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Doppelte Versionen desselben Dokuments

Haben Sie versehentlich ein neues Dokument hochgeladen, während Sie die nächste Version dieses Dokuments herausgeben wollten?

Oder haben Sie eine Anzahl verschiedener Versionen desselben Dokuments, die unter verschiedenen Namen in Aconex hochgeladen wurden? Hier erfahren Sie, wie Sie das beheben können.

In dem obenstehenden Screenshot wurden die Revisionen D und E des Deckblatts & der Legende als neue Dokumente hochgeladen. In Aconex ist es am besten, Revisionen zu versionieren, sobald ein Dokument hochgeladen wird, da dadurch die Versionskontrolle erhalten bleibt.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Dokumentenverzeichnis bereinigen, wenn sich dort mehrere Versionen desselben Dokuments befinden.

Hinweis

Erfahren Sie mehr über die Versionskontrolle in Aconex.

Aktualisieren Sie zunächst alle älteren Versionen des Dokuments

  1. Klicken Sie auf den Titel der ältesten Version des Dokuments, die Sie hochgeladen haben. 
  2. Klicken Sie auf Dokument versionieren.

(Alternativ können Sie das Ellipsen-Menü für das Dokument öffnen und auf Versionieren klicken).

  1. Ändern Sie die Felder Status, Revision und Revisionsdatum so, dass sie mit der neuesten Version des Dokuments übereinstimmen, oder fügen Sie einen Kommentar hinzu, wie z.B. "Bereinigung des Dokumentenverzeichnisses" oder "Duplikat".  
  2. Klicken Sie auf Durchsuchen und laden Sie die neueste Version Ihres Dokuments hoch.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument versionieren.

Wiederholen Sie diese Schritte für jede Version des Dokuments in Aconex, die nicht die neueste Version ist.

Kennzeichnen Sie die älteren Versionen Ihres Dokuments als "nicht mehr verwendet"

  1. Wählen Sie nun die Duplikate, die Sie ausblenden möchten, im Dokumentenverzeichnis.
  2. Klicken Sie auf Werkzeuge.
  1. Wählen Sie die Option Als nicht mehr verwendet kennzeichnen. Wenn Sie diese Option nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Unternehmensadministrator, um die Berechtigung zu erhalten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als nicht mehr verwendet kennzeichnen auf der rechten Bildschirmseite. Sie werden aufgefordert, einen Transmittal an die Anwender zu senden, die Kopien der Dokumente erhalten haben, die Sie gerade als nicht mehr verwendet gekennzeichnet haben. 
  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Dokument.
  2. Im Betreff oder im Text des automatischen Update-Transmittals teilen Sie den Empfängern mit, dass Sie das Dokumentenverzeichnis bereinigen und dass diese Revisionen neu herausgegeben werden. 
  3. Klicken Sie auf Senden.

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