Definitionen der Prozessmetriken

Aktion: Ob Ihr Unternehmen eine Antwort erwartet oder auf eine bestimmte Mail antworten muss. Gilt nur, wenn der Erledigungsstatus überfällig oder ausstehend ist, andernfalls wird "N/A" angezeigt.

• Zu beantworten: Von Ihrem Unternehmen wird eine Antwort erwartet.
• Erwartet Antwort: Ihr Unternehmen wartet auf eine Antwort von einem anderen Unternehmen.

Ball in Court (verantwortliches Unternehmen): Führt die Unternehmen auf, von denen als Nächstes eine Antwort oder eine Bearbeitung des Prozesses erwartet wird.

• Wenn der Prozess abgeschlossen/beendet ist: N/A wird angezeigt, da der Prozess nun abgeschlossen ist.
• Wenn der Prozess überfällig oder ausstehend ist: die "An"-Empfänger der letzten Mail, die beantwortet werden muss, werden angezeigt. 
• Wenn der Prozess beantwortet wurde: der Absender der letzten Mail, die eine Antwort erfordert, wird angezeigt. Dies liegt daran, dass das sendende Unternehmen eine Antwort erhalten hat und erwartet wird, dass dieses den Prozess abschließt oder darauf antwortet.

Status des Abschlusses: Zeigt den Status des Prozesses aus der Sicht Ihres Unternehmens an. In der Regel ist dies der Status der letzten Mail, die eine Antwort erfordert und für die Ihr Unternehmen entweder der Absender oder der Empfänger ist.

Anzahl der Aktivitäten: Gesamtzahl der gesendeten Mails (nach Typ) im Prozess. Es werden nur Mails gezählt, die im Prozess definiert sind (von Anfang bis Ende).

Ursprüngliche Mail: die erste Mail des Prozesses, die Ihr Unternehmen sehen kann.

Beteiligt als: Beschreibt, in welcher Weise Ihr Unternehmen an dem Prozess beteiligt ist.

• Initiator: Der Prozess wurde von Ihrem Unternehmen durch Senden der ursprünglichen Mail gestartet. 
• Beteiligter: Der Prozess enthält Mails, auf die Ihr Unternehmen antworten muss.

Letzte Aktivität: der Mailtyp der letzten Mail im Thread.

Letzte Mail: die letzte Mail des Prozesses, die Ihr Unternehmen sehen kann.

Mailstatus: Status der letzten Mail im Thread.

Überfällig: Anzahl der Tage, die die letzte Mail, die eine Antwort erfordert, überfällig ist.

Prozessverzögerung: Dies gilt nur für einen abgeschlossenen oder beendeten Prozess. Dies ist die Differenz zwischen der tatsächlichen Dauer und der geschätzten Dauer.

Prozessdauer: Anzahl der Tage zwischen dem Datum, an dem die erste Mail gesendet wurde und dem Datum, an dem der Prozess abgeschlossen wurde.

Geschätzte Prozessdauer: Konfigurierbar als fester Wert oder als berechnete Summe der erforderlichen Antwortzeiten im Prozess.

Sehen wir uns ein Beispiel eines Mail-Threads zwischen einem Bauunternehmen, einem Architekten und einem Berater an:

• Der Bauunternehmer startet einen Prozess, indem er eine Mail an den Architekten sendet, die eine Antwort innerhalb von 5 Tagen erfordert.
• Der Architekt sendet innerhalb von 3 Tagen eine Antwort.
• Der Bauunternehmer sendet eine weitere Mail an den Berater mit der Bitte um eine Antwort innerhalb von 5 Tagen.
• Der Berater schickt eine Mail an den Architekten, die innerhalb von 3 Tagen beantwortet werden muss.
• Die geschätzte Prozessdauer beträgt 5+3+5+3 = 16 Tage.
• Bei der Konfiguration des Prozesses kann der Bauunternehmer die geschätzte  Dauer des Prozesses auf einen festen Wert, z. B. 10 Tage, festlegen.

Prozessstatus: der Gesamtstatus des Prozesses. Dieser wird aus dem Status der Mails ermittelt, für die eine Antwort erforderlich ist. Dies ist in der Regel der Status der letzten Mail im Prozess.

In der Reihenfolge ihrer Priorität:

• Überfällig: die letzte Mail, die eine Antwort erfordert, hat das Fälligkeitsdatum überschritten. (höchste Priorität)
• Ausstehend: die letzte Mail, die eine Antwort erfordert, liegt innerhalb der Fälligkeitsfrist.
• Beantwortet: die letzte Mail, die eine Antwort erfordert, wurde beantwortet, aber der Prozess ist noch nicht abgeschlossen.
• Abgeschlossen: der Prozess ist abgeschlossen und beendet. (niedrigste Priorität)

Wenn der Prozess mehr als eine Mail enthält, die eine Antwort erfordert, wird der Status mit der höchsten Priorität aller Mails angezeigt.

Prozesstyp: Wählen Sie aus einer vordefinierten Liste von Prozesstypen aus oder erstellen Sie mehrere Prozesse desselben Prozesstyps.