文書を更新

新規ファイルをアップロード

1. 文書保管箱を検索 して、更新する文書を選択します。
2. ツールをクリックして更新を選択します。

3. 単一文書を更新する場合は、文書を選択して右側のパネル内でタイトルやステータス、分類などの値を変更します。

4. この文書のファイルを更新するには、ご使用のコンピューターから新しいファイルを所定の場所にドラッグ＆ドロップします。または、枠内の任意の場所をクリックして、ご使用のコンピューターからファイルを選択します。DropboxやBoxからアップロード することもできます。
5. 複数文書を更新する場合は、文書を選択して一括編集をクリックします。例えば、先ほどアップロードしたファイルのうち、1つを除くすべてのファイルの分類に「電気系統」と入力したい場合など。 

6. 選択した文書の値を更新したら、パネル下部までスクロースして適用をクリックします。

メタデータをインポート

7. 大量の文書を扱う場合は、Excelスプレッドシートからメタデータを入力したほうがいいでしょう。その場合は、メタデータをインポートをクリックします。必要ない場合は、「文書の最終確認」の手順に進んでください。
8. 入力する必要のある文書項目を含むテンプレートをダウンロードします。各プロジェクトには、固有のテンプレートがあります。プロジェクトの文書項目が変更されるとテンプレートが変更するので、常に新しいテンプレートを使用することをお勧めします。
9. メタデータテンプレートファイルをExcelなどの計算表ソフトで開きます。
10. 必須項目をすべて入力します。ファイル内では太字で表示されています。
11. 「ファイル」フィールドが自動的に入力されています。正しいファイルに対して正しい文書番号やその他の情報が入力されていることを確認してください。
12. 必要に応じて、テンプレートの他の項目に入力してください。
13. 入力したメタデータファイルをドラッグ&ドロップしてアップロードするか、枠内の任意の場所をクリックして、コンピューターからファイルを選択します。
14. 「インポート」をクリックします。
15. メタデータファイルをインポートした後に、メタデータログをダウンロードをクリックします。インポートしたファイルにエラーがないか、ログファイルの結果欄で確認します。エラーがなければ、「結果」欄に「Okay (正常終了）」が表示されています。

文書の最終確認

16. すべての更新が完了したら文書を更新をクリックします。
17. 文書が組織の文書保管箱で更新されたことを知らせるメッセージが表示されます。
18. 他の組織がアクセスできるように、文書を送付をクリックします。

メタデータのみ更新

ファイルを変更せず、文書のメタデータだけを一括更新する場合は、この手順をご使用ください。

更新する前に、必ず文書保管箱を更新し、最新の文書を表示しておくようにしてください。文書保管箱を更新するには、文書メニューから文書保管箱を選択し、「検索条件をすべてクリア」をクリックしてから、検索をクリックします。その後で、以下の手順に従ってください。

1. 上部ナビゲーションから文書をクリックして、「文書を追加／更新」を選択します。
2. 「メタデータのみ更新」を選択します。

3. クリックしてメタデータテンプレートをダウンロードします。
4. Excelでテンプレートを開き、必要に応じて項目に入力していきます。注：太字の項目は必須項目なので、必ず入力する必要があります。

5. 入力済みのメタデータテンプレートを選択するか、所定の場所にドラッグ＆ドロップします。
6. 次へをクリックします。

7. 更新する文書のプレビューが表示されます。確認後、必要に応じて修正します。
   
   注: 何も変更のない文書がテンプレートに含まれていた場合、リストから削除するようにメッセージが表示されます。「詳細表示」をクリックして、該当文書を確認します。または、必要に応じてスプレッドシートを更新し、再度実行してください

8. 登録をクリックして文書更新処理を実行します。