして、該当文書を確認します。または、必要に応じてスプレッドシートを更新し、再度実行してください
  2. 更新をクリックして、文書更新処理を実行します。

役立つ情報・アドバイス

自社の文書保管箱で文書が更新されたことを告げるメッセージが表示されます。次に、他社もアクセスできるように、更新した文書を送付することができます。

次のステップ