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Schnelleres Hochladen von Dokumenten durch automatisches Ausfüllen der Dokumenteigenschaften (Metadaten) aus dem Dateinamen.
Bei den meisten Projekten folgen die Dateinamen einer strengen Namenskonvention und enthalten viele Dokumenteigenschaften. Wenn Sie einen Regelsatz mit Ihrer Dateinamenskonvention konfigurieren, kann Aconex diese Eigenschaften für Sie auslesen und ausfüllen, wenn Ihr Upload-Profil verwendet wird. Die Verwendung eines Dokumenten-Upload-Profils ist optional, spart aber Zeit.
Sie sehen diese Option nicht? Vergewissern Sie sich, dass Sie die neue Upload-Funktion verwenden. Im klassischen Dokumenten-Upload finden Sie Upload-Profile unter Dokumente > Mehrere Dateien hochladen.
Klicken Sie in der Liste der Upload-Profile auf die Schaltfläche Upload-Profil erstellen.
Hinweis: Sie können auch auf das Bleistiftsymbol neben einem bestehenden Profil klicken, um es zu öffnen und zu bearbeiten, aber in diesem Tutorial erstellen wir ein neues Profil.
5. Geben Sie die Details für Ihr Dokumenten-Upload-Profil ein.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Profilname | Dies ist der Name, der in der Dropdown-Liste auf dem vorhergehenden Bildschirm zur Profilauswahl erscheint. |
| Profilbeschreibung | Geben Sie eine Beschreibung für dieses Upload-Profil ein. |
| Freigeben für | Geben Sie Ihr Upload-Profil für das gesamte Projekt frei. Andernfalls wird es nur für Ihr eigenes Unternehmen freigegeben. Um Upload-Profile für andere Unternehmen freizugeben, müssen Sie Ihrer Anwenderrolle die Berechtigung Upload-Profile freigeben erteilen. Bitten Sie Ihren Unternehmensadministrator, Ihnen diese Berechtigung zu erteilen. |
| Voreingestellte Dokumentwerte verwenden | In den meisten Fällen sollten Sie diese Option aktiviert lassen. Es ermöglicht Ihnen, Standardwerte für das Ausfüllen der Metadaten festzulegen. |
| Dokumentwerte aus dem Dateinamen auslesen | Erlauben Sie Aconex, Dokumenteigenschaften automatisch aus dem Dateinamen auszulesen. Wählen Sie entweder den Systemregelsatz oder definieren Sie Ihren eigenen Regelsatz, um größere Flexibilität zu erhalten. |
Zip-Dateien werden in der neuen Upload-Funktion nicht automatisch entpackt. Ein Ordner, der mehrere Dateien enthält, kann jedoch im Upload-Fenster abgelegt werden.
Wählen Sie die Attribute aus, die für alle Dokumente gelten sollen, die Sie mit diesem Profil hochladen.
Vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche Speichern zu klicken, um Ihr Profil zu speichern.
Der System-Regelsatz erkennt die Dokumentnummer und die Revision aus den folgenden Dateinamenschemata:
| Dateiname | Documentnummer | Revision |
|---|---|---|
| AB152(A).dwg | AB152 | A |
| AB152.dwg | AB152 | Nummer der nächsten Revision |
| AB-152_A.dwg | AB-152 | A |
| A-001-A.dwg | A-001 | A |
| A-001.dwg | A-001 | |
| AB_MECH_152_A.dwg | AB_MECH_152 | A |
| AB-152_a.dwg | AB-152 | A |
| AB-152(a).dwg | AB-152 | A |
| AB-152[a].dwg | AB-152 | A |
Mit dem benutzerdefinierten Regelsatz können Sie Ihr eigenes Schema und den Abschnitt des Dateinamens konfigurieren, um viele Dokumentwerte automatisch auszufüllen.
Unterstützte Dokumentfelder:
• Text
• Textfeld
• Einfachauswahlliste
• Dokumentnummer
Dokumentfeldwerte (wie z. B. Gewerke) müssen bereits in Ihrem Projekt vorhanden sein, damit sie zugeordnet werden können - wenn Sie weitere Werte hinzufügen möchten, wenden Sie sich an Ihren Projektadministrator.
Trennzeichen:
Wählen Sie aus, welche Zeichen (z. B. Bindestrich oder Unterstrich) als Trennzeichen für die Identifizierung von Werten innerhalb Ihres Dateinamens verwendet werden sollen.
Teile des Dateinamens überspringen:
Überspringen Sie Teile des Dateinamens, die nicht zum Ausfüllen von Dokumentfeldern erforderlich sind. Sie könnten zum Beispiel eine laufende Nummer in Ihrem Dateinamen verwenden, die nicht Teil Ihrer Dokumentwerte ist. Wählen Sie "Überspringen" für diesen Teil des Dateinamens, um ihn zu ignorieren und mit dem Rest des Dateinamens fortzufahren.
In Dokumentnummer verwenden:
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für jeden Wert, der zur Definition der Dokumentnummer verwendet werden soll.
Dokumentwerte aus dem Dateinamen auslesen vs. Standarddokumentwerte:
Diese beiden Funktionen können in Ihrem Upload-Profil zusammenarbeiten. Die Standardwerte werden zuerst übernommen. Wenn ein benutzerdefinierter Regelsatz für einen bestimmten Wert existiert, wird dieser dann vom System überschrieben.
Als Beispiel nehmen wir den folgenden Dateinamen: LUFT-1815-1-B-Freigegeben-Lüftung 1. Stock.dwg
Dieser Dateiname enthält die Dokumentnummer, die Revision und mehrere andere wichtige Werte, die mit einem Bindestrich (-) getrennt sind.
Der Klarheit halber teilen wir den Dateinamen an jedem Bindestrich in Abschnitte auf, so dass wir die Felder sehen können, die ausgelesen und ausgefüllt werden können:
| Dateiname | Format/Dokumenfeld | |
|---|---|---|
| LUFT | In Dokumentnummer verwenden | |
| 1815 | In Dokumentnummer verwenden | |
| 1 | Stockwerk | In Dokumentnummer verwenden |
| B | Revision | |
| Freigegeben | Status | |
| Lüftung 1. Stock | Titel |
Aconex ignoriert von selbst diie Dateierweiterung (in diesem Fall .dwg).
Nun können wir unseren benutzerdefinierten Regelsatz gemäß der folgenden Abbildung erstellen:
Wir haben eine Kombination aus dem benutzerdefinierten Regelsatz und Standardwerten verwendet, so dass viele Werte automatisch ausgefülllt werden und die Zeit für die manuelle Eingabe von Werten reduziert wird. Denken Sie daran, Ihr Profil zu speichern!
Wenn wir jetzt Dateien hochladen und unser neues Upload-Profil auswählen, werden die Dateien in den temporären Dateien abgelegt, wobei die Metadaten wie erwartet ausgefüllt sind. Wir laden mehrere Dateien hoch, um die Leistungsfähigkeit dieser Funktion zu demonstrieren.
Jetzt, da Sie Ihr Dokumenten-Upload-Profil erstellt und gespeichert haben, können Sie es beim Hochladen von Dokumenten verwenden.
Sie können viele verschiedene Kombinationen von Regelsätzen erstellen, um vielen Dateinamenschemata gerecht zu werden.
Wenn Sie ein Projektadministrator sind (aus dem Unternehmen, dem das Aconex-Projekt gehört), können Sie ein Standard-Upload-Profil für Ihr Projekt festlegen. Dies hilft allen Anwendern, beim Hochladen von Dokumenten die richtigen Metadaten zuzuweisen. Es handelt sich um eine projektweite Einstellung, die für alle Anwender in allen Unternehmen gilt. Wir empfehlen Ihnen, Ihrem Projektteam alle Änderungen mitzuteilen.
Wenn Anwender in Ihrem Projekt nun Dokumente hinzufügen, wird das Standardprofil ausgewählt, sie können jedoch bei jedem Upload ein anderes Profil wählen.
