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Eingehende Mails registrieren, die außerhalb von Aconex gesendet wurden

Registrieren Sie eingehende Mails oder Antworten auf Projektmails, wie z. B. E-Mails, Briefe oder Faxe, die nicht über Aconex-Projektmails empfangen wurden.

Die Registrierung dieser Mails stellt sicher, dass Sie eine vollständige und genaue Aufzeichnung der gesamten Korrespondenz zu einem Projekt haben. Sie können papierbasierte Korrespondenz einscannen und die eingescannten  Dateien an registrierte Mails anhängen.

Sie können sowohl eingehende Mails als auch Antworten auf Mails registrieren. 

Hinweis

  • Im Gegensatz zu gesendeten Projektmails tragen registrierte Projektmails ein Wasserzeichen mit dem Datum und dem Namen der Person, die sie registriert hat.
  • Das Datum, an dem die Mail registriert wurde, wird zum Sendedatum.

Eingehende Mails registrieren

  1. Wählen Sie Ihr Projekt in der Projektauswahl oben auf der Seite aus. 
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche Mail und unter Aktionen auf Eingehende Mail registrieren. 
  1. Füllen Sie alle Felder wie erforderlich aus. Mindestens ein Anwender aus Ihrem Unternehmen muss entweder im Feld An, CC oder Von erscheinen.​​​​​
  2. Geben Sie im Feld Von den Absender der ursprünglichen Korrespondenz ein. Wenn die Person, von der Sie die Korrepondenz erhalten haben, keine Aconex-Anmeldedaten hat, müssen Sie sie als Gastanwender einrichten. 
  3. Hängen Sie die E-Mail oder gescannte Korrespondenz an Ihre Aconex-Mail an. Wenn Sie die Korrespondenz als E-Mail erhalten haben, können Sie den Inhalt auch kopieren und in die Aconex-Mail einfügen. 
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Registrieren. 

Daraufhin sehen Sie die registrierte Mail zusammen mit ihrem Wasserzeichen. 

Eine Antwort auf eine Projektmail registrieren

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche Mail und dann unter Suchen auf Gesendet.
  1. Füllen Sie eines oder mehrere Suchkriterienfelder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. 
  1. Klicken Sie auf die Betreffzeile der Mail, auf die Sie antworten möchten.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen und wählen Sie die Option Antwort registrieren.

  1. Füllen Sie alle anderen Felder wie erforderlich aus. 
  2. Hängen Sie die E-Mail oder eine gescannte Kopie der Korrespondenz an die Antwort an. Wenn Sie die Korrespondenz als E-Mail erhalten haben, können Sie auch den Inhalt kopieren und in die Aconex-Mail einfügen. 
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Registrieren. Daraufhin wird die registrierte Mail zusammen mit ihrem Wasserzeichen angezeigt. 

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