一括処理ツールを使用して文書を追加／更新

ステップ 1. 空のメタデータファイルをダウンロード

1. 文書をクリックします。
2. アクション 欄の一括処理をクリックします。
3. 新規の一括処理ボタンをクリックします。

4. タイトルのフィールドに一括処理のジョブ名を入力します。これにより、後で処理を完了させる場合に簡単に見つけることができます。また、より意義のある適切な文書レポートを作成できます。
5. メタデータテンプレートボタンをクリックします。

6. メッセージが表示されたら、保存をクリックしてファイルをご使用のコンピューターに保存します。ご使用のブラウザによっては、そのままダウンロードされる場合があります。デフォルト設定のファイル名は「TemplateMetadata.xls （メタデータテンプレート.xls）」です。

注意点

• メタデータテンプレートには、現在のプロジェクトのすべての文書項目が列のヘッダーに含まれます。太字の項目は必須項目で、一括作業が機能するためには入力する必要があります。その他の項目はすべてオプションです。 
• プロジェクトによって異なり、項目はプロジェクト管理者によって変更可能なため、へッダー名や必須項目はプロジェクトごとに異なります。そのため、新規一括処理を開始するときは、常に新しいメタデータテンプレートファイルで始めてください。
• 複数選択フィールドでは、適切な値をカンマで区切って入力してください。入力した値は、システムで使用されている値と全く同じである必要があります。
• プロジェクトで文書タイプにプロジェクトフィールドが使用されている場合 、
  • 各文書タイプごとのワークシートが用意されているため、分類しやすくなっています。
  • 単一選択フィールドはドロップダウンになっているため、より早く、正確にデータを入力できます。
  • テンプレートの最初のワークシートに、手順の説明が記載されているため、指示に従って各手順を完了できます。
  • インポート処理中、ワークシートは左から右に読み込まれます。文書があるバージョンから次のバージョンへとその文書タイプを変更している場合、シートの順序を変更することで、正しいバージョン順にすることができます。ワークシートを削除すると処理に失敗することがありますので、削除しないでください。
• この処理を使いこなせるようになったら、 1つのワークシートで全文書を一括アップロードをお試しください。

ステップ 2. メタデータファイルに文書の詳細を入力

次に、スプレッドシートを開いて文書の詳細を入力します。

必要に応じて、レポートやCADシステムなどの他のシステムから情報をコピー＆ペーストして入力することもできます。

文書番号が既に存在している場合、ここで入力した詳細で更新されますのでご注意ください。

1. メタデータテンプレートファイルを開きます。  
2. すべての必須項目に入力します。必須項目は太字で表記されています。
3. ファイルフィールドに、現在のファイルを置き換える場合は、置き換えるファイル名を最後まですべて（ファイルの拡張子を含む）入力します。これは、次の手順で一時保存ファイル領域にアップロードするファイル名です。例： DRW-0012_C.pdf.
4. 必要に応じてテンプレートのその他のフィールドにもできるだけ入力します。
5. メタデータファイルに正しい文書番号が入力されているか再度確認します。
6. メタデータファイルをエクセルファイルとして保存します。

ステップ 3. 文書を一時保存ファイルエリアにアップロード

ファイルをアップロードする方法は以下の2通りあります：

• （推奨）新しいアップロード機能をご使用の場合は、 「文書」メニューから文書を追加／更新 機能を使用します。アップロードが完了したら、「一次保存エリアに保存」をクリックします。
  
  
• 従来のアップロード機能をご使用の場合は、  複数ファイルのアップロード 機能を使用します。一次保存エリアにファイルをアップロードしたら、保管箱に移動しないで、こちらの手順に戻って処理を実行します。  

アップロード処理が完了したら、ファイルが一時保存ファイルエリアで利用可能であることを告げる確認メッセージが表示されます。

Step 4. テンプレートをテストする

次に、メタデータテンプレートをテストして、エラーがないか確認します。テスト後、ログファイルを表示して、一括処理ジョブを実行する前にエラーを修正します。

1. メタデータファイルボタンをクリックして、保存したメタデータテンプレートをアップロードします。

2. ローカル・コンピュータ/ネットワークボタンをクリックします。
3. ファイルを選択をクリックします。
4. メタデータテンプレート文書を選択します。
5. 添付をクリックします。
6. 必要に応じて「ルール」ボタンをクリックして、一括処理のデフォルト設定のルールを変更できます。
   大抵の場合、デフォルト設定を変更する必要はありません。文書を更新する時だけ、「文書の更新のみ」の処理モードを選択します。

7. テストボタンをクリックします。
8. 約10秒後に、リフレッシュボタンをクリックします。
9. ログ・ファイル欄の横にファイルが表示されます。

注: ファイルが表示されない場合は、さらに10秒待ってから、ファイルが表示されるまで再度リフレッシュボタンをクリックします。この操作を数回繰り返す必要があるかもしれません。

10. ログファイルの結果欄を確認します。
11. すべての欄で「正常終了」が表示されている場合は、次の手順に進んで一括処理を実行します。
12. エラーを修正する必要がある場合は:

• Excelファイルでメタデータファイルを編集して、エラーを修正します。
• Aconexで、コピーボタンをクリックして、同じ詳細で新規ジョブを作成します。
• メタデータファイルをクリックして、更新したメタデータファイルを使用してテストの手順を繰り返します。

ステップ 5. 一括処理を実行

テストでログファイルにエラーが表示されなくなったら、一括処理ジョブを実行して文書保管箱を更新します。

1. 実行ボタンをクリックして、ジョブを開始します。

2. リフレッシュボタンをクリックします。
3. ログファイルレポートを開きます。
4. すべての文書に対して結果欄に「正常終了」が記録されているか確認します。
5. エラーがない場合は、文書保管箱で文書が更新されました。